経費精算システムとは?導入するメリット・デメリットや選び方を解説

経費精算とは、従業員が一時的に立て替えた費用を払い戻すことです。複雑な経費精算業務に、頭を抱えている担当者は多いのではないでしょうか。経費精算システムを利用すると、業務効率改善を始めとしてさまざまなメリットを感じられます。

ここでは、経費精算システムの特徴を解説します。導入後のメリット・デメリットや選び方も解説するため、参考にしてください。

経費精算システムとは?導入するメリット・デメリットや選び方を解説

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算に関する一連の業務を効率化するシステムです。経費精算は、申請から承認、会計システムへのデータ入力といった複数のプロセスで成り立っています。システムを導入すると、個々のプロセスが簡略化され、経理部門だけではなく企業全体での業務効率化が可能です。

システムには、物品購入費用の精算、交通費精算、小口精算などに対応しているものが多く見られます。また、手間を省きつつ正確な処理ができるとして、領収書などを自動読み取りできるシステムが人気です。

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搭載されている機能の例

経費精算システムに搭載されている主な機能は、経費申請・承認機能と、データ連携機能などです。データの連携先は会計ソフトだけではなく、勤怠管理システムや予算管理システム、ワークフローシステム、給与計算システムなども挙げられます。

他にも、以下のような機能が搭載されているシステムであれば、便利に使えると考えられます。自社に求められている機能が搭載されているシステムを選びましょう。

・自動仕訳機能
・領収書などの読み取り機能
・データ生成・分析機能
・スマートフォン・IC系カード・法人カードなどとの連携機能
・証憑書類の管理機能

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムのメリットを立場別に紹介します。企業全体のメリットを説明できると、スムーズにシステムを導入できる可能性も高まるでしょう。

申請者側のメリット

経費精算システムを導入すると、申請者は手続きの負担を減少させることが可能です。手作業を減らせるため、申請書のミスも少なくなります。

申請書を記入する手間を省ける

経費精算システムがあれば、申請者は申請書を記入する手間を省けます。システムがなければ、申請者は領収書の内容を確認しつつ申請書に記入しなければいけません。手作業による申請書の作成は時間がかかり、不慣れな人はミスをする恐れもあります。

読み取り機能が搭載された経費精算システムなら、スマートフォンで領収書を撮影してアップロードするだけで、手間なく申請書を作成することが可能です。

簡単に承認依頼できる

経費申請システムでは、システム上で申請書の承認依頼を出せます。直接申請書を提出しなくて済むため、申請者は承認者の居場所や都合を把握しておく必要がありません。また、クラウド型のシステムであれば、出先からも承認依頼を出せるため便利です。

面倒な計算作業を簡略化できる

ICカードの読み取り・交通費の自動控除などの機能を使うと、申請者は自分で計算作業をする必要がありません。計算作業の自動化は、申請ミスの未然防止につなげることも可能です。なお、申請書にミスがあれば、経理担当者にも指摘・修正を促す負担がかかってしまいます。従業員がよく使用するツールを把握して、計算作業の自動化を検討しましょう。

承認者側のメリット

経費精算システムを使うと承認手続きを簡略化でき、出先でも手続きを進められるようになります。また、承認し忘れの防止にも効果的です。

ボタン1つで承認・否認ができる

経費申請システムでは、申請者から上がってきた承認依頼に対してボタン1つで対応できます。承認または否認を選ぶだけで次のフローに進むため、承認者が申請書を持って申請者や経理部門を訪ねる必要はありません。また、これまで1枚ずつ申請書に承認印を押してきた職場では、システム導入により大幅に作業の効率化が見込まれます。

出先でも作業を進められる

承認者のなかには、外出しがちな人も多いと考えられます。クラウド型のシステムであれば、出先でも経費精算システムにアクセス可能です。出張中、テレワーク中、移動中などに承認処理を進められると、隙間時間を有効に使えます。

承認し忘れを防げる

承認し忘れを防げることも、経費精算システムのメリットです。未承認のものがあればシステムを通じて通知が来るため、忙しく働いている人でも承認し忘れを防げます。また、「未対応」「差し戻し」といった申請状況は、経費精算システムで確認可能です。自分が対応すべき申請書を把握できると、スムーズに対応できるでしょう。

経理担当者側のメリット

経費精算システムを導入すると、複雑な経費精算を効率化できます。さらに経費処理が終わった後の書類の保存や確認も容易です。

交通費などの面倒な計算を省略できる

経費精算システムは、経費を自動的に計算してくれます。経理担当者は上がってきた申請書に不備がないか調べますが、交通費などの計算は複雑で時間がかかるものです。

その点、システムを使って交通費を計算すると、交通手段を調べて駅名などの情報を入力するだけで、自動的に経費が算出されます。また、申請者もシステムを使って申請書を作成しているため、差し戻しを指示する頻度も減らせるでしょう。

仕訳作業を効率化できる

紙の申請書の場合は、1枚ずつ内容を確認しながら仕訳します。しかし、勘定科目が分からなければ仕訳は困難です。企業の独自ルールで定められた勘定科目もあるため、経験が浅い人は仕訳を間違えてしまうかもしれません。経費精算システムと会計システムを連携できると、申請書の内容が自動的に会計ソフトに反映され、仕訳作業の効率化につながります。

振り込みに必要なデータの作成を自動化できる

経費精算では、最終的に、従業員が立て替えたお金を払い戻さなくてはなりません。経費精算システムを使うと、精算を終えたときに振込に必要なFB(フォームバンキング)データが自動的に作成されます。FBデータとは、複数の振込情報が集約されたデータのことです。FBデータを作成する手間を省けると、経理担当者はスムーズに振込業務に移行できます。

経費精算システムを導入したデメリットとは

経費精算システムにはデメリットもあります。デメリットを把握して、システムをスムーズに導入できるよう準備しましょう。

コストがかかる

経費精算システムの導入、運用には費用がかかります。費用対効果を考えて導入を見極めることがポイントです。自社に有利な料金形態であるかも確認しましょう。月額固定料金制や従量課金制など、料金形態ごとにメリット・デメリットがあります。

システムには、クラウド型と、自社サーバーで管理するオンプレミス型があります。導入コストは、一般的にクラウド型の方が割安です。

使いこなせない従業員が出てしまう可能性がある

経費精算システムを導入すると、新しいやり方に戸惑う従業員が出てくる場合があります。特に操作が難しいシステムは、従業員が使いこなせません。マニュアルを用意する、研修を開催するなどの対策を考えなければ、システムが浸透しない恐れがあります。

システム化できない作業がある

突合点検の作業などは、システム化できません。また、交際費の申請などのように、申請書に詳細を記載しなければいけない場合もあります。システムの導入前に、自社の課題を経費精算システムで解決につなげられるかを検討しましょう。

導入前の周知・運用方法を検討する必要がある

経費精算システムを効果的に活用するためには、事前に従業員へ周知したり、運用方法をマニュアル・ルール化したりする必要があります。申請フローの確認・調整など、既存の運用方法を見直す手間も発生します。担当者を任命して、計画的にシステム導入を進めましょう。

自社に合う経費精算システムの選び方

企業ごとに、経費精算システムに求める要素は変わります。システムの選び方を解説します。

選び方1:運用のしやすさ

現場の従業員が使いやすいと感じる経費精算システムを選びましょう。運用方法が複雑では、経費精算システムが使用されないかもしれません。システムには、無料トライアル期間が設けられているものがあります。実際に従業員に触れてもらってから導入するシステムを決めることで、現場に合うものを導入することが可能です。

選び方2:導入の目的

リモートワークが浸透している企業、出社している人が多い企業、外国人比率が高い企業など、企業の特徴が異なれば抱える課題も変わります。自社の課題を整理して、課題解決につながるシステムを導入しましょう。

経費精算システムによって、機能や強みは多種多様です。機能面などで分からない部分があれば、システムを提供する企業に直接問い合わせて確認しましょう。問い合わせたときの対応で、サポート体制も確認できます。

選び方3:他システムとの連携性

経費精算システムと既存システムを連携させたい企業は多いと考えられます。既存システムとデータ連携できるか、連携作業はスムーズに進みそうかなどの確認も重要です。例えば、仕訳業務を効率化するためには、会計システムとの連携が求められます。書類の電子化に取り組む企業なら、既存のワークフローシステムと連携できるシステムを選ぶとよいでしょう。

選び方4:サポート体制

経費精算システムによってサポート内容が異なります。サポートは導入段階のみか、運用開始後もサポートを受けられるか、サポートの内容はどのようなものかを確認しておきましょう。

まとめ

経費精算システムは、経費精算に関する一連の業務を効率化するシステムです。システムの導入は、申請者や承認者、経理担当者のそれぞれにメリットをもたらします。なお、各システムは機能や特徴が異なります。自社の課題を整理して、企業に合うシステムを導入しましょう。

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