経費精算システムとは？導入するメリット・デメリットや機能、選び方を解説

経費精算システムを導入することで、申請者・承認者などの立場別にさまざまなメリットがあります。

企業全体のメリットを説明できると、スムーズにシステムを導入できる可能性も高まるでしょう。

申請者側のメリット

経費精算システムを導入すると、記入作業や計算作業などを簡略化でき、申請者は手続きにおける負担を減少できます。また、手作業が減ることで申請書のミスも発生しにくくなり、全体のスピードアップにもつながります。

申請書を記入する手間を省ける

経費精算システムがあれば、申請者は申請書の記入を簡略化することができます。読み取り機能が搭載された経費精算システムなら、スマートフォンで領収書を撮影してアップロードするだけで、手間なく申請書を作成することが可能です。

システムがない場合、申請者は領収書の内容を確認しつつ申請書に記入しなければならず、作成には時間がかかり不慣れな人はミスをする恐れもあります。

簡単に承認依頼できる

経費申請システムでは、システム上で申請書の承認依頼を行えます。直接申請書を提出しなくて済むため、申請者は承認者の居場所や都合を把握しておく必要がありません。また、クラウド型のシステムであれば、出先からも承認依頼を出せるため、より効率化をはかれます。

面倒な計算作業を自動化できる

交通系ICカードの読み取り・交通費の自動控除などの機能を使うと、申請者は自分で計算作業をする必要がなくなります。申請書に計算ミスがあれば、経理担当者にも指摘・修正を促す負担がかかってしまいます。計算作業の自動化は、申請ミスの未然防止につなげることができます。

承認者側のメリット

経費精算システムを導入すると、場所を問わず承認作業ができ、ミス防止にも効果的なため、承認手続きが効率化されます。

ボタン1つで承認・否認ができる

経費申請システムでは、申請者から上がってきた承認依頼に対してボタン1つで対応できます。承認または否認を選ぶだけで次のフローに進むため、承認者が申請書を持って申請者や経理部門を訪ねる必要はありません。

出先でも承認作業ができる

クラウド型の経費精算システムであれば、出先でも経費精算システムにアクセスして承認をすることが可能です。承認者のなかには、外出しがちな人も多いと考えられます。出張中、テレワーク中、移動中などに承認処理を進められると、隙間時間を有効に使えます。

承認し忘れを防げる

未承認の経費精算申請があればシステムを通じて通知が来るため、忙しく働いている人でも承認し忘れを防げます。また、「未対応」「差し戻し」といった申請状況は、経費精算システムで確認可能です。自分が対応すべき承認作業を一目で把握でき、対応漏れを防いでスムーズに対応ができます。

経理担当者側のメリット

経費精算システムを導入すると、経理担当者は膨大な作業を効率化・省略化できます。さらに経費処理が終わった後の書類の保存や確認も簡単に行えるようになります。

申請内容のチェックを簡略化できる

経費精算システムで計算作業が自動化されると、申請者の計算ミスや内容不備が減るため、経理担当者は申請内容のチェックが簡略化できます。

仕訳作業を効率化できる

申請書の内容を1枚ずつ確認したり環境科目を設定したりする仕訳作業の時間や手間を、経費精算システムでは減らすことが可能です。自動仕訳機能や会計システム連携機能を使えば、申請書の内容に応じて自動的に仕訳・会計ソフトに反映することができます。

振込に必要なデータの作成を自動化できる

経費精算システムを使うと、精算を終えたときに振込に必要なFB（フォームバンキング）データが自動的に作成され、経理担当者はスムーズに振込業務に移行できます。FBデータとは、複数の振込情報が集約されたデータのことです。従来の経費精算では、従業員が立て替えたお金を払い戻すために、FBデータを作成する作業が必要です。

申請の催促や確認などがスムーズにできる

経費精算システムを使うと、申請未提出者への催促や書類不備の確認・差し戻しなどの作業が簡単に行えます。未提出者をシステムから抽出できるため、誰が申請を完了していないかが明確になり、催促のためのひと手間が減らせます。システムによっては、申請期限が近づくと、自動的にメールやプッシュ通知で催促が行われる機能もあります。また、差し戻しもシステムを通じて簡潔な理由を伝えることで、スムーズな再申請を促すことが可能です。申請の催促や確認・修正などその都度、申請者に連絡をしなければならないといったコミュニケーション面での面倒な作業も、すべてシステム上でやり取りすることで改善できます。

経費精算の不正防止に効果がある

不正利用を防ぐためには、経費精算システムの導入が効果的な手段です。

例えば、ICカードと連携できる経費精算システムなら、正確な履歴を取り込めるため交通費の水増しを防ぐことができます。さらにシステムは最短移動手段を算出する機能を備えているため、故意に高い交通費を申請することもできません。また、クレジットカードと連携することで、 領収書の金額改ざん等の不正申請を防ぐことができます。システムと連携したクレジットカードは利用金額が自動的にシステムへ反映されるため、請求金額をごまかすことができません。

さらに、過去に申請された金額と比較して著しく上がっているなど、不自然な点があるかどうかを確認できるため、不正に気付きやすくなります。

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紙での保管が不要になり管理や保管場所に困らない

経費精算システムを導入すると、申請書や領収書などが電子化されるため、ファイリング作業や整理作業の時間、保管場所の確保や管理の手間が減少します。また、過去のデータは電子データとして保存されるため、膨大な量の書類から該当の書類を探す必要がなく、すぐにシステム上で確認したい書類を閲覧することが可能です。

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