小口現金とは?管理や仕訳の方法を解説

経費精算について、小口現金による精算を検討している経理担当者もいるでしょう。この記事では、小口現金による経費精算の流れや仕訳例を解説します。スムーズな経費精算を実現するための参考としてぜひ役立ててください。

小口現金とは?管理や仕訳の方法を解説​

小口現金による精算とは?

小口現金とは、経費精算を目的としてそれぞれの部署や支店に常備しておく少額の現金のことです。従業員が立て替えて支払った交通費や備品代などを精算する際に小口現金が使用されます。

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小口現金による精算のメリット

小口現金があると、業務のために使える現金が手元にあり、急な出費にもすぐに対応が可能です。その場で経費精算が行えるため、頻繁に経費の立て替えを行っている担当者にとっては、負担の軽減につながります。また、領収書の紛失に後から気づいて経費精算できなくなるリスクも少なくなります。加えて、特に小規模な企業であれば小口現金に目が届きやすいため、不正も防ぎやすいです。

小口現金による精算の業務フロー

小口現金による経費精算の流れは以下の通りです。

1.従業員から領収書を受け取る
2.領収書を確認して小口現金で精算する
3.経費精算の会計処理を行う
4.小口現金出納帳に取引を記録する
5.帳簿残高と実際の残高が一致しているか確認する

規模の大きい企業での銀行振込による精算では、従業員が上長の承認を得る必要がありますが、小口現金による精算では上長の承認が不要なケースが多いです。従業員から申し出があればすぐに対応できるため、当日中の精算も実現できます。

小口現金を管理する方法

小口現金の管理方法は、定額資金前渡制度と随時補給制度の2種類があります。定額資金前渡制度は、一定期間ごと現金を補充する方法です。それに対し、随時補給制度は、必要なタイミングで随時現金を補充する方法となります。

また、小口現金のやり取りについては小口現金出納帳で管理します。小口現金による経費精算が発生するたびに、小口現金係がその内容を小口現金出納帳に記載します。

小口現金での精算時と補充時の仕訳例

小口現金で精算や補充をする場合、どのように仕訳するのでしょうか。ここでは、それぞれの仕訳例を紹介します。

精算時の仕訳例

小口現金で経費精算したら、費用ごとに金額が分かるように仕訳をする必要があります。たとえば、水道光熱費、通信費、雑費、消耗品費、旅費交通費の支払いのために6万円分の小口現金の出金報告を受けた場合の仕訳は、以下のとおりです。

借方

貸方

水道光熱費

20,000円

小口現金

60,000円

通信費

15,000円

雑費

10,000円

消耗品費

5,000円

旅費交通費

10,000円

補充時の仕訳例

すでに触れたとおり、小口現金は定額資金前渡制度または随時補給制度で管理します。いずれかの方法で小口現金を補充した際は、仕訳が必要です。たとえば、4万円支出して小口現金として補充した場合、以下のように仕訳します。

借方

貸方

小口現金

40,000円

預金

40,000円

まとめ

小口現金があると、申請後にすぐに精算できるため、経費を立て替えた従業員にとっては便利な方法だといえます。スムーズな経費精算を実現するためにも、小口現金の精算の流れや管理方法、仕訳についてしっかり把握しておきましょう。
一方で、小口現金には現金の管理や盗難のリスクといった課題もあります。こうした課題に対応するには、振込で経費精算を行う方法もあります。振込による精算は現金のやり取りがなくなり、心理的な不安や負担を減らせます。詳しくは以下の記事で説明していますので、ぜひ参考にしてください。

▶経費精算は給与振込とまとめるべき理由とは?メリットや注意点を解説!
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