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経費精算書とは？申請の流れや書き方のポイントを解説
企業の経費を精算するためには、経費精算書が必要です。従業員が業務に必要な経費を立て替え、精算する際にも経費精算書がなければ精算できません。企業の経費を扱う従業員は、経費精算書を理解しておくことが大事です。本記事では、経費精算書の基本から種類や作成の流れなどを解説します。自社の経費精算書作成に役立ててください。
経費精算書とは？申請の流れや書き方のポイントを解説
経費精算書とは
経費精算書は、経費を精算する際に必要な書類です。例えば、従業員が経費を立て替えた場合や、企業間で発注した備品代を相手に支払うケースなどで作成します。経費は、企業が業務を行う際に必要とされる費用です。経費精算書は、企業によってさまざまな形式で作成されていますが、必要な項目は次のようになります。
・取引日
・金額
・支払先
・経費の内容
経費精算書には種類がある
経費精算書には、仮払経費申請書や仮払経費精算書、出張旅費精算書などがあります。ここでは、それぞれについて解説します。
仮払経費申請書
仮払経費申請書とは、必要をされる経費の概算金額を従業員に仮払金として支払うために、必要な書類です。仮払いとは、必要となるだろう経費を事前に従業員に渡すことであり、従業員は仮払により、経費立替の負担がなくなります。
仮払いは、高額な経費になる傾向があるため、経費精算規定を定めたり、経費の細目について従業員に周知したりする必要があります。従業員の誰もが、いつでも確認できる状態にしましょう。
また、仮払いの精算時には、周知した経費の細目に沿って、詳細な資料の添付を求めなければなりません。経費の精算が雑になれば、不正の端緒となる可能性があるため、チェック機能が働く環境整備も重要です。
仮払経費精算書
仮払経費精算書は、仮払した金額の差額を申請するための書類です。仮払経費申請書によって、受け取った金額をどのような経費に使ったかを報告する意味合いもあります。仮払金が余った場合は余剰金を返却し、不足した場合は不足分を受け取るために必要です。
仮払金の精算であるため、原則として領収書やレシートなどを添付しなければなりません。仮払経費精算書を作成するためには、周知されている経費の細目を把握が必要です。経費と認められる内容を知らなければ、正確な精算ができないため、従業員自身が損をしたり、企業のお金を使い込んだりする可能性があります。
出張旅費精算書と旅費精算書
出張旅費精算書や旅費精算書は、社命による出張や社外で仕事に従事した際に必要な経費精算書です。主に、移動に要する交通費や宿泊費であるため、従業員は帰社後の精算時に使用します。企業によっては、出張旅費精算書や旅費精算書の他に、近場の移動用に交通費精算書を作成しているケースもあるでしょう。
書類の種類が増えて混乱するのを避けるため、出張旅費精算書のみを使い、出張費や近場の移動の交通費を精算する企業も少なくありません。肝心なのは、出張費や交通費の精算ルールの明確化と周知です。なお、精算時には領収書やレシートなどの添付が必要となります。
経費精算書に領収書は必要？
経費精算書には、領収書を添付することが一般的です。ただし、公共交通機関を使った交通費などでは、領収書やレシートが発行されないケースが少なくありません。社内規定で、一定程度の交通費に関しては、領収書やレシートの添付を免除するように決めることも重要です。
取引先との軽食では、レシートが得られないケースもあるでしょう。従業員に正しい領収書を得るレクチャーも大切ですが、社内規定で領収書やレシートを得られない経費を想定し、規定を決めることも重要です。
経費精算書を作成する流れ
従業員は、経費を立て替えた場合に経費精算書を作成し、精算しなければお金は戻ってきません。わずかな金額の経費の立替であっても、遠慮なく精算する習慣が企業風土を熟成させます。
1.領収書をまとめる
経費の細目を理解し、領収書やレシートをまとめておくように指導することも重要です。社内規定で決まっている期日までに、経費精算書を提出するように促すことも重要となります。経理担当者は、全従業員に期日が迫ってからまとめて提出することを避けるように促し、五月雨式の経費精算書提出を促す必要があります。
2.科目別に金額を計算する
経理の担当者としては、勘定科目別に金額を記載した経費精算書の提出が理想です。しかし、現実的に難しいのが現状となっています。あらかじめ社内ルールで決めてあれば、科目別の集計も可能となります。さらに、現場と経理の間でワークフローを構築できれば、従業員に経費の細目を把握させなくても、科目別の計算が可能です。
3.経費精算書を作成する
経費を立て替えた従業員には、経費精算書を作成するように指示します。記入漏れや不備があれば、お互いに二度手間となるため、留意することを伝えましょう。領収書やレシートを添付するように促し、領収書がない場合は、日報やスケジュール帳をもとに作成することを伝えます。
経費の支払いがあるごとに経費精算フォームに入力するルールを定めれば、日報の読み返しやスケジュール帳の見直しなどの手間も省けるでしょう。
4.経費精算書を提出する
記入した経費精算書は、経理の担当者に提出することが一般的です。その際に、必要な添付書類が添えてあるかを確認します。期限にルーズな従業員がいれば、提出期限を守らない場合があるため、期限を守るようにリマインドすることも大事です。
5.経費を精算する
経費精算書の提出後は、社内ルールに従って、対象従業員へ立て替えた経費を支払います。企業によって、数日後に現金で支払ったり、翌月の給料と合算して銀行振込にしたりするケースもあります。重要なのは、立替払いした従業員の負担にならないようにすることです。金額が大きくなって家計にまで負担がかかれば、従業員のモチベーションを下げる要因になります。
経費精算書に関する注意点
経費精算書には、さまざまな注意点があります。ここでは、代表的な注意点を3つ紹介します。
金額に誤りがないか確認する
経費精算書で重要なのは、金額が正確であることです。1項目ごとの経費確認だけでなく合計金額も確認しましょう。金額に誤りがあれば、セルフチェックを求めるために従業員に差し戻します。再提出を受け取れば、再度確認します。
交通費は記録をつけてもらう
交通費は、飛行機や新幹線などを利用しない限り、金額がわかる書類がないケースが多い経費です。金額はインターネットで調べられますが、従業員に記録をつけるようにルール化しましょう。出金伝票の作成も効果的です。
必要に応じて規定を見直す
企業では、1つの社内規定であっても解釈が複数ある場合も少なくありません。規定の抜け穴になれば、不正の温床となる可能性もあります。経費に関する事項は、経理担当者が問題点を認識し、必要に応じて規定を見直すように上申することが大事です。
手作業で経費処理をしていると業務を圧迫する原因になるため、人的リソースの確保や経費削減なども検討すべきでしょう。
まとめ
経費計算書は、従業員が立て替えた経費を精算したり、仮払金を精算する際に必要な書類です。出張費や交通費なども経費計算書で精算するケースがあります。経費精算書は、日付や所属部署、氏名などの記入も大事ですが、金額が正確であることが重要です。間違った内容であれば、従業員に差し戻してセルフチェックするように指示しましょう。
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