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領収書なしでも経費精算は可能?紛失や発行されない場合の対処法

経費の精算には領収書が必要です。取引があったことを証明する書類である証憑がないと、トラブル・不正が発生しかねないからです。この記事では、領収書を紛失したときの対処法や、領収書が発行されない支払いへの対応などについて解説します。また、出金伝票の書き方や経費精算システムを利用するメリットについても解説するため、企業の経理担当者の方は参考にしてください。

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領収書なしでも経費精算は可能?紛失や発行されない場合の対処法 

経費精算に領収書が必要な理由

経費精算には領収書が必要です。具体的な理由とそれぞれの詳細について解説します。

支払いの事実や経費としての適切性を証明するため

確実に支払ったという事実を証明するために、領収書は欠かせません。領収書には日付や宛名、金額などが記載されているため、支払いがあったことを客観的な事実として証明することが可能です。しかし、領収書がなければ、本当に事業に必要な費用だったのか、支払った金額などを把握することができません。領収書によって支払いの事実が確認できることで、経費の二重払いや過払いなどを防ぐことにつながります。

また企業には、事業活動をするうえで必要となったコストが、経費として適切であることを証明する義務があります。企業が納める法人税などの税金は、売上から経費を差し引いた額である事業所得から算出されるためです。経費として適切であることを証明するうえでも、領収書は重要です。領収書は、企業に関わる出金を記録しているため、証憑書類として税申告の際にも用いられます。

税務調査に対応するため

税務調査に対応するためにも、領収書は必要です。領収書は経費を使った理由の説明や取引の事実を証明する際に、高い証拠力を発揮します。しかし、領収書がないと経費を払ったことを証明できず、不正な経費の計上であるとして脱税扱いされる可能性もあります。なお、帳簿書類保存の義務により領収書は7年間保管しなければなりません。

消費税額控除の適用条件に含まれるため

消費税法では、仕入税額控除の適用を受けるために領収書の保存が義務付けられています。仕入税額控除とは、消費税の課税売上を基準として仕入に課された消費税を差し引き、最終的な消費税の納税額を算出することです。

原則として、仕入の費用として扱われるには領収書が必要です。そのため、領収書がないと仕入の費用として認められず、仕入額控除が受けられないため損をしてしまいます。

不正を未然に防ぐため

領収書の提出を従業員に義務付けることにより、不正防止にもつながります。領収書の提出を義務化していない場合、実際の経費よりも水増しして高い金額を請求されたり、そもそも事業に必要のないプライベートの費用まで請求されたりと、差額を手に入れる目的による不正が起こってしまう可能性があります。

領収書の提出を義務付けていれば、実際に支払った金額や用途を確認できるため、不正請求を防げるでしょう。

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領収書を紛失したときの対処法

領収書自体を紛失してしまったときの対処法について解説します。用いられやすい対処法は以下の3つです。

領収書の再発行を依頼する

領収書は再発行してもらえる場合もあるため、取引先や店舗に確認しましょう。ただし、発行元が領収書の再発行に応じる義務はありません。不正利用を防ぐという意味で、再発行に応じてくれない場合もあるため注意しましょう。領収書の再発行はできないが、代わりに購入証明書や支払証明書を発行するという対応が取られることもあります。

レシートで代用する

領収書がない場合は、レシートで代用することも対処法の1つです。レシートに購入した商品や金額、消費税や日付などが記載されていれば、領収書の代わりとして機能します。レシートは、基本的に支払いに関する客観的な証拠となるデータが揃っていますが、宛名はなく完全な証明はできません。しかし、事業との関連性が高い内容であれば問題ないと判断される可能性があります。

出金伝票を作成する

領収書を紛失した際の対処法として挙げられることが、出金伝票の作成です。出金伝票は、現金を支払った際に書き起こすメモを指します。書式に規定はありませんが、税務署によるチェックでも問題ないと判断されるような内容なら、証憑能力が発生します。出金伝票の書き方や必要事項については後述するので、そちらを参考にしてみてください。

領収書が発行されないパターンと対処法

領収書が発行されないパターンと、それぞれのパターンへの対処法を解説します。

ICカードで支払った交通費

ICカード乗車券を利用すると、領収書が発行されません。しかし、公共交通機関におけるICカードや電子マネーの利用履歴を活用すれば対処可能です。具体的には、ICカードや電子マネーの利用履歴を印刷したり、電子ファイルとして保存したりすれば、領収書の代替資料として機能します。

自動販売機を利用した場合

自動販売機で現金を使って商品を購入した場合も、領収書が発行されないパターンとして挙げられます。対処法は、領収書の代わりとなる出金伝票を作成することです。書式や記載事項に決まりはありませんが、第三者が見ても内容が分かるようにする必要があります。

祝儀や香典

祝儀や香典も、領収書が発行されない出費の1つです。企業側で慶弔費精算書が用意されていれば、必要事項を記入して提出しましょう。慶弔費精算書などの定められたフォーマットがない場合は、出金伝票を作成して領収書の代わりとします。また、ご祝儀袋の表書きのコピーや、香典返しのお礼状・あいさつ状なども支払いの証明になります。

クレジットカード決済で支払った場合

インターネット通販など、オンライン上でクレジットカード決済をした場合は、領収書が発行されない可能性もあるため注意が必要です。対処法として挙げられることは、カード会社が発行するクレジットカードの利用明細です。利用明細に、領収書の代わりとして適当であると判断できる情報があれば、領収書として代用できます。

ETCの利用料金

ETCは料金所で停止することがないため、領収書が発行されません。そのため、ETC利用照会サービスや、クレジットカードの利用明細を領収書の代わりとして使用しましょう。

なお、料金所で一時停止して、料金精算にETCカードを利用すれば領収書を発行してもらえる可能性もあります。しかし、スムーズな高速道路の利用がメリットであるETCの強みが無駄になる点が難点です。

領収書がない場合の出金伝票の書き方

出金伝票は市販されているものもありますが、媒体や書式に決まりはありません。そのため、紙面に起こすだけではなく、エクセルなどのソフトでデータとして作成することも可能です。また、書式も自由なので、仮払精算・立替精算などの項目を追加して利便性を上げることもできます。

  1. 出金伝票は、以下の手順で作成します。
    取引したときの日付を記入する
  2. 支払先を記入する
  3. 勘定科目を記入する
  4. 摘要を記入する
  5. 取引の金額を記入する
  6. 起票者を記入する

出金伝票の書き方について、以下の記事でも詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

交通費に関する出金伝票の書き方とは?使われる場面や注意点なども解説!

領収書なしで経費を精算する場合の注意点

領収書がない経費が多いと、不正利用や水増しによる脱税行為が疑われてしまい、税務調査で印象が悪くなる場合があります。経費の額が大きいにも関わらず領収書を紛失している場合は、信用性がないとして経費計上が認められない可能性もあるため注意しましょう。

領収書の未発行や紛失には、経費精算システムの導入がおすすめ

領収書の未発行や紛失が頻繁に発生する場合、経費精算システムの活用をおすすめします。理由は以下の通りです。

領収書の未発行にも対応できる

経費精算システムは、交通系ICカードなどで領収書が発行されない場合にも対応できる機能があります。システムはICカードと連携し、利用データを領収書の代替資料として利用できることがあります。システムを導入することで、領収書がない場合でも経費精算が可能になります。

領収書の紛失リスクを下げられる

経費精算システムを導入することで、領収書の紛失を未然に防ぐことができます。多くの経費精算システムは、スマートフォンで領収書を撮影するだけで、自動的に読み取り、システム上で保管することが可能です。領収書が発行された直後にスマートフォンで撮影しておけば、万が一申請までの間に領収書を紛失してしまっても対処が可能です。さらにスマートフォンでの利用にも対応している経費精算システムなら、外出先や移動中でも経費の申請や手続きができます。経費の発生から精算までのタイムラグがなくなる分、領収書の紛失リスクをさらに減らすことができます。

まとめ

未発行や紛失によって領収書がない場合でも、代わりの書類や資料を用意すればおおむね経費の精算は可能です。ですが、領収書がない経費が多いと対処に手間がかかったり、税務調査の印象が悪くなったりといった懸念もあります。こうした問題の解決方法のひとつとして、こうした問題の解決方法のひとつとして経費精算などに関するシステムの利用がおすすめです。

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実際の経費精算の運用はどのように行っている?

企業における経費精算の実運用については、なかなか公開されることがなく、それぞれが独自にフローやシステムを構築していることが多いと思われますが、「バクラク経費精算」を提供するLayerXは、実際の経費精算運用をまとめた資料を公開しております。

電子帳簿保存法への対応などの法改正にどのように対応したのか、経費精算の承認ステップはどのように構築したのかなどが記載されておりますので、ぜひご一読ください。下記のボタンまたは画像よりダウンロード可能です。