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経費精算の基礎知識を解説｜主な勘定科目・書類の種類・業務の流れ・よくある課題など
経費精算とは、従業員が事業活動のために負担した費用を会社に請求して精算することです。この記事では、経費精算を担当する経理担当者に向けて、経費精算の基礎知識を解説します。経費精算の概要、主な勘定科目、経費精算書の種類、経費精算の流れ、経費精算の業務でよくある課題と改善方法などについても解説します。ぜひ参考にしてください。
経費精算の基礎知識を解説｜主な勘定科目・書類の種類・業務の流れ・よくある課題など
経費精算とは
そもそも経費精算とは、どのようなものでしょうか。ここでは、経費精算の意味や特徴などについて解説します。
経費精算の概要
経費精算とは、事業活動に関して従業員が支払った費用を会社に申請して払い戻すことです。経費精算の業務には、一般の従業員が行う申請業務と経理担当者が行う仕訳・承認・計上業務があります。
なお、従業員が先に経費を立て替えたうえで精算する方法は「実費精算」であり、経費を概算して先に従業員へ仮払いしたうえで、後から差額を精算する方法は「仮払精算」です。
経費精算書とは
経費精算書とは、従業員が負担した経費が事業活動に必要な費用であると証明するための書類です。経費精算を行う際は、経費精算書を作成して領収書とともに提出する必要な場合があります。経費精算書のフォーマットに決まりはないため、会社が独自に作成しても構いません。ただし、社内でフォーマットを統一すると経理担当者が効率的に作業しやすくなります。
「費用」と「経費」の違いについて
費用とは、会社が支出したすべてのコストを表しています。たとえば、会社の支出である人件費、労務費、消耗品費などさまざまなものが費用に該当します。それに対して経費は、事業活動で発生する費用のうち、業務において必要で売上につながるものです。経費は費用の種類の1つだといえます。
経費精算の主な勘定科目
経費精算ではさまざまな勘定科目を使用します。ここでは、経費精算の主な勘定科目について解説します。
消耗品費
消耗品費とは、文房具やプリンターのインクカートリッジなどの購入代金を計上するための勘定科目です。会社で日常的に使用されるさまざまなものが消耗品費に含まれます。また、パソコンも10万円未満なら消耗品費としての計上が可能です。
通信費
通信費とは、電話代、郵便料金、インターネット回線料などにかかる費用の勘定科目です。郵便料金は通信費に含まれるものの、はがきや便せんは消耗品費となります。また、祝電やお悔やみの電報にかかる費用は交際費である点にも注意が必要です。
旅費・交通費
旅費・交通費は、営業活動や出張などにかかる費用を計上する勘定科目です。移動する距離や宿泊日数が長い場合、旅費・交通費が高額になるケースもよくあります。
接待飲食費
接待飲食費とは、事業活動に際して必要である飲食を行うための費用を計上するための勘定科目です。接待飲食費を計上するには、飲食した日時や参加者などを把握できる領収書が必要です。
福利厚生費
福利厚生費とは、従業員のために実施する取り組みにかかる費用に関する勘定科目です。たとえば、従業員向けに開催するイベントや親睦会の費用が該当します。ただし、目的があいまいな場合は経費として認められないため、注意しましょう。
経費精算の対象にならない費用
プライベートのために支出した費用は経費精算の対象にはならないため、注意しましょう。たとえば、社員旅行に社長の家族が同伴する際は一部の費用が経費として認められますが、社長と家族のみの旅行にかかる費用は経費にはなりません。また、業務中に必要となるようなメガネ代やコンタクト代も経費には計上できません。さらに、住民税、法人税、事業税などの税金も経費精算の対象外です。
経費精算書の主な書類
経費精算書にも複数の種類があります。具体的には、仮払経費申請書、仮払経費精算書、出張旅費精算書などです。それぞれの書類には、どのような違いがあるのでしょうか。ここでは、経費精算書の主な種類について特徴を解説します。
仮払経費申請書
仮払経費申請書は、仮払金を従業員が受け取るために提示する書類です。また、仮払金とは、事業活動を行う前に経費を概算して従業員へ渡す現金のことです。従業員が仮払金を受け取るためには、仮払経費申請書を提出して必要な経費の金額を提示する必要があります。該当する事業活動を終えたら、正しい金額を計上し直して精算しなければなりません。
仮払経費精算書
仮払経費精算書は、仮払金を受け取って事業活動を終えた後、正しい金額を計上し直して精算するために必要な書類です。仮払経費申請書を提出した場合、後から仮払経費精算書を提出します。余剰金または不足金を計算して差額を正しく精算するためにやり取りされる書類です。
出張旅費精算書
出張旅費精算書は、出張や社員旅行などにかかった費用を精算するための書類です。ただし、会社によっては出張旅費精算書と旅費精算書を別々にしているところもあります。会社によって出張旅費精算書の運用方法や扱い方には違いがあるため、自社のルールをよく確認したうえで対応しましょう。
経費精算の流れ
経費精算の流れは、精算方法によって異なります。ここでは、精算方法別に経費精算の流れを解説します。
実費精算のケース
実費精算とは、従業員が経費を立て替えたうえで後から会社へ申請して精算する方法です。実費精算の流れをまとめると、以下のとおりです。
1.従業員が経費を立て替え、領収書を受け取る
2.従業員が経費精算書を作成し、領収書とともに申請する
3.上司などが経費精算書と領収書を確認する
4.経理担当者が経費精算書と領収書に基づいて会計処理を行う
5.経理担当者が従業員へ経費を支給する
実費精算は従業員が一旦経費を負担する必要がありますが、一度の申請のみで精算できます。
仮払精算のケース
仮払精算とは、先に経費を概算して従業員に仮払いし、実際に経費が発生した後に差額を精算する方法です。仮払精算の流れをまとめると、以下のとおりです。
1.従業員が経費を概算して仮払経費申請書を作成し、申請する
2.上司などが仮払経費申請書を確認する
3.経理担当者が仮払経費申請書に基づいて従業員へ仮払金を支給する
4.従業員が仮払金で支払いをし、領収書を受け取る
5.従業員が仮払経費精算書を作成し、領収書とともに申請する
6.上司などが仮払経費精算書と領収書を確認する
7.経理担当者が仮払経費精算書と領収書に基づいて会計処理を行う
8.仮払金と実際にかかった経費の差額を精算する
仮払金が実際にかかった経費よりも多かった場合は、従業員が返金しますが、実際にかかった経費が仮払金よりも多かった場合は、経費担当者が従業員へ差額分を支給します。
経費精算の業務でよくある課題
経費精算は煩雑で手間のかかる業務であり、課題も少なくありません。ここでは、経費精算の業務でよくある課題について解説します。
入力ミス・計算ミスが起きる
経費精算は、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが起きやすい業務に含まれます。発行元によって異なるフォーマットの領収書を目視で確認する必要があり、見落としや見間違いが起きる場合もあるからです。また、従業員の誤解により本来経費として認められないものが申請され、手続き上のミスにつながるパターンもあります。
期限に間に合わない
経費精算書は各従業員が作成するため、内容に誤りや抜け漏れなどがあれば差し戻しが必要です。そのせいで処理が進まず、手続きが期限内に完了しないケースもあります。特に紙の書類で手続きを進めていると、承認作業が停滞して会計処理がスムーズに進まない場合も少なくありません。
経費精算書の保管が面倒である
経費精算書と領収書は7年間の保存義務があります。経費は日々発生するため、保管が必要な経費精算書と領収書は膨大です。しかし、必要なときにすぐ確認できるよう適切に整理して管理しなければなりません。経費精算書と領収書を保管するだけでも、大きな手間がかかります。
経費精算の業務を効率化するポイント
経費精算の業務を効率化するには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、経費精算の業務を効率化するポイントを解説します。
複数人で経費精算を確認する
経費精算の業務を効率化するには、複数人で確認作業を行うと効果的です。ダブルチェックを行えば、ヒューマンエラーによるミスの発生を防止できます。慢性的に人手が不足しているなら増員も検討しましょう。
経費精算の申請ルールを明確にする
従業員に対し、経費として認められるものの種類や経費精算の申請期限などが正しく伝えられていないケースも少なくありません。その場合、誤った申請が発生しやすく、経理担当者の負担も多くなります。経費精算の申請ルールを明確にしてマニュアルを作成し、経費精算をスムーズに進められるようにしましょう。
経費精算システムを活用する
経費精算の業務の効率化のためには、経費精算システムの活用もおすすめです。経費精算システムとは、経費精算に役立つ豊富な機能を備えるITツールです。経費精算システムを導入すれば、手続きのペーパーレス化や申請・承認作業の効率化はもちろん、経費精算業務の自動化も実現できます。
煩雑で手間のかかる経費精算の負担を軽減できるため、多くの会社が導入しています。
まとめ
経費精算の対象は限られているうえに、申請方法にも決まりがあります。経費精算にはすべての従業員が関わる可能性があるため、ルールの共有を徹底したり、ミスを減らすための工夫をしたりする必要があります。
バクラク経費精算は、電子帳簿保存法にも対応している経費精算システムです。経理のミスを減らし、効率的な経費精算を実現するために活用できます。自社の経費精算の課題を解決するために、ぜひ導入をご検討ください。
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