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交通費に関する出金伝票の書き方とは？使われる場面や注意点なども解説！
出金伝票とは、会社が保有している現金が支出されたときに作成する伝票です。主に、会計上の取引における、現金支払いの内容や詳細を記録するために用いられます。
この記事では、出金伝票の概要や書き方、注意点などを解説します。入金伝票や振替伝票との違いについても解説するため、参考にしてください。
交通費に関する出金伝票の書き方とは？使われる場面や注意点なども解説！
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出金伝票とは？
出金伝票とは、現金の支払いを伴う取引や各種費用を管理するために用いられる伝票です。主に、支払先や金額などを記録します。勘定科目などの必要事項を記入すれば、仕訳帳の代わりになります。また、現金での支払いを証明できる書類として、領収書と同じ取り扱いも可能です。
入金伝票や振替伝票との違い
出金伝票と混同されやすい書類として、入金伝票や振替伝票があります。それぞれの相違点は、下記のとおりです。
入金伝票との違い
入金伝票は、こちらに現金が入る取引を記録するための伝票です。会計取引の記録として用いられ、収入や資金の増加を表します。該当するのは、商品やサービスの提供によって得られた売上や、支払いとして受け取った現金などです。入金伝票が相手からの支払いを記録するのに対して、出金伝票は自分が支払いしたときに記録する点で異なります。
振替伝票との違い
現金支払い以外の方法で金銭のやり取りがあった場合に、振替伝票は作成されます。該当する取引は、銀行振込や振込手数料、クレジットカード決済や小切手・手形の受け渡しなどです。また、振替伝票は借方と貸方の両方で、勘定科目と金額の記載が必要です。そして、出金伝票は現金の支出を表すという点で、振替伝票とは異なります。
出金伝票が使われる場面
出金伝票が使われる場面は多岐に渡ります。ここでは、具体的な場面とそれぞれの詳細を解説します。
領収書が用意できないとき
何かしらの理由で領収書を用意できない際に、代用として出金伝票を使うことが可能です。例えば、領収書を紛失してしまったが、発行元は再発行の対応をしていない場合に活用が望めます。他にも、利用したサービスが領収書の発行自体に対応していない際に、代わりとして出金伝票を作成して対応可能です。
公共交通機関を利用したとき
電車やバスなどに代表される公共交通機関では、領収書の発行に対応していないケースも少なくありません。しかし、営業や打ち合わせなどで移動した際に発生した交通費は、経費として適切に計上する必要があるでしょう。
その場合、領収書の代わりとして出金伝票を作成します。記載が求められる情報は、出金日付や利用した交通機関、金額や目的など、正当な利用であることを証明するものです。
自販機で商品を購入したとき
自販機で商品を購入したときは、出金伝票の作成が必要になります。なぜなら、自販機からは領収書が発行されないため、経費として計上することが難しいからです。また、正当性を証明できる資料や書類なども用意できると、信頼性が高まります。例えば、セミナーや会議などで飲み物を用意した場合は、開催を証明できる資料や書類などを合わせて提出しましょう。
取引先の関係者へ慶弔費を払ったとき
取引先の関係者へ払った慶弔費は、接待交際費として計上可能です。しかし、その場では領収書の発行を頼みづらかったり、先方の都合で対応が難しかったりする場合もあるでしょう。そのようなケースでは、出金伝票を作成し、領収書の代わりに使用します。
また、開催や出席したことを証明できる書類があれば、添付することが望ましいです。具体的には、結婚式なら招待状、葬儀なら会葬礼状などが挙げられます。
接待費を割り勘で払ったとき
接待費を割り勘で払ったときも、出金伝票が活用されます。取引先との接待で飲食をした際に、費用を割り勘で払ってしまうと、領収書での証明が難しいためです。自身が支払った分の金額分で出金伝票を作成して、領収書の代わりとします。また、計上は接待交際費か会議費にすることが一般的です。
交通費に関する出金伝票の書き方
交通費に関する出金伝票の書き方について解説します。手順とそれぞれの詳細は、以下のとおりです。
1.取引したときの日付を記入する
最初に着手するべきなのは、取引したときの日付の記入です。出金伝票では、日付の正確性が重要視されます。そのため、取引に関するやり取りがあったメールを確認したり、明細に記載されている日付をチェックしたりして、正確性を保つべきです。なお、出金伝票を作成した日ではないため、誤って記入しないようにしましょう。
2.支払先を記入する
支払い先の組織や相手などを記入します。例えば、電車やバスなどを利用したら運営会社が、飲食をしたら店舗名が該当します。名前は通称や一部だけではなく、正式名称の記入が必要です。また、合わせて記入する支払い金額については、実際に自分が負担した分のみとなります。割り勘した際は、領収書やレシートにある金額と合致しないため注意しましょう。
3.勘定科目を記入する
旅費交通費や接待交際費、慶弔費や消耗品代など、該当する勘定科目を記入します。社内で勘定科目の記載に関する規定がある場合は、適切な対応が必要です。
4.摘要を記入する
摘要として、支出の目的や取引の内容などを記入します。第三者が見ても理解できるように、具体的かつ詳細に記載することが重要です。例えば、交通費なら乗車した駅と降車した駅を、接待交際費なら相手の企業名や個人名などを示しましょう。
5.取引の金額を記入する
実際の取引で支払った金額も、記入するべき事項の1つです。記入する際は金額の改ざんを防ぐために、数字の頭には¥マークを付けたり、最後にハイフンなどの記号を付けたりしないように注意しましょう。
6.起票者を記入する
伝票を作成した人の氏名や所属を記入します。企業の規定によっては、起票者の存在を証明するために押印が必要なこともあります。起票者のほかに承認者がいる場合、該当する承認者の情報も記入しましょう。また、承認には押印が伴うことが一般的なので、適切な対応が求められます。
出金伝票に関する注意点
出金伝票を扱う際はいくつか注意するべき点があります。具体的な注意点とそれぞれの詳細は以下の通りです。
法律による保管期間がある
取引に関わる伝票や帳簿は、一定の保存期間が法律によって定められており、出金伝票も該当します。出金伝票に義務付けられている保管期間は、法人税法では7年、会社法では10年です。
出金伝票を保管する意味は、法律を遵守するだけに留まりません。将来に発生する監査や、税務調査に備えられるという利点もあります。取引を正確に記録しているため、証拠として提出できたり、問題の解決に役立ったりする点もメリットです。
証拠とセットで保管する
出金伝票は、証拠とセットで保管することが大切です。なぜなら、支出の内容が適切であることを、証拠となる情報で証明できるためです。例えば、ICカードの利用履歴や結婚式の招待状・参加者リストなどが、支出が適切であった証拠として機能します。
不正や改ざんの予防を徹底する
出金伝票は自己申告に基づいて作成されるので、不正や改ざんが発生しないように注意しましょう。予防方法としては、承認者を用意して内容の確認や署名をすることが挙げられます。また、取引が適切であることを証明するために、書類をセットで保管するのも有効です。
できる限り使わないようにする
領収書の代わりとしても利用できる出金伝票ですが、基本的には領収書を提出する方が望ましいです。出金伝票は領収書と異なり自己申告制であり、不正や改ざんの難易度も低いためです。過剰な出金伝票の作成は、税務調査などで不正を疑われる要因にもなりかねません。適切な活用を心掛けましょう。
まとめ
出金伝票の概要や似ている書類との違い、出金伝票が使われる場面や書き方、注意点などについて解説してきました。出金伝票は自己申告で作成するため、客観的に見て信頼性の高い内容や作りにすることが重要です。
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