経費精算書とは？種類や書き方、作成時の注意点を解説

経費精算書には、状況によっていくつか種類があります。ここでは、以下の経費精算書の概要と、それぞれを使用する具体例について解説します。

• 立替経費精算書
• 仮払経費申請書
• 仮払経費精算書
• 出張旅費精算書
• 交通費精算書
• 旅費精算書

立替経費精算書

立替経費精算書とは、日々の業務で発生した経費を一時的に従業員が立て替え、後日会社から精算を受けるために提出するものです。

通常、事業運営に必要な費用は会社が負担しますが、外出先や出張中では急な支払いが必要になるケースもあります。そのような場合、従業員が個人で立て替えた費用を精算する際に立替経費精算書が使用されます。

立て替える金額は、数百円から数千円程度の少額なケースが多いですが、状況によっては数万円から数十万円といった高額になることもあります。特に、取引先との接待で発生する飲食費や出張時の宿泊費などは、高額になりやすい費用項目です。

立替経費精算書を用いる具体例

立替経費精算書が使用される具体例としては、次のような支払いが挙げられます。

• 営業先への訪問時に利用した駐車場の料金
• 仕事に必要な事務用品や参考図書の代金
• 顧客との商談や接待で利用したレストランやカフェでの支払い

参考：立替経費とは何？精算手順や注意点、負担軽減方法を解説

仮払経費申請書

仮払経費申請書は、出張や業務に必要な経費を概算で会社から仮払いしてもらうための書類です。

通常の経費精算書が実際の支出後に提出されるのに対し、仮払経費申請書は業務や出張の前に予測される経費を事前に申請するためのものです。

たとえば、従業員の出張にともなう交通費や宿泊費など、個人で立て替えると金銭的な負担が大きい経費は、仮払経費申請書で事前申請を行うことで会社からの仮払いを受けることができます。従業員は必要な経費を一時的に自分負担する必要がなくなり、会社から支払われた資金で精算できるため、金銭的な負担が軽減されます。

また、仮払経費申請書によって経理担当者は事前に経費の妥当性を確認できます。従業員が経費として認められない支払いに仮払金を使用することがないよう、経費の対象を明確にすることが大切です。仮払経費精算書には費用や予定をできるだけ詳細に記載させるなど、経費精算規定を設定して社内に周知しましょう。

仮払経費申請書を用いる具体例

仮払経費申請書が活用される具体例としては、以下のような費用が挙げられます。

• 出張時の移動に必要な往復の新幹線代
• 出張中に泊まるホテルの宿泊費
• 取引先とのディナーで利用するレストランの会食費用

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、事前に仮払いを受けた金額の精算を行い差額を申請するための書類です。仮払経費申請書によって受け取った金額が、どのような経費に使われたかを報告する役割も担っています。仮払金が余った場合は余剰金を返却し、不足している場合は不足分を受け取るために必要です。

仮払金の精算のためには、原則として領収書やレシートなどの証拠書類を添付しなければなりません。仮払経費精算書を正確に作成するには、経費として認められる項目の把握が必要です。経費と認められる内容を知らなければ正確な精算ができないため、従業員が損をしたり、企業のお金を誤って使ったりする可能性があります。

仮払経費精算書を用いる具体例

仮払経費精算書を使用する具体例としては、以下のような支払いが挙げられます。

• 会議に使用する会場費やお茶代、書籍代
• 出張先までの移動に使用したタクシー代
• 行事開催の際の差入弁当代

▼仮払いや仮払経費申請書・仮払経費精算書については、以下の記事で詳しく解説しています。

「仮払いの精算方法を解説！勘定科目「仮払金」の仕訳例と会計処理を効率化する方法」

出張旅費精算書

出張旅費精算書とは、社命による出張の際に発生した経費を精算するための書類です。主に、移動に要する交通費や宿泊費、日当などが経費精算の対象となります。

出張旅費には宿泊費や交通費だけでなく、日当も含まれるため注意が必要です。日当は出張手当とも呼ばれ、出張中の食費や通信費に充てるために支給される手当です。宿泊費と交通費は実費で精算されますが、出張手当については1日当たり一定の金額が支給されるのが一般的です。

また、企業によっては出張にともなう費用の上限が設定されている場合もあるため、ルールにしたがって正確に申請を行う必要があります。

出張旅費精算書を用いる具体例

出張旅費精算書では、具体的には以下のような費用を対象としています。

• 業務で遠方へ出張した際にかかる航空券や新幹線などの費用
• 出張中に宿泊したホテルや旅館の宿泊代

▼出張旅費精算については、以下の記事で詳しく解説しています。

「出張旅費精算とは？混同しやすい経費や精算の流れ・ポイントを解説」

交通費精算書

交通費精算書は、従業員が業務中の移動で発生した交通費を立て替えた場合に、その費用を会社から精算してもらうためのものです。従業員は会社の規定にしたがった交通手段や区間を使用したことを証明し、経費として請求します。

なお、通勤にかかる交通費については、通勤手当としてあらかじめ支給されるため、交通費精算書の対象外です。交通費精算書が必要となるのは、営業で各所を訪問したり、取引先との打ち合わせに行ったりする際の移動費用などです。

交通費精算書を用いる具体例

交通費精算書が使用される具体例としては、次のような支払いが挙げられます。

• 業務中に利用した電車やバスの運賃
• 社用車を使用した際のガソリン代

▼交通費精算書については、以下の記事で詳しく解説しています。

「交通費精算書の書き方は？記載事項や作成する際の注意点なども解説！」

旅費精算書

旅費精算書は、社員旅行や出張で支払いをした経費を精算するためのものです。企業によっては出張旅費精算書と兼用していることもあります。

また、外資系の会社や海外出張が多い会社では、出張前に航空券代や宿泊代を支払い、出張後にそのほかの費用を旅費精算書として提出することもあります。そのため、どの書類を提出すべきか、事前に会社に確認しておくことが重要です。

旅費精算書を用いる具体例

旅費精算書が活用される具体例としては、以下のような費用が挙げられます。

• 出張先で業務のために利用したレンタカー代
• 社員旅行で宿泊したホテルの宿泊費