仮払いの精算方法を解説!手間がかかりやすい仮払金の会計処理を効率化する方法とは?

経費の精算方法として、「仮払い」があります。経費が高額になる場合に利用されるケースが多く、従業員が大きな金額を立て替えずに済むのがポイントです。しかし、仮払いは処理の手間がかかりやすく、的確に処理しなければ、経理担当者の大きな負担になってしまいます。

この記事では、仮払い精算についての概要や申請・精算手順、会計処理を効率化する方法などを解説します。会計処理の負担軽減にお役立てください。

仮払いの精算方法を解説!手間がかかりやすい仮払金の会計処理を効率化する方法とは?

仮払いの清算とは?

まずは、仮払いという経費精算方法について、どのような方法なのかを詳しく解説します。

経費精算には実費精算と仮払精算がある

経費の精算には、「実費精算」と「仮払精算」の2種類があります。実費精算は立替経費とも呼ばれ、従業員に立て替えてもらったうえで、後で精算する方法です。一方、仮払いとも呼ばれる仮払精算では、あらかじめ掛かる経費を計算してある程度の金額を支給し、後に精算するため、従業員が一時的に費用を負担する必要はありません。

仮払いは、出張などの高額の立替が必要となる場合に利用されます。概算が甘い場合、費用が足りずに従業員の持ち出しが発生るケースもあるので、注意が必要です。また、正確に精算するためにも、使用用途がわかる領収書やレシートの保管・提出が必要となります。

仮払いの勘定科目は「仮払金」

仮払いを経費計上する際の勘定科目は「仮払金」となり、貸借対照表において「資産」に分類されます。仮払精算で従業員に金銭を渡した段階では、支出が確定していません。そのため、会計においては一時的に仮払金として処理します。その後、用途や金額が確定した段階で、相殺処理して精算する流れが一般的です。

また、仮払精算における相殺処理は、決算までに済ませておく必要があります。正しく処理しておかないと、決算でのトラブルや会計担当の負担が大きくなる可能性があるため、仮払精算の相殺処理は早めに済ませておきましょう。

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仮払金と似た勘定科目

仮払金と似ている勘定科目がいくつかあります。勘定科目を間違えてしまうと、その後の会計処理に支障をきたす恐れがあるため、それぞれの勘定科目をしっかり確認しておきましょう。

立替金

仮払金に似た勘定科目に、「立替金」があります。必要となる経費をあらかじめ概算して支給する仮払金に対し、立替金は、本来は従業員や取引先が払うべき使用目的が明確な金額について、一時的に会社側が立て替えたものです。

立替金は金銭債権の1つで、最終的に回収し、戻ってくることが前提です。立替金の例として、従業員の給与の前貸しや取引先の配送料の立て替えなどがあります。

預り金

最終的に本人への返還や第三者へ支払うために、従業員や取引先から一時的に預かるお金は「預り金」として処理します。預り金も仮払金と似ていますが、預り金は本人が支払うお金です。仮払金は会社側が負担するお金なので、間違わないように注意しましょう。

預り金の例には、源泉所得税や住民税、各種保険料、財形貯蓄、社員旅行積立金、入札保証金などがあります。

前払金

商品やサービスを取引する際に、手付金や内金など、先に支払う場合に使用する勘定科目が「前払金」です。費用を先払いする点が仮払金を似ているものの、使用用途が明確であるかどうかが異なります。

支給する段階では、まだ金額も用途も確定していない仮払金に対して、支払う段階ですでに使用用途と金額が確定しているのが前払金です。前払金として取り扱うものには、マンションの年間契約金や航空券の事前購入費、予約商品の手付金や内金などがあります。

仮払いのメリット

仮払いは、高額になる経費を従業員に負担させなくて済むのがメリットです。ビジネスシーンでは、出張や会食など大きな金額が必要となるケースが多くあります。その際に、数万円から数十万円となる高額な経費を従業員が立て替えるのは困難です。

金銭的な負担がないように配慮するためにも、仮払金の活用は有効といえます。ただし、使用用途の決まっていない状態であるとはいえ、仮払金の精算には、金額や用途が明確にわかる領収書やレシートが必要です。もちろん、私用目的で使うことはできません。

仮払いのデメリット

仮払いのデメリットは、現金の受け渡しに手間がかかる点です。仮払いが必要な場合、小口現金から現金を支払う必要があります。その際に、従業員は経理に出向く必要があり、経営担当者は出納業務が発生する流れが一般的です。

また、小口現金の残高チェックや、相殺処理時の領収書の提出・確認といった作業も生じるため、従業員と経理担当者ともに手間がかかります。立て替えた金額を該当の従業員に振込むだけで済む実費精算に比べると、手続きが煩雑です。

仮払金の申請手順

ここからは、仮払金が必要となる場合の一般的な申請手順について解説します。

仮払金申請書の作成・提出

多くの企業では、仮払いが必要な場合、従業員が仮払金申請書を作成して会社に提出します。仮払金申請書では、該当する従業員自ら概算費用を計算して記入が必要です。

出張の場合は、旅程から異動にかかる費用や宿泊代、食事代などを算出します。会食の場合、利用するお店や参加人数から費用を算出し、妥当な金額を申請書に記入してもらいましょう。仮払金申請書の作成は、費用の抜けや漏れの防止が目的です。

仮払金申請書の項目

仮払い申請書の様式は企業によって違いがあるものの、一般的に以下項目の記載が必要です。

・仮払いを受ける従業員の氏名
・仮払日
・申請日
・仮払金額
・経費の使用目的

仮払金申請書の承認

仮払い申請書は、該当の従業員が仮払承認者となる上司などに提出し、内容を確認してもらいます。上司は、仮払金額や目的が妥当であるかを判断し、承認または差し戻しの手続きに入るのが通常の流れです。仮払金申請書が承認された場合、経理部門や担当者へ払い出しを依頼します。

仮払金の払い出し

仮払承認者から承認を得た仮払金申請書は、内容を経理部門や担当者で再度確認します。精査のうえ内容が承認されれば、仮払金の受け取りが可能です。仮払金の受け渡しは、現金手渡しまたは口座振込となります。支給後、従業員から受け取りのサインまたは受領印をもらい、支給した金銭は「仮払金」として仕訳帳に計上します。

仮払金の精算手順

ここからは、仮払金の支給を受けてから、使用用途と金額が確定した後の精算方法について解説します。処理が滞らないように、その都度、精算処理するようにしましょう。

仮払金精算書の作成・提出

まずは、仮払金の支給を受けた従業員が仮払金精算書を作成します。仮払金精算書には、仮払金の使用用途がわかるように、日付、用途、金額を詳しく記載するほか、領収書やレシートなどの支払い確認書類の添付が必要です。不足金があった場合も同様です。

仮払金精算書が承認されると相殺処理が行われます。経費を支払った後に残金がある場合は従業員から返済を受け、立て替えが発生している場合は従業員に不足分を支給します。

仮払金の相殺処理

仮払金の相殺処理では、承認された仮払金清算書の内容を基に、帳簿上の仮払金を実際に使われた勘定科目で相殺します。仮払金の仕訳は以下を参考にしてください。

【仮払金を従業員に支給する際の仕訳例(仮払金10万円の場合)】
・借方
仮払金:100,000円
・貸方
現金:100,000円

【仮払金を相殺処理する際の仕訳例(仮払金10万円の場合)】
・借方
旅費交通費:60,000円
交際費:20,000円
現金:20,000円
・貸方
仮払金:100,000円

【仮払金で不足が発生した際の仕訳例(仮払金10万円・不足金2万円の場合)】
・借方
旅費交通費:100,000円
交際費:20,000円
・貸方
仮払金:100,000円
現金:20,000円

仮払金の金額や詳細が判明した時点で、上記のように相殺処理しておくと処理漏れが防げます。

仮払いの精算を効率化するには?

仮払いは、どうしても精算処理が煩雑になってしまいます。できるだけ効率的に経費精算したい場合は、以下の2つの方法がおすすめです。

仮払いではなく実費精算にする

仮払金の精算は、支給から相殺処理まで手順が多く手間がかかります。実費精算にすれば事前に現金のやりとりが必要なく、精算の効率化が可能です。ただし、高額な経費の場合は立て替える従業員の負担が大きくなるため、どうしても仮払いで処理をするしかないケースもあります。

会計ソフトと連動できる経費精算システムを導入する

会計ソフトと連動可能な経費精算システムを導入すれば、人為的なミスを防止し、仮払い精算の負担も軽減できます。仮払い精算は、仮払金の支払いや過不足分も精算など、精算の度に会計処理が必要です。処理の回数も多いため、計算ミスや会計処理の漏れも起こりやすくなります。しかし、経費精算システムと会計ソフトを連携させれば、そうしたミスや負担を防止することが可能です。

まとめ

仮払いは、従業員に負担をかけないために活用できる経費精算の仕組みです。ただし仮払いには、申請・精算の処理に手間がかかりやすいデメリットもあります。出張や会食などがある企業では、高額の経費が発生するケースは避けられないため、できるだけ効率的に処理できるように、経費精算システムの導入がおすすめです。

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