立替経費とは何？仕訳・精算の手順と立て替えた費用の消費税の扱い方

立替経費は企業の運営をスムーズに進めるために必要不可欠です。しかし、立替経費を使ううえでは、気をつけたいこともあります。ここでは、立替経費の注意点について具体的に解説します。

使いすぎは経営悪化の要因となる

立替経費をむやみに使いすぎると、会社の経営を悪化させる恐れがあります。毎回の立替経費がたとえ少額でも、従業員が好き勝手に立替経費を使用すれば、その分だけ自社の資産を減らす原因になります。

立替経費の使いすぎを防ぐには、自社で利用できる立替経費の種類やルールを明確にすることが大切です。従業員が無駄な立替経費を発生させないよう、提出された立替経費請求書の内容もよく確認しましょう。

高額だと従業員の負担が大きくなる

本来は会社が負担すべき経費を従業員が立て替える場合、従業員にとって少なからず負担がかかります。立替経費が少額であれば負担も小さいですが、高額になると従業員は立て替え払いをするために資金を無理に捻出しなければなりません。

従業員にとっての負担が大きいと、経費の立替が離職の原因になる恐れもあります。そうでなくても、従業員の仕事に対するモチベーションが著しく低下するリスクがあります。従業員が負担する立替経費はなるべく少額で済むように配慮しましょう。

処理が複雑なので間違いに気をつける

立替経費の仕組みは便利であるものの、経理上の処理は複雑です。特に消費税の表記は内税と外税があるため、細かい部分までチェックしなければなりません。従業員が実際に支払った金額と立替経費請求書に記載されている金額が一致しているかよく確認しましょう。

税の扱いに誤りがあると、従業員に対して支払う立替経費に過不足が生じる恐れがあるため、注意が必要です。