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経費の主な勘定科目16選｜正しく仕訳をするための注意点や間違えないポイントも解説
経費を適切に処理するためには、勘定科目を理解して正しく仕訳する必要があります。一方で、勘定科目は種類も多く、どれを適用すべきか迷ってしまうことも多いのではないでしょうか。この記事では、経費の主な勘定科目、勘定科目を判断するポイント、勘定科目を選ぶ際の注意点などを解説します。請求書処理を効率化するための方法もまとめているため、ぜひ参考にしてください。
経費の主な勘定科目16選｜正しく仕訳をするための注意点や間違えないポイントも解説
経費の勘定科目とは？
会社で発生するコスト全般を「経費」といいます。経費の勘定科目とは、発生したコストの内容を具体的に表現するものです。取引を帳簿に記載する際は、勘定科目を使って経費を仕訳していきます。
勘定科目に従って経費を仕訳する理由
勘定科目に従って経費を仕訳することで、取引の内容を正確に記録できるため、経営判断の指標として役立ちます。また、株主をはじめとする利害関係者に公開する決算書でも、勘定科目を使えば財務状況を適切に発信できます。税金の計算にも勘定科目による仕訳は必須です。勘定項目は、経営判断、財務状況の発信、税金の計算など、さまざまなシーンで重要な役割を果たします。
経費の主な勘定科目16選
勘定科目は法律などで明確に定義されておらず、会計ソフトによっても異なります。細かく分類すると200以上の勘定科目があるといわれていますが、よく使う科目は限定的です。ここでは、経費の主な勘定科目について具体例を挙げながら解説します。
1.租税公課
租税公課とは、税金や各公共団体に納める公的な目的で支払った経費を指します。租税の代表例としては、印紙税・自動車税・固定資産税、公課の代表例としては町内会の会費・印鑑証明書・住民票の発行手数料が挙げられるでしょう。
2.地代家賃
オフィスが入っている建物や駐車場などの賃料は、地代家賃として仕訳します。家賃だけでなく、オフィスの共益費や管理費、20万円未満の礼金や更新料も地代家賃として計上することが可能です。自宅兼事務所の場合は、事業用と私用の割合を算出したうえで、事業用分だけを経費とします。
3.給与賃金
給与賃金は従業員へ支払った報酬です。労働の対価である給与のほかに、各種手当も給与賃金に含まれます。具体例としては、基本給・ボーナス・退職金・役職手当・住宅手当などが挙げられるでしょう。
4.水道光熱費
水道、ガス、電気代などを計上する勘定科目です。企業によっては、水道料金・ガス料金などに分けて仕訳するところもあります。細かく分類することで、コストがかかっている項目を把握しやすくなりますが、増やしすぎると管理の負担が大きくなります。
5.通信費
事業に使った通信に関する経費は、通信費として仕訳します。電話料金やインターネット利用料金などのほか、切手代も通信費の項目です。個人の携帯電話を経費として計上したい場合は、事業用と私用で按分する必要があります。
6.福利厚生費
福利厚生には、法律で定められている「法定福利費」と会社が独自に設定している「法定外福利厚生」の2つがあります。一般的に、経費精算における福利厚生費を指すのは後者の「法定外福利厚生」です。
具体例としては、健康診断費用やレクリエーション費用などがあります。福利厚生費として計上するためには、すべての従業員が利用できる制度であり、支給額も常識の範囲内に設定することが重要です。
7.接待交際費
取引先との関係を築くために使用された経費です。接待交際費の代表例としては、飲食代・取引先関係者の慶弔費・贈答品などが挙げられます。
8.交通費
通勤や得意先訪問にかかった経費は、交通費として計上します。電車・バス・タクシーを使った場合に交通費に仕訳することが多いですが、会社によってルールに違いが出やすい勘定科目です。
9.旅費交通費
遠方への出張に関して使われる経費は、旅費交通費として仕訳します。飛行機代・高速料金・ホテルの宿泊費などが旅費交通費に含まれます。
10.広告宣伝費
商品やサービスなどの宣伝目的で使われた経費を指します。例えば、求人サイトの掲載費用・インターネット広告・テレビCMなどが広告宣伝費の項目です。試供品の費用やイベント出店料も広告宣伝費として計上できます。
11.消耗品費
取得価格が10万円未満、もしくは耐用年数が1年未満の物品の購入に使われた経費は、消耗品費となります。コピー紙・文房具・名刺といった消費サイクルが短いオフィス用品は、消耗品費に含まれます。
12.雑費
少額の経費で、新しく勘定科目を作るまでもないものが該当します。ごみの処理費用・クリーニング代・少額の手数料などは、雑費として処理できます。雑費が増えすぎると、財務状況が正確に把握しづらくなるため、定期的に計上するものは勘定科目を新設するなど、運用の見直しが必要です。
13.荷造運賃
商品を出荷するときにかかる経費は、荷造運賃として仕訳します。商品の梱包費や運搬費は荷造運賃となりますが、請求書やカタログなどの書類については通信費として処理しましょう。
14.修繕費
固定資産のメンテナンスや修繕などに使用される経費です。固定資産には、オフィス・社用車・専門機材などがあり、これらのメンテナンスコストが発生した場合は、修繕費として計上します。
15.新聞図書費
事業に関する情報が得られる媒体を購入したときの経費は、新聞図書費となります。新聞図書という名前がついていますが、対象は紙媒体に限りません。情報収集を目的にしているのであれば、データベースの利用料も新聞図書費に含まれます。
16.減価償却費
減価償却費とは、償却資産を購入した費用を耐用年数に応じて計上する経費です。償却資産としては、パソコンやオフィス家具などが挙げられます。耐用年数は資産によって異なるため、国税庁が公開している耐用年数表などで確認が必要です。
迷われがちな経費の勘定科目を判断するポイント
勘定科目には似ているものも多いため、どのように処理すべきか迷ってしまうことがあります。ここでは、迷われがちな経費の勘定科目を判断するポイントを解説します。
福利厚生費と似ている勘定科目
福利厚生費と似ている勘定項目として、接待交際費と会議費があります。どれも飲食代が関わってくるため混合しやすいですが、下記を参考に振り分けましょう。
・福利厚生費：従業員全員が対象で、現物支給ではないとき
・接待交際費：接待にかかわる費用で、1人あたりの金額が5,000円以上のとき
・会議費：会議のための経費で、1人あたりの金額が5,000円以下のとき
福利厚生費・接待交際費・会議費は、支出の目的や金額によって区別できます。
交通費と似ている勘定科目
交通費と似ている勘定科目として旅費交通費があります。どちらも移動の費用を計上するときに使いますが、下記の違いがあります。
・交通費：通常の勤務地に出社したり、勤務地の近辺で移動したりするとき
・旅費交通費：遠方に出張するとき
移動の経費は「交通費」の勘定科目は使わず、「旅費交通費」だけで処理している企業も少なくありません。企業によっては旅費規定を定めており、ホテルの宿泊費・日当・食事代も旅費交通費に含むケースがあります。
経費の勘定科目を選ぶ際の注意点
基本的に経費の勘定科目は、会計ソフトに登録されている一覧から適切なものを選びます。取引の内容を正確に記録するためには、次の2点に注意しましょう。
勘定科目は分かりやすい名前を設定する
会計ソフトに適切な勘定科目が見つからない場合、雑費にできなければ新たに勘定科目を設定することができます。新しく勘定科目を追加する場合は、誰が見ても分かる名前にして、専門用語や業界用語は避けましょう。また、勘定科目が増えすぎると会計処理が複雑化する恐れがあるため、社内で必要性を検討したうえで判断することが大切です。
勘定科目のルールを企業内で統一する
勘定科目のルールを企業内で統一していないと、作業する人によって仕訳が異なってしまうリスクがあります。経費を適切に管理するためには、社内ルールを定めて、周知を徹底しなければなりません。ルールが決まっていない会社は、「過去の仕訳を参考にマニュアルを作成する」「仕訳を自動化できるデジタルツールを導入する」など、対策を講じる必要があります。
請求書処理を効率化するバクラク請求書
勘定科目は似ているものも多いため、経理業務が複雑になりがちです。経理業務の効率化を検討しているなら、自動仕訳ができるツールの導入がおすすめです。ここでは、幅広い業界で導入実績のあるバクラク請求書について紹介します。
仕訳作業を自動化する
バクラク請求書は、AIを活用して仕訳作業の自動化を実現するツールです。過去の仕訳データを学習し、自動でデータの入力を補完できるため経理の負担を大幅に削減できます。仕訳入力の工数を減らしつつ、管理を一元化することで人的ミスや不正の防止にもつながります。
バクラク申請や会計ソフトと連携できる
すでに使っている会計ソフトがある場合は、バクラク請求書と連携することで、さらに高い効果が見込めます。下記は、バクラク請求書と連携できるツールの一例です。
・バクラク申請
・freee会計
・マネーフォワード クラウド会計
稟議・ワークフローを効率化するバクラク申請と連携することで、承認フローがスムーズになり、管理者の負担も軽減できます。
インボイス制度・電帳法に対応できる
企業の信頼性に大きく関わる経費の管理・報告は、法律を遵守して行わなければなりません。一方で、法改正があるたびに運用ルールの見直しが発生するのは、企業にとっても負担です。そのため、バクラク請求書のように、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しているツールを活用することで、経理業務の効率化が期待できます。
まとめ
会社の財務状況を正確に把握するためには、社内でルールを統一して、適切な勘定科目で計上することが大切です。基本的に、勘定科目は会計ソフトに登録されているものから選択しますが、似ている科目も多く、迷ってしまうケースは少なくありません。
「仕訳のミスを減らしたい」「経理の負担を軽くしたい」といったときは、仕訳学習機能が備わったツールの活用を検討してみましょう。バクラク経費精算は、仕訳学習機能をはじめ領収書自動読み取りや二重申請自動検知といった、さまざま機能で経理業務をサポートいたします。まずは、無料体験をお気軽にお試しください。
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