経費精算は給与振込とまとめるべき理由とは？メリットや注意点を解説！

経費精算は給与と一緒に銀行振込にするのがおすすめです。経費精算を給与振込とまとめて行うことで、先に述べた小口現金の問題を解決できます。ここでは、給与振込の際に経費精算も一緒に行うメリットを詳しく説明します。

小口精算と比べて経理部門の負担が減る

経費精算と給与振込を一緒に行うと、経費部門の負担を軽減できます。小口現金では、精算するたびに現金を渡す必要があり、経費担当の負担が重くなりがちです。しかし、振込の場合は現金のやり取りがないため都度計算する作業が必要ありません。小口現金の残高と帳簿残高が合わないなどの心配もなく、心理的な不安や負担を減らせます。

小口精算で発生しがちな経費精算のミスが減る

経費精算のミスが減ることもメリットです。銀行振込ならすぐに現金を手渡すわけではないため、余裕をもって確認作業を進められます。万が一ミスが発生しても、実際に精算する前に修正できる可能性があります。小口現金での精算では、担当者がその場で対応する内容が多いです。そのため、精算金額のズレ、領収書の確認漏れ、記帳漏れといったミスが発生するケースは少なくありません。

現金の盗難や紛失などのリスクがなくなる

前述したように、小口現金には現金の紛失や盗難などのリスクがあります。しかし、給与振込に切り替えることで現金を管理する必要がなくなるため、リスクを大幅に下げられます。また、現金管理の業務負担を軽減できる点もメリットです。経理担当者は煩雑な経費精算業務から解放され、コア業務に注力しやすくなるでしょう。

給与振込と一緒なら振込手数料がかからない

経費精算を銀行振込で行う場合には、通常、振込手数料がかかります。しかし給与と一緒に経費精算分を振り込む仕組みにすれば、経費精算のために新たにコストが生じることもありません。