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勘定科目「立替金」とは？仕訳例と出納帳などの帳簿の経理処理を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-12-09
立替金とは、相手が負担すべき金銭を一時的に立て替えた場合の仕訳に使用する勘定科目です。立替金の仕訳について詳しい方法を知りたい人もいるでしょう。この記事では、立替金の意味を確認したうえで、立替金と似た勘定科目との違いや仕訳例などを解説します。立替金の仕訳のポイントも解説するため、ぜひ参考にしてください。
勘定科目「立替金」とは？仕訳例と出納帳などの帳簿の経理処理を解説
「立替金」とは？勘定科目に仕訳される費用一覧
「立替金」とは、どのような費用なのでしょうか。ここでは、状況別に立替金に該当する費用について解説します。
従業員への立替のケース
従業員に対して会社が立替をするケースもよくあります。費用の具体的な例をあげると以下のとおりです。
- 給与の前貸し
- 社会保険料
- 旅費・出張費
- 親睦会の会費
- 出先における支出 など
会社が従業員の社会保険料を立て替えるパターンとしては、休職により賃金が発生しない期間が生じた場合が該当します。また、親睦会の会費を会社が立て替えるケースとは、すべての従業員の費用を会社が事前にまとめて支払う場合などです。
取引先へ立替をする場合の費用
取引先に対して立替をする場合、費用の具体的な例は以下のとおりです。
- 配送料
- 各種手数料
- 材料費 など
本来、配送料や各種手数料などを取引先が負担する取り決めになっていても、支払の手続きは自社が対応しほうがスムーズなときもあります。その場合、一度自社で負担し、後から取引先へ請求を行います。取引先に相談したうえで対応を検討しましょう。
立替金とは？
立替金とは、本来は従業員や取引先などが負担する必要のある費用を、会社が一時的に立て替えて支払った場合の勘定科目です。一旦は会社が費用を負担しますが、後から従業員や取引先などに返済してもらう必要があります。すでに触れたとおり、立替金に該当する費用は多岐にわたります。
立替金の仕訳例
立替金が発生した場合、どのように仕訳をすればよいのでしょうか。ケース別に解説します。
なお、立替金の回収が長期間できない場合、立替金から貸付金への変更が必要になる可能性があります。
立替払いをしたケース
立替払いをしたら、立替払いの発生について仕訳が必要です。立替金の勘定科目を使用し、仕訳を行います。なお、立替金は、帳簿において会社の資産として扱われます。会社が立替払いをしたときの仕訳例は、以下のとおりです。【例1】取引先が負担すべき配送料550円を立て替えた
| 借方 | 貸方 | ||
| 立替金 | 550円 | 現金 | 550円 |
【例2】役員の旅費として50,000円を立て替えた
| 借方 | 貸方 | ||
| 立替金 | 50,000円 | 現金 | 50,000円 |
立替金を回収したケース
立替払いを行ったら、後から回収が必要です。立替金の回収後は、その事実についても帳簿上で仕訳を行う必要があります。会社が立替金を回収したときの仕訳例は、以下のとおりです。【例1】取引先の代わりに立て替えた配送料550円を回収した
| 借方 | 貸方 | ||
| 現金 | 550円 | 立替金 | 550円 |
【例2】役員の代わりに立て替えた旅費50,000円を回収した
| 借方 | 貸方 | ||
| 現金 | 50,000円 | 立替金 | 50,000円 |
立替金と似た勘定科目との違い
立替金と似た勘定科目として、貸付金、預り金、仮払金などがあります。ここでは、それぞれの違いについて解説します。
貸付金
貸付金は、従業員や取引先に対して貸した金銭の仕訳に使用する勘定科目です。貸付金は、貸し付ける際に返済期日を設定します。また、貸付金の用途は従業員や取引先の自由です。
一方、立替金は、立て替える際に返済期日を設定しません。そして、立替金は一定の目的のために会社が一時的に負担するものであり、用途も明確です。
預り金
預り金は、従業員や取引先から事前に金銭を預かって費用を支払う際の仕訳に使用する勘定科目です。たとえば、各従業員の社会保険料は預り金に該当します。従業員の給与から社会保険料を天引きして預かったうえで、納付先へ支払うためです。
預かり金は、支払の前に従業員や取引先から金銭を預かります。それに対して立替金は、会社が支払った後に従業員や取引先から金銭を回収します。
仮払金
仮払金は、概算に基づいた費用を支払う場合の仕訳に使用する勘定科目です。仮払金は、金銭を事前に従業員や取引先へ渡します。たとえば、従業員が出張に行く際に必要となる出張費を概算し、事前に金銭を渡すケースが該当します。
それに対して立替金が発生するタイミングは、実際に費用が発生し必要な金額が明確になったときです。会社が一時的に負担し、後から従業員や取引先に対して請求を行います。
立替金を仕訳する際のポイント
立替金が発生した場合、なるべく早く処理しましょう。仕訳のタイミングが遅くなると、正確に記録を残せなくなる恐れがあるからです。たとえば、領収書を紛失し、仕訳そのものが困難になるリスクもあります。
また、立替金の仕訳が遅延すると、税務署から貸付金とみなされる可能性もあります。貸付金として計上するなら、受取利息についても仕訳が必要です。貸付金の受取利息を仕訳しなければ申告漏れに該当し、ペナルティの対象になるかもしれません。
立替金の仕訳が遅延するとさまざまな問題につながるため、立替金が発生したらすぐに処理することが大切です。
立替金を回収する際は「立替金請求書」の作成が必要
立替金を回収する場合、「立替金請求書」を作成する必要があります。ここでは、立替金請求書の概要や作成方法などについて解説します。
立替金請求書とは？
立替金請求書とは、立て替えをした取引先へ発行する書類です。立替払いした金銭を回収するために発行します。立替金請求書を発行すれば正式に立替金を請求でき、取引先へ支払を促すことが可能です。
立替金請求書と似た書類として、立替経費精算書があります。立替経費精算書は、従業員が会社の経費を立て替えて支払った場合に作成すべき書類です。従業員から会社に対して提出する必要があります。
立替金請求書の作成方法
発行して立替金を請求するには、立替金請求書に以下の項目を記載する必要があります。
- 自社の情報
- 取引先の情報
- 支払の内容
- 発行日
- 請求金額
- 振込先情報
- 支払期日
立替金請求書では、自社が立て替えた内容や金額について具体的に示す必要があります。また、振込先情報や支払期日を示し、立替金請求書を受け取った取引先が確実に立替金を支払えるようにしましょう。
立替金請求書を作成する際の注意点
立替金請求書を作成するときは、ミスに十分注意しましょう。内容に誤りがあると、確認や修正に余計な手間と時間がかかります。特に、請求金額について誤りが生じないように気を付ける必要があります。また、立替金請求書を郵送するなら、送付状も忘れずに添付してください。
なお、立替金請求書は、立替金の金額が明確になったら速やかに作成しましょう。立替金の仕訳が遅くなるとトラブルに発展する可能性もあるため、立替金請求書の作成も後回しにせず対応すべきです。
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さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度などにも対応しています。それぞれの要件を満たしてスムーズな処理を実現可能です。手間だけでなくコスト削減にもつながるため、ぜひ導入を検討してください。
まとめ
従業員や取引先が負担すべき金銭を自社が一時的に負担した場合、立替金として処理する必要があります。立替金が発生したら、すぐに仕訳を行いましょう。
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