経費精算システムとは？導入するメリット・デメリットや選び方を解説

経費精算システムのメリットを立場別に紹介します。企業全体のメリットを説明できると、スムーズにシステムを導入できる可能性も高まるでしょう。

申請者側のメリット

経費精算システムを導入すると、申請者は手続きの負担を減少させることが可能です。手作業を減らせるため、申請書のミスも少なくなります。

申請書を記入する手間を省ける

経費精算システムがあれば、申請者は申請書を記入する手間を省けます。システムがなければ、申請者は領収書の内容を確認しつつ申請書に記入しなければいけません。手作業による申請書の作成は時間がかかり、不慣れな人はミスをする恐れもあります。

読み取り機能が搭載された経費精算システムなら、スマートフォンで領収書を撮影してアップロードするだけで、手間なく申請書を作成することが可能です。

簡単に承認依頼できる

経費申請システムでは、システム上で申請書の承認依頼を出せます。直接申請書を提出しなくて済むため、申請者は承認者の居場所や都合を把握しておく必要がありません。また、クラウド型のシステムであれば、出先からも承認依頼を出せるため便利です。

面倒な計算作業を簡略化できる

ICカードの読み取り・交通費の自動控除などの機能を使うと、申請者は自分で計算作業をする必要がありません。計算作業の自動化は、申請ミスの未然防止につなげることも可能です。なお、申請書にミスがあれば、経理担当者にも指摘・修正を促す負担がかかってしまいます。従業員がよく使用するツールを把握して、計算作業の自動化を検討しましょう。

承認者側のメリット

経費精算システムを使うと承認手続きを簡略化でき、出先でも手続きを進められるようになります。また、承認し忘れの防止にも効果的です。

ボタン1つで承認・否認ができる

経費申請システムでは、申請者から上がってきた承認依頼に対してボタン1つで対応できます。承認または否認を選ぶだけで次のフローに進むため、承認者が申請書を持って申請者や経理部門を訪ねる必要はありません。また、これまで1枚ずつ申請書に承認印を押してきた職場では、システム導入により大幅に作業の効率化が見込まれます。

出先でも作業を進められる

承認者のなかには、外出しがちな人も多いと考えられます。クラウド型のシステムであれば、出先でも経費精算システムにアクセス可能です。出張中、テレワーク中、移動中などに承認処理を進められると、隙間時間を有効に使えます。

承認し忘れを防げる

承認し忘れを防げることも、経費精算システムのメリットです。未承認のものがあればシステムを通じて通知が来るため、忙しく働いている人でも承認し忘れを防げます。また、「未対応」「差し戻し」といった申請状況は、経費精算システムで確認可能です。自分が対応すべき申請書を把握できると、スムーズに対応できるでしょう。

経理担当者側のメリット

経費精算システムを導入すると、複雑な経費精算を効率化できます。さらに経費処理が終わった後の書類の保存や確認も容易です。

交通費などの面倒な計算を省略できる

経費精算システムは、経費を自動的に計算してくれます。経理担当者は上がってきた申請書に不備がないか調べますが、交通費などの計算は複雑で時間がかかるものです。

その点、システムを使って交通費を計算すると、交通手段を調べて駅名などの情報を入力するだけで、自動的に経費が算出されます。また、申請者もシステムを使って申請書を作成しているため、差し戻しを指示する頻度も減らせるでしょう。

仕訳作業を効率化できる

紙の申請書の場合は、1枚ずつ内容を確認しながら仕訳します。しかし、勘定科目が分からなければ仕訳は困難です。企業の独自ルールで定められた勘定科目もあるため、経験が浅い人は仕訳を間違えてしまうかもしれません。経費精算システムと会計システムを連携できると、申請書の内容が自動的に会計ソフトに反映され、仕訳作業の効率化につながります。

振り込みに必要なデータの作成を自動化できる

経費精算では、最終的に、従業員が立て替えたお金を払い戻さなくてはなりません。経費精算システムを使うと、精算を終えたときに振込に必要なFB（フォームバンキング）データが自動的に作成されます。FBデータとは、複数の振込情報が集約されたデータのことです。FBデータを作成する手間を省けると、経理担当者はスムーズに振込業務に移行できます。