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経費精算のペーパーレス化で経理業務の負担軽減！実施する方法や期待できる効果とは？
経費精算は、経理業務のなかでも負担の大きい業務であり、効率化が求められています。ペーパーレス化によって業務効率化を行えば、経理担当者の負担軽減につながるでしょう。この記事では、経費精算のペーパーレス化について解説します。期待できる効果や注意点、具体的な方法などを解説するため、ぜひ参考にしてください。
経費精算のペーパーレス化で経理業務の負担軽減！実施する方法や期待できる効果とは？
経費精算のペーパーレス化とは
経費精算には領収書や出金伝票が必要です。従来は、これらの書類は紙での取り扱いが主流でした。近年では、会計ソフトなどの計算ソフトが多くの企業で導入されたことにより、電子データで取り扱える書類も増加傾向にあります。
現在では、電子帳簿保存法の改正によって国税関連書類の電子化が可能となっており、経費精算のペーパーレス化がしやすい環境です。スキャナだけでなく、スマートフォンやデジタルカメラなどで撮影したデータも、条件をクリアしていれば経費精算の必要書類として認められます。
従来の経費精算における課題
紙媒体を主流とする従来の経費精算は、さまざまな課題があります。例えば、経費精算に必要な書類の印刷や保管などは手間がかかるため、経理業務を圧迫する要因の1つとなっています。
経費精算の書類は保管が義務付けられており、保管スペースや管理をする人的リソースの確保にもコストがかかります。業務負担が重く、人的ミスが発生したり作業が遅れたりするケースもあるでしょう。これらの課題は、ペーパーレス化によって解消できる可能性があります。
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経費精算のペーパーレス化で期待できる効果
経費精算のペーパーレス化を行うことで、以下の4つの効果が期待できます。
印刷・管理コストの削減
ペーパーレス化によって、申請書類をコピーしたり印刷したりする必要がなくなるため、印刷にかかるコストや手間が省けます。また、紙媒体の書類はファイリングして保管するなど、ある程度の保管スペースが必要です。しかし、ペーパーレス化の実現によってクラウド上に保管できれば、管理費用や人件費もカットできます。
ミスや記入漏れの防止
経費精算作業を経理担当者が手作業で行う場合、記載ミスや記入漏れなどの人的ミスが発生する問題があります。経費精算システムを導入し、ペーパーレス化を実現できればチェックが容易になり、人的ミスが発生するリスクを大幅に軽減することが可能です。システム上で計算もできるため、業務効率化にもつながります。
紛失・盗難リスクの軽減
紙媒体の書類で心配なのは、紛失や盗難のリスクです。例えば、自然災害による紛失や水没のリスク、劣化による破損、盗難などの危険性もあります。紛失や盗難に備えるために金庫を用意するなど、セキュリティ強化のコストがかさむ問題も考えられるでしょう。ペーパーレス化によって紛失や劣化の防止につながり、閲覧履歴が残るため盗難リスクも軽減できます。
過去データの検索性向上
膨大な量の書類から該当の書類を探すのは困難です。しかし、書類をデータ化しておくことで、検索性が向上し容易に探し出せます。確認したい日付やキーワードなどで検索できるため、手間をかけずに必要な書類を見つけ出すことが可能です。業務負担を圧倒的に軽くすることができ、労働時間の削減も実現しやすくなります。
経費精算をペーパーレス化する方法
経費精算をペーパーレス化する方法としては、以下の3つの方法が挙げられます。
キャッシュレス決済の利用
経費の支払いをキャッシュレス決済にすることで、手軽にペーパーレス化を実現できます。例えば、電車を使う際は交通系ICカードを使う、備品を購入する際はクレジットカードを利用するなど、導入しやすい仕組から優先的に検討しましょう。
キャッシュレス決済の利用明細は、電子データとして活用できるため、改めてデータ化する手間が省けます。経理部で内容確認がしやすいのもメリットです。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法への対応により、電子データで書類を保存することが可能になります。国税関連書類の電子保存は、管轄税務署長の承認が必要です。 電子保存を開始する3か月前までに、申請書と必要書類を提出したうえで承認をもらう必要があるため、社内で電子保存が必要な書類を検討して早めに準備しましょう。
電子帳簿保存法で認められている保存方法は、電磁的記録・COM・スキャナの3種類あります。ペーパーレス化に伴い社内の経費精算ルールも変更となるため、事前の社内アナウンスを確実に行うことが大切です。
経費精算システムの活用
ペーパーレス化で経費精算を効率化したい場合には、経費精算システムの導入がおすすめです。経費精算システムでは、経費精算申請書をシステム上で作成できるだけでなく、申請から確認までワンストップで行えます。ミスや漏れがあってもシステム上で通知される仕組みにより、手作業よりも確実性が増し、業務効率の向上につながります。
ペーパーレス化した経費精算の業務フロー
経費精算をペーパーレス化した場合、業務フローに変更が発生します。ここでは、ペーパーレス化に伴う業務フローを解説します。
1.システム上で経費精算の申請書を作成する
システム上に必要な領収書をアップロードして、経費精算申請書を作成します。紙の領収書は電子保存の要件に基づき、スキャンもしくはスマートフォンやデジカメで撮影しておきましょう。
申請書の作成時は、必要事項に漏れやミスがないか確認しながら入力することが大切です。とはいえ、経費精算システムは使用用途をあらかじめ設定しておけるため、申請者は項目を選ぶだけで入力できます。
2.上長が申請書を承認する
申請書を作成したら、申請者の上長に承認をもらう必要があります。システム上で承認依頼を送るだけで済むため、お互いがどこにいても手続き可能です。システムによってはメールなどで通知される製品もあり、承認忘れのリスクも下げられます。
外出が多い企業では、モバイル端末で申請や承認ができるシステムの導入を検討しましょう。パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなどでも利用できれば対応がスムーズです。
3.経理部が申請内容をチェックする
承認された申請書は経理部に提出され、経理部で申請内容にミスがないかをチェックします。出金伝票の作成が必要なケースでも、経費精算システムを導入していればシステム上で作成が可能です。ダブルチェックが必要なケースも多くあるものの、システム上で確認できるため誰がどこにいても対応でき、決済への移行も効率よく行えます。
4.会計ソフトに申請内容を自動仕訳する
経費精算では、決済内容を仕訳して記録する必要があります。会計ソフトと連携できる経費精算システムであれば、自動仕分けが可能です。記載漏れやミスを軽減でき、担当者の作業の手間を省くことができます。システム上で振込依頼も行えるため、決済処理も円滑に進められるでしょう。
5.経費精算データをシステム上で保管する
システム上で完了した経費精算は、書類の電子データをそのまま保存できます。そのため、ファイリングなどの手間や保管スペースも必要ありません。経費精算の書類は、最長7年となっており、欠損金が発生した年度は10年の保存が義務付けられています。保存期間内にもかかわらず、書類を処分した場合は罰則の対象となるため、確実に保管しておきましょう。
経費精算をペーパーレス化する際の注意点
経費精算をペーパーレス化する際には、注意したいポイントが2つあります。
セキュリティの強化
経費精算のペーパーレス化に伴い、関連書類をシステム上に保管する場合はセキュリティの強化が必須です。セキュリティレベルが低い状態でシステムを使用すると、ウイルス感染やハッキングによって情報が流出する危険性があります。
個人情報や取引先情報の漏えいは社会的信用の失墜につながるため、丁寧な取り扱いが必要です。万が一、データが破損したり、誤って削除したりする可能性も考えて、バックアップもしっかり取っておきましょう。
社内周知の徹底
新システムを導入する場合、社内にしっかりと周知することが重要です。これまで紙媒体で管理していたものをペーパーレス化すると、業務フローも変わります。そのため、業務フローについて理解してもらうことが大切です。パソコン作業が苦手な従業員などには研修を行うなど、社内教育を行いスムーズに利用できる環境を構築しましょう。
まとめ
従来は経費精算を紙媒体で行うことが主流でしたが、電子帳簿保存法の改正により国税関連書類の電子化も可能となりました。経費精算をペーパーレス化することで、コストの削減やミスの防止、過去データの検索性向上などさまざまなメリットがあります。
バクラク経費精算は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。申請者がミスなく申請できるシステムとなっており、経理担当者のミス防止にもつながります。申請書の作成から確認、精算まで行うことができ、会計ソフトとの連携も可能です。経費精算のペーパーレス化をお考えなら、ぜひお問い合わせください。
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実際の経費精算の運用はどのように行っている？
企業における経費精算の実運用については、なかなか公開されることがなく、それぞれが独自にフローやシステムを構築していることが多いと思われますが、「バクラク経費精算」を提供するLayerXは、実際の経費精算運用をまとめた資料を公開しております。
電子帳簿保存法への対応などの法改正にどのように対応したのか、経費精算の承認ステップはどのように構築したのかなどが記載されておりますので、ぜひご一読ください。下記のボタンまたは画像よりダウンロード可能です。
