経費精算業務の自動化や効率化をする方法は？具体的な施策や注意点も解説！

経費精算業務を効率化するには、どうすればよいのでしょうか。効率化の方法は複数あるため、自社の状況に応じて取り入れることが不可欠です。ここでは、経費精算業務を効率化する施策について、具体的に解説します。

書類を電子化してペーパーレス化する

経費精算に関わる書類をペーパーレス化すると、経費精算業務の大幅な効率化につながります。書類や情報をすべて電子化してデータでやり取りできるようにすれば、書類作成、申請、承認などもシステム上で対応できるようになります。仮に修正や仕様の変更が生じても、手間をかけず簡単に対応可能です。

なお、電子帳簿保存法においても、要件を満たせば領収書を含む帳簿関係書類を電子化した後は原本破棄ができるようになりました。よって、書類を電子化して管理すれば、原本を保管するスペースや手間もなくせます。書類のペーパーレス化にはさまざまなメリットがあるため、経費精算に関わる書類は積極的にデータで扱うとよいでしょう。

法人カードと関連システムを導入する

経費精算業務を効率化する方法としては、法人カードと関連システムの導入もあげられます。法人カードを導入して各従業員が利用できるようにすると、法人カードで支払われた経費は指定の銀行口座から直接引き落とせます。この場合、従業員はそもそも経費を立替払いする必要がありません。経費精算もしなくて済むようになり、時間や手間のかかる作業を減らせます。

また、税法上では、クレジットカードの利用明細を領収書の代わりに使用できる場合があります。インボイス制度の絡みで3万円以上の領収書についてなど、回収しなければならない場合も同様です。

よって、クレジットカードで経費を支払えば、領収書の収集、確認、保管などの手間も削減可能です。経費精算の手続きや業務そのものを減らせるため、法人カードと関連システムの導入は特におすすめです。

経路検索やICカードで交通費を自動計算

経路検索やICカードなどを活用して交通費を自動計算すれば、交通費の精算もスムーズになります。交通費の計算や確認をするには、いちいち経路や規定などをチェックしなければなりません。最安の運賃を割り出したり、定期区間の控除についても考慮したりする必要があります。

交通費の精算は多くの手間がかかるうえに、頻度も高い業務です。しかし、確認を怠ると金額が水増しされたりカラ出張の申請が行われたりするリスクがあります。交通費の自動計算を実現できれば、手間や時間をかけずに正しい交通費の金額を計算できます。各従業員や経理担当者にかかる負担を大幅に削減できる可能性が高いでしょう。

経費精算システムを導入して申請や承認フローを簡略化する

経費精算を根本から効率化するには、経費精算システムを導入すると効果的です。経費精算システムには、経費精算の作業を簡略化するために役立つ便利な機能が多く搭載されています。たとえば、領収書を撮影してデータを取り込む機能、交通費の計算を自動化する機能、システム上で承認や申請状況の確認などができる機能などがあります。