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経費精算書とは?書き方や作成のポイントを解説

企業の経費を精算するためには、一般的に経費精算書が必要です。経費精算書は業務目的に応じて、仮払金の場合は仮払経費申請書・精算書、出張の場合は旅費精算書など、さまざまな種類があります。
また、経費精算書には、領収書やレシートをもとに金額や支払先など必要な情報を記入します。効率的に経費精算書を作成するには、マニュアルの整備やテンプレート、経費精算システムの活用がおすすめです。
本記事では、経費精算書の概要と書き方、スムーズに作成するためのポイントを詳しく解説します。

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経費精算書とは?書き方や作成のポイントを解説

経費精算書とは

経費精算書とは、従業員が業務のために費用を立て替えた際などに、会社に請求して精算するための書類です。経費精算書は、業務に必要な物品や交通費などの立て替えた経費を会社が適切に管理し、不正な支給を防止するのに役立ちます。

経費精算書の種類

経費精算書にはいくつか種類がありますが、主要なものとして「仮払経費申請書」「仮払経費精算書」「出張旅費精算書」があります。ここではその3つの経費精算書に関して解説します。

仮払経費申請書

仮払経費申請書は、出張や業務に必要な経費を概算で会社から仮払いしてもらうための書類です。例えば出張の場合は、旅程、宿泊費、食事代などの費用を事前に算出して記載します。仮払経費申請書によって、経理担当者はあらかじめ経費の妥当性を確認できます。従業員が経費として認められない支払いに仮払金を使用しないよう、経費の対象を明確にし、仮払経費精算書には費用や予定をできるだけ詳細に記載させるなど、経費精算規定を設定して社内に周知しましょう。

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、仮払いした金額の差額を申請するための書類です。仮払経費申請書によって、受け取った金額をどのような経費に使ったかを報告する意味合いもあります。仮払金が余った場合は余剰金を返却し、不足した場合は不足分を受け取るために必要です。

仮払金の精算であるため、原則として領収書やレシートなどを添付しなければなりません。仮払経費精算書を作成するためには、周知されている経費の細目を把握が必要です。経費と認められる内容を知らなければ、正確な精算ができないため、従業員自身が損をしたり、企業のお金を使い込んだりする可能性があります。

仮払いや仮払経費申請書・仮払経費精算書については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。

▶︎仮払いの精算方法を解説!勘定科目「仮払金」の仕訳例と会計処理を効率化する方法

出張旅費精算書・旅費精算書

出張旅費精算書や旅費精算書は、社命による出張や社外で仕事に従事した際に発生した経費を精算する書類です。主に、移動に要する交通費や宿泊費が経費精算の対象となります。

企業によっては、出張旅費精算書や旅費精算書の他に、近場の移動用に交通費精算書を作成しているケースもあります。しかし書類の種類が増えて混乱するのを避けるため、一部の企業では出張旅費精算書だけで出張費や近場の移動の交通費をまとめて精算する場合もあります。肝心なのは、出張費や交通費の精算ルールの明確化と周知です。なお、精算時には領収書やレシートなどの添付が必要となります。

▶︎関連記事:出張旅費精算とは?混同しやすい経費や精算の流れ・ポイントを解説

経費精算書の書き方

経費精算書は、従業員が精算期日に間に合うように領収書をまとめて金額を集計し、必要事項を記入して作成します。記載事項は、社内の経費精算規定に従って書きましょう。また、社内で経費精算書の指定のテンプレートがある場合には、そちらを利用します。

従業員が作成した経費精算書をもとに、上司や経理担当者は支払先、金額、用途などについて正当性や正確性に問題がないかを確認します。

1.領収書をまとめる

会社で定められている精算期日に合わせて、月ごとにレシートや領収書をまとめます。

2.科目別に金額を計算する

経費精算書では、消耗品費、接待飲食費、旅費交通費、通信費など、勘定科目別に金額を集計します。科目ごとに金額をまとめることで、それぞれの経費項目に費やされた金額が明確化されるため、経費削減や予算編成などの経費管理がしやすくなります。

ただし、経理担当者と違って現場の従業員は勘定科目に詳しくはないため、科目別にわけることが容易ではないのが現状です。社内規定に各勘定科目の分類方法をわかりやすく定義したり、現場と経理の間でワークフローを構築して簡単に科目別の計算ができるようにしたりと、従業員が混乱しにくい仕組みがあるとよいでしょう。

3.経費精算書に必要な項目を記入する

企業や経費精算書の種類によって異なりますが、一般的には以下の項目を記入します。

  • 氏名/所属部署名
  • 申請日
  • 支払日
  • 支払先
  • 用途(目的)
  • 金額

【従業員向け】経費精算書の作成における注意点

従業員が経費精算書を作成する際は、使用した経費の正しい金額を申請することが重要です。そのためには、領収書や記録を確認し、誤りがないよう注意しましょう。

経費精算書には添付書類も必要

経費精算書には、必ず領収書やレシートなどの証拠書類を添付して提出しましょう。これにより、支払いの事実や経費としての適切性を証明することができます。

経費精算に領収書が必要な理由について、以下の記事で詳しく解説しています。

領収書なしでも経費精算は可能?紛失や発行されない場合の対処法

金額に誤りがないか確認する

経費精算書で重要なのは、金額が正確であることです。1項目ごとの経費確認だけでなく合計金額も確認し、セルフチェックを徹底しましょう。金額に誤りがあれば、差し戻しが発生して経費精算書を修正する手間が発生してしまいます。

交通費は記録をつけておく

交通費は、飛行機や新幹線などを利用しない限り、金額がわかる書類がないケースが多い経費です。金額はインターネットで調べられますが、日ごろから記録をつけておくようにしましょう。

【経理担当者向け】経費精算書の作成をスムーズにするためのポイント

経費精算書の作成をスムーズにするためには、企業や経理担当者側で環境を整えることも重要です。そのためには、以下の施策が有効です。

マニュアルの整備や見直しを行う

経理担当者は、従業員がわかりやすい経費精算書の作成マニュアルを整備することが重要です。マニュアルには経費精算のルールや手順、具体的な記載例を含めることで、従業員が記入方法をイメージしやすくなり、経費精算書の作成における手間や不備を減らすことができます。また、マニュアルは社内の規則や制度の変更に合わせて、定期的に見直して最新の情報を反映させましょう。

テンプレートや経費精算システムを活用する

経費精算書に必要な項目を網羅したテンプレートや、経費精算システムの申請フォームを用意することで、従業員は一から書類を作る必要がなくなります。そのため、申請作業の時間短縮や必要な項目の漏れ、計算ミスの防止が可能です。また経理担当者は、申請ミスによる差し戻しの手間が減るうえ、フォーマットが統一されることでチェックや修正も容易になります。

経費精算書の無料エクセルテンプレートは以下からダウンロードいただけます。

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まとめ

経費精算書の作成において、領収書やレシートの確認と金額計算を効率化することで、従業員や経理担当者の処理時間を短縮することが可能です。そのためには、テンプレートや経費精算システムの活用がおすすめです。

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