経費精算システムとは？導入するメリット・デメリットや選び方を解説

経費精算システムのメリットを立場別に紹介します。企業全体のメリットを説明できると、スムーズにシステムを導入できる可能性も高まるでしょう。

申請者側のメリット

経費精算システムを導入すると、申請者は手続きの負担を減少させることが可能です。手作業を減らせるため、申請書のミスも少なくなります。

申請書を記入する手間を省ける

経費精算システムがあれば、申請者は申請書の記入を簡略化することができます。システムがなければ、申請者は領収書の内容を確認しつつ申請書に記入しなければいけません。手作業による申請書の作成は時間がかかり、不慣れな人はミスをする恐れもあります。

読み取り機能が搭載された経費精算システムなら、スマートフォンで領収書を撮影してアップロードするだけで、手間なく申請書を作成することが可能です。

簡単に承認依頼できる

経費申請システムでは、システム上で申請書の承認依頼を出せます。直接申請書を提出しなくて済むため、申請者は承認者の居場所や都合を把握しておく必要がありません。また、クラウド型のシステムであれば、出先からも承認依頼を出せるため便利です。

面倒な計算作業を自動化できる

ICカードの読み取り・交通費の自動控除などの機能を使うと、申請者は自分で計算作業をする必要がなくなります。申請書に計算ミスがあれば、経理担当者にも指摘・修正を促す負担がかかってしまいます。計算作業の自動化は、申請ミスの未然防止につなげることができます。従業員がよく使用するツールを把握して、計算作業の自動化を検討しましょう。

承認者側のメリット

経費精算システムを使うと承認手続きが効率化され、出先でも手続きを進められるようになります。また、承認し忘れの防止にも効果的です。

ボタン1つで承認・否認ができる

経費申請システムでは、申請者から上がってきた承認依頼に対してボタン1つで対応できます。承認または否認を選ぶだけで次のフローに進むため、承認者が申請書を持って申請者や経理部門を訪ねる必要はありません。また、これまで1枚ずつ申請書に承認印を押してきた職場では、システム導入により大幅に作業の効率化が見込まれます。

出先でも承認作業ができる

クラウド型の経費精算システムであれば、出先でも経費精算システムにアクセスして承認をすることが可能です。承認者のなかには、外出しがちな人も多いと考えられます。出張中、テレワーク中、移動中などに承認処理を進められると、隙間時間を有効に使えます。

承認し忘れを防げる

未承認の経費精算申請があればシステムを通じて通知が来るため、忙しく働いている人でも承認し忘れを防げます。また、「未対応」「差し戻し」といった申請状況は、経費精算システムで確認可能です。自分が対応すべき申請書を一目で把握でき、スムーズに対応できます。

経理担当者側のメリット

経費精算システムを導入すると、経理担当者は膨大な作業を効率化・省略化できます。さらに経費処理が終わった後の書類の保存や確認も容易です。

申請内容のチェックを簡略化できる

経費精算システムは、経費を自動的に計算してくれます。経理担当者は上がってきた申請書に不備がないか調べますが、1件ずつ交通費などを調べて計算する作業は、時間も手間もかかるものです。

その点、システムを使って交通費を計算すると、交通手段を調べて駅名などの情報を入力するだけで、自動的に経費が算出されます。システムの自動計算により申請者の計算ミスが減るため、経理担当者は申請内容のチェックが簡略化できます。さらに、申請者もシステムに従って申請書を作成するため、内容不備が減り、経理担当者から差し戻しを指示する頻度も減らせるでしょう。

仕訳作業を効率化できる

経費精算システムによって、仕訳作業にかかる時間や手間を減らすことが可能です。紙の申請書の場合は、1枚ずつ内容を確認しながら仕訳します。しかし、勘定科目が分からなければ仕訳は困難です。企業の独自ルールで定められた勘定科目もあるため、経験が浅い人は仕訳を間違えてしまうかもしれません。自動仕訳機能や会計システム連携機能を使えば、申請書の内容に応じて自動的に仕訳・会計ソフトに反映することができます。

振り込みに必要なデータの作成を自動化できる

経費精算システムを使うと、精算を終えたときに振り込みに必要なFB（フォームバンキング）データが自動的に作成されます。FBデータとは、複数の振込情報が集約されたデータのことです。従来の経費精算では、従業員が立て替えたお金を払い戻すために、FBデータを作成する作業が必要です。経費精算システムによってFBデータを作成する手間を省けると、経理担当者はスムーズに振込業務に移行できます。

申請の催促や確認などがスムーズにできる

経費精算システムを使うと、申請未提出者への催促や書類不備の確認・差し戻しなどの作業が簡単に行えます。未提出者をシステムから抽出できるため、誰が申請を完了していないかが明確になり、催促のためのひと手間が減らせます。システムによっては、申請期限が近づくと、自動的にメールやプッシュ通知で催促が行われる機能もあります。さらに、差し戻しもシステムを通じて簡潔な理由を伝えることができ、スムーズな再申請を促すことが可能です。申請の催促や確認・修正など、いちいち申請者に連絡をとったりしなければならないといったコミュニケーション面での面倒な作業も、すべてシステム上でやり取りすることで改善できます。

 経費精算の不正防止に効果がある

不正利用を防ぐためには、経費精算システムの導入が効果的な手段です。例えば、ICカードと連携できる経費精算システムなら、正確な履歴を取り込めるため交通費の水増しを防ぐことができます。さらに過去に申請された金額と比較して著しく上がっているなど、不自然な点があるかどうかを確認できるため、不正に気付きやすくなります。経費精算システムを使って経費精算の不正を防ぐ環境を作ることができれば、経理担当者の負担は大きく軽減されるでしょう。

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紙での保管が不要になり管理や保管場所の問題が減る

経費精算システムを導入することで、申請書や領収書などが電子化され、保管場所や管理の手間が削減できます。経理担当者は、申請書や領収書のファイリング作業や整理に時間をとられる必要がなくなります。さらに、過去のデータは電子データとして保存されるため、膨大な量の書類から該当の書類を探す必要がなく、すぐにシステム上で確認したい書類を閲覧することが可能です。

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