立替経費とは?精算の手順や立替経費における消費税の扱い方も紹介!

立替経費とは、会社が負担する必要のある経費を従業員が一旦立て替えた経費のことです。立替購買ともよばれています。この記事では、立替経費の概要に触れたうえで、精算の手順や立替経費の消費税などについて解説します。立替経費について詳しく知りたい人はぜひ参考にしてください。

立替経費とは?精算の手順や立替経費における消費税の扱い方も紹介!

立替経費の概要

立替経費とは、本来は会社が負担しなければならない経費を、従業員が一時的に立て替えた経費のことです。たとえば、会社の業務で使用する文房具を従業員が自ら購入し、文房具の代金を後から会社に請求するケースが該当します。また、従業員が会社のために何かを購入した費用だけでなく、通勤の交通費や接待の飲食代なども立替経費です。

立替経費にはさまざまな種類があるため、立替経費として認められる基準や扱い方を正しく理解しておく必要があります。

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立替経費と似た支払いとの違い

立替経費と似た支払いとして、立替金や仮払金などがあります。立替金や仮払金とは、どのようなものなのでしょうか。ここでは、立替経費と立替金や仮払金の違いについて解説します。

立替金

立替金とは、本来は従業員や取引先などが負担する必要のある費用を会社が一時的に立て替えて支払った費用のことです。それに対して立替経費は、会社が負担する必要のある費用を従業員が一時的に負担した費用を指しています。立替金は立替経費の逆ともいえるでしょう。

立替金は本来会社の経費ではありません。経理上の扱いも立替経費とは異なり、資産の勘定科目として処理されます。

仮払金

仮払金とは、支払う前に経費の額を概算し、その金額を従業員に仮払いした費用のことです。仮払金はあくまでも概算に基づいているため、従業員が実際に経費を支払った後に改めて精算する必要があります。たとえば、従業員が出張する際にかかる交通費や宿泊費などをあらかじめ計算して従業員に支払い、後から差額を精算するケースなどです。

立替経費は従業員が先に立て替えているのに対し、仮払金は会社が先に経費を渡しています。

立替経費精算の手順

経費を使用した従業員が提出した申請書をもとに、立替経費の精算が行われます。立替経費を精算するには、経費の証明になる領収書の確認も必要です。立替経費を精算する手順を具体的にまとめると、以下のとおりになります。

1.従業員が経費を支払う
2.領収書を受領する
3.経費の申請書を作成する
4.管理者から承認を受ける
5.経理担当者が処理する
6.精算金額が従業員に支払われる

従業員に対する精算金額の支払いは、銀行振込で行われる場合が多いようです。なお、毎月の給与とともに精算金額を振り込めば、余計な振込手数料を発生させずに済みます。

立替経費精算に必要な書類や領収書

立替経費を精算するには、書類による手続きが必要です。正しい書類で手続きを進めなければ立替経費の精算ができないため、注意しましょう。ここでは、立替経費精算に必要な書類や領収書について詳しく解説します。

立替経費精算書・経費精算書

立替経費精算書・経費精算書は、従業員が立て替えた費用を精算するために用意すべき書類です。従業員が立て替えた経費を会社に請求する際は、必ず立替経費精算書・経費精算書を作成して、適切に手続きする必要があります。

立替経費精算書・経費精算書は、経費の種類によって様式が異なります。たとえば、出張した場合と消耗品を購入した場合ではそれぞれ作成すべき書類が異なるため、注意が必要です。様式を確認し、正しい書類を提出しましょう。

領収書

立替経費を精算するには、立替経費を支払った事実を証明できる領収書も必要です。立替経費精算書・経費精算書を作成する際も、領収書に記載されている内容を転記します。具体的には、経費の支払日、支払先、支払内容、金額などの情報が分かる領収書を用意しなければなりません。

従業員が会社のために立て替え払いをしたときは、忘れずに領収書を受け取りましょう。領収書に記載する宛名は会社名が一般的です。会社によって個別のルールがある可能性もあるため、立て替え払いをする前に一度確認してください。

立替経費請求書における消費税の扱い方

立替経費において消費税はどのように扱われるのでしょうか。基本的に立替経費については消費税が課税されるため、立替経費請求書においても消費税を正しく明記する必要があります。ここでは、立替経費請求書における消費税の扱い方について解説します。

基本的に消費税は課税される

立替経費請求書においては、基本的に消費税が課税されています。そもそも立替経費か否かにかかわらず消費税は発生します。よって、経理の処理においては、立替経費請求書に記載されている消費税は通常通り課税仕入としましょう。

内税か外税を間違えないようにする

立替経費請求書では、金額の表示方法として内税と外税の両方が混在している可能性があります。総額に税額が含まれていれば内税ですが、税抜きの金額と消費税が別に記載されていれば外税です。税額の記載方法はそれぞれ異なるため、受け取った書類に記載されている金額が内税と外税のどちらなのか、個別に確認する必要があります。

請求書における消費税の記載方法

立替経費請求書で請求する金額は、実際に支払った金額と同額である必要があります。そのため、実際に支払った金額に加えて消費税を請求してはいけません。従業員が立て替えた経費の一部に内税の項目がある場合、税抜金額を計算して記載したうえで、正しく消費税を加えた税込金額が記載されているか確認しましょう。

立替経費の注意点

立替経費は企業の運営をスムーズに進めるために必要不可欠です。しかし、立替経費を使ううえでは、気をつけたいこともあります。ここでは、立替経費の注意点について具体的に解説します。

使いすぎは経営悪化の要因となる

立替経費をむやみに使いすぎると、会社の経営を悪化させる恐れがあります。毎回の立替経費がたとえ少額でも、従業員が好き勝手に立替経費を使用すれば、その分だけ自社の資産を減らす原因になります。

立替経費の使いすぎを防ぐには、自社で利用できる立替経費の種類やルールを明確にすることが大切です。従業員が無駄な立替経費を発生させないよう、提出された立替経費請求書の内容もよく確認しましょう。

高額だと従業員の負担が大きくなる

本来は会社が負担すべき経費を従業員が立て替える場合、従業員にとって少なからず負担がかかります。立替経費が少額であれば負担も小さいですが、高額になると従業員は立て替え払いをするために資金を無理に捻出しなければなりません。

従業員にとっての負担が大きいと、経費の立替が離職の原因になる恐れもあります。そうでなくても、従業員の仕事に対するモチベーションが著しく低下するリスクがあります。従業員が負担する立替経費はなるべく少額で済むように配慮しましょう。

処理が複雑なので間違いに気をつける

立替経費の仕組みは便利であるものの、経理上の処理は複雑です。特に消費税の表記は内税と外税があるため、細かい部分までチェックしなければなりません。従業員が実際に支払った金額と立替経費請求書に記載されている金額が一致しているかよく確認しましょう。

税の扱いに誤りがあると、従業員に対して支払う立替経費に過不足が生じる恐れがあるため、注意が必要です。

まとめ

立替経費は、会社が支払うべき経費を従業員が一時的に立て替えて支払ったものです。立替経費の精算をするには、ルールに沿って書類を提出する必要があります。消費税の扱いが複雑であるため、注意して正しく精算しましょう。

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