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立替経費とは何？精算の手順や仕訳方法を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-07-23
日々の業務の中で、従業員が「立替経費」として一時的に経費を立て替える場合があります。立替経費は精算手続きを行って従業員に払い戻しを行い、適切に会計処理しなければなりません。
この記事では、立替経費の概要に触れたうえで、立替精算の手順や仕訳方法、必要書類などについて解説します。立替経費について詳しく知りたい人はぜひ参考にしてください。
立替経費とは何？精算の手順や仕訳方法を解説
立替経費とは？
「立替経費」とは、本来は会社が負担しなければならない「経費」を、従業員が一時的に立て替えた場合の呼称です。「立替購買」と呼ぶケースもあります。たとえば、従業員が自費負担で、業務に使用する文房具を購入したり、書類のコピー代を支払ったりした場合が立替経費に該当します。他にも、取引先との接待交際費や出張時の交通費などを、社員が自腹で支払った場合なども立替経費です。
立替経費は、後から精算手続きを行って会社から従業員に払い戻しを行います。これを「立替精算」と言います。立替経費にはさまざまな種類があるため、正しい処理や精算をするためにも、経費として認められる基準や扱い方を正しく理解しておきましょう。
立替経費と「立替金」や「仮払金」との違い
立替経費と似た勘定科目に「立替金」や「仮払金」などがあり、それぞれの違いについて解説します。
立替金との違い
立替金とは、本来は従業員や取引先などが負担する必要のある費用を、会社が一時的に立て替えて支払った場合の勘定科目です。つまり、立替金は立替経費の逆の構造といえるでしょう。立替金が発生する例として、従業員の社会保険料や、懇親会費を会社が一時的に支払うケースなどがあります。
立替金は本来、会社の経費ではありません。経理上の扱いも立替経費とは異なり、資産の勘定科目として処理されます。
仮払金との違い
仮払金とは、支払いが発生したが用途や金額が確定していない費用を、会社が概算で支払う際の勘定科目です。同じ経費について、立替経費は従業員が先に費用を負担するのに対し、仮払金は会社が先に経費を支払う点で違いがあります。
仮払金は概算に基づいているため、実際に確定金額が判明した後に改めて精算が必要です。たとえば、出張の際の交通費や宿泊費をあらかじめ計算して従業員に支払い、後から確定した金額との差額を精算するケースなどが該当します。
立替経費の精算の手順
経費を使用した従業員が提出した申請書（経費精算書）をもとに、立替経費の精算（立替精算）が行われます。立替経費を精算するには、経費の証明になる領収書の確認も必要です。立替経費を精算する手順は、一般的には以下のとおりになります。
1.従業員が経費を立て替え、領収書を受け取る
従業員は、業務に必要な移動や購入のために、自分でお金を払って経費を立て替えます。その際、経費の証明になる領収書やレシートを受け取るようにしましょう。
2.従業員が経費精算書を作成し、領収書をともに申請する
従業員は、経費精算書などの申請書に必要な情報を記入し、領収書を添付して決められた期日までに立替精算の申請を提出します。
▶関連記事：経費精算書とは？書き方や作成のポイントを解説
3.上長が申請内容を確認・承認する
従業員から提出された経費精算書や領収書を上長が確認し、承認後、経理担当者にまわします。問題があった場合は、従業員に差し戻しをします。
4.経理担当者が経費精算書と領収書を確認し、会計処理を行う
経理担当者は、申請内容や上長の承認を得ているかなどを確認し、領収書との照合などを行います。金額の入力ミスや計算ミスがないか、経費として問題ないかなど細かくチェックします。申請に不備があった場合には、担当者に対して差し戻し、または問い合わせを行います。確認完了後、該当する勘定科目に仕訳します。
5.経理担当者が従業員へ精算金額を払い戻す
立替経費の承認や会計処理が完了したら、経理担当者は、従業員に対して精算金額を支払います。支払い方法には小口現金や銀行振込があります。銀行振込で行う場合は、都度、一定期間まとめて、給与と一緒になど、企業によって支払いのタイミングは異なります。
立替経費の仕訳方法
立替経費の仕訳は、基本的に①立替経費の申請が行われた時と②立て替え分を精算した時の2回のタイミングで行います。①では、借方には交通費、消耗品費、接待交際費など、立替経費の内容から判断した勘定科目を記入します。このタイミングでは、従業員への支払いがまだ行われていないため貸方の勘定科目には未払金を計上し、②のタイミングで未払金を普通預金などに振り替えます。ただし、小口現金などで申請と精算を同日に行った場合は、仕訳は1回です。具体例を以下で説明します。
▶︎関連記事：経費精算の仕訳日付はいつにすればよい？仕訳例も紹介
従業員と取引先の会食費が立て替えされ、後日に銀行振込で精算した場合
＜従業員から経費精算が提出された時＞
| 日付 | 借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 | 摘要 |
| 4月1日 | 接待交際費 | 70,000円 | 未払金 | 70,000円 | 4月1日 会食費 立て替え |
＜従業員に精算金の支払いをした時＞
| 日付 | 借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 | 摘要 |
| 5月15日 | 未払金 | 70,000円 | 普通預金 | 70,000円 | 4月1日 会食費 立て替え |
従業員が会社で使用する文具を立て替えて購入し、帰社後すぐに現金で精算した場合
| 日付 | 借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 | 摘要 |
| 4月1日 | 事務用品費 | 3,000円 | 現金 | 3,000円 | 4月1日 文房具購入 立て替え |
立替経費の精算に必要な書類や領収書
立替経費を精算するには、書類による手続きが必要です。正しい書類で手続きを進めなければ立替経費の精算ができないため、注意しましょう。ここでは、立替精算に必要な書類や領収書について詳しく解説します。
経費精算書
経費精算書は、経費を精算するために必要な情報を記入する書類です。従業員が立て替えた経費を会社に請求する際は、必ず経費精算書を作成して、適切に手続きする必要があります。
企業にもよりますが、経費精算書は経費の種類によって様式が異なります。たとえば、出張した場合と消耗品を購入した場合ではそれぞれ作成すべき書類が異なるため、注意が必要です。企業側は経費に適した様式を整備しておくことが大切です。また申請する従業員は、様式を確認して正しい書類を提出しましょう。
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領収書
経費精算には、原則、領収書が必要です。経費精算に領収書が必要な理由は、確実に支払ったという事実を証明するためです。経費精算書を作成する際には、領収書に記載されている内容を転記します。具体的には、経費の支払日、支払先、支払内容、金額などの情報が分かる領収書を用意しなければなりません。
経費精算における領収書の必要性について、詳しくは以下の記事で解説しています。
立替経費の注意点
立替経費は企業の運営をスムーズに進めるために必要不可欠です。しかし、立替経費を使ううえでは、気をつけたいこともあります。ここでは、立替経費の注意点について具体的に解説します。
使いすぎは経営悪化の要因となる
立替経費をむやみに使いすぎると、会社の経営を悪化させる恐れがあります。毎回の立替経費がたとえ少額でも、従業員が好き勝手に立替経費を使用すれば、その分だけ自社の資産を減らす原因になります。
立替経費の使いすぎを防ぐには、自社で利用できる立替経費の種類やルールを明確にすることが大切です。従業員が無駄な立替経費を発生させないよう、提出された立替経費請求書の内容もよく確認しましょう。
高額だと従業員の負担が大きくなる
本来は会社が負担すべき経費を従業員が立て替える場合、従業員にとって少なからず負担がかかります。立替経費が少額であれば負担も小さいですが、高額になると従業員は立て替え払いをするために資金を無理に捻出しなければなりません。
従業員にとっての負担が大きいと、経費の立替が離職の原因になる恐れもあります。そうでなくても、従業員の仕事に対するモチベーションが著しく低下するリスクがあります。従業員が負担する立替経費はなるべく少額で済むように配慮しましょう。立替経費が高額になることの多い企業の場合、仮払精算やキャッシュレス決済の導入など、負担軽減の対策を検討してみましょう。
処理が複雑なので間違いに気をつける
立替経費の仕組みは便利であるものの、経理上の処理は複雑です。複雑ゆえにミスが起こりやすく、記入漏れや間違い、領収書の添付忘れなどに注意しなければなりません。また消費税の表記に内税と外税が混在していたり、交通費の場合は適切なルートであるかの確認が必要だったりと、細かい部分までチェックが必要です。
複雑な点や確認すべき点が多いと、経理担当者をはじめ、従業員にとっても立替経費の存在は大きな負担になります。立替経費の手続きに関してミスや手間を減らすためには、立替経費や精算のルールを整備・周知したり、経費精算システムを導入したりすることも検討してみましょう。
まとめ
立替経費は、会社が支払うべき経費を従業員が一時的に立て替えて支払ったものです。立替経費の精算をするには、従業員はルールに沿って書類を提出する必要があります。立替経費は処理が複雑であるため、注意して正しく精算しましょう。立替経費に関して金額や手間の面で負担を感じる場合には、精算ルールの整備や他の精算方法、経費精算システムの導入なども効果的です。
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