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経費精算システムとは?導入するメリット・デメリットや選び方を解説

経費精算システムは、経費精算業務を効率化するだけでなく書類のペーパーレス化や不正防止にも効果があります。ただし経費積算システムは一定のコストがかかるため、企業全体のメリットやデメリット、費用対効果を検討してから導入する必要があります。

本記事では、経費精算システムを導入するメリット・デメリットや選び方を解説します。

経費精算システムとは?導入するメリット・デメリットや選び方を解説

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算に必要な申請から承認、会計システムへのデータ入力までの一連の業務を効率化するシステムです。紙による経費精算申請では、入力やチェック、承認作業に時間や労力がかかる、ミスが発生しやすいといった課題がありました。経費精算システムを導入することで、それぞれの工程が簡略化され、経理部門だけではなく企業全体での業務効率化が可能です。

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経費精算システムに搭載されている機能の例

経費精算システムに搭載されている主な機能は、経費申請・承認機能と、データ連携機能などです。データの連携先は会計ソフトだけではなく、勤怠管理システムや予算管理システム、ワークフローシステム、給与計算システムなども挙げられます。

他にも、経費精算システムによって以下のような機能が搭載されています。自社に求められている機能が搭載されているシステムを選びましょう。

【経費精算システムの機能】

 機能概要
ワークフローシステム内で稟議書の申請から承認までを完結できる機能です。責任者はシステムにログインし、申請中の書類をワンクリックで承認できます。
外部システムとの連携機能会計ソフトや給与システム、勤怠管理システムなどと連携させることで、経費精算システムの経費データをそのまま反映することができます。
自動仕訳機能勘定科目や税区分などを選択するだけで、自動的に仕訳されます。
領収書などの読み取り機能領収書などの書類をスキャンすると文字や金額を自動で読み取りデータ化してくれます。
データ生成・分析機能経費データを生成し、部門別、社員別、経費科目別など、様々な切り口で経費データを分析することができます。

交通費の自動計算

ICとの連携機能

乗換案内ソフトやSuicaなどの交通系ICカードと連携させるとこで、交通費を自動で取り込んで計算することができます。
法人カードとの連携機能法人カードと連携することで、クレジットカードの利用明細を経費精算システムに反映することができます。
証憑書類の管理機能証憑書類の検索、閲覧、保存など経費申請時に添付された領収書などを電子化し、安全に管理することができます。
振込データの自動作成承認された経費精算データに基づき、自動的に振込データを作成します。

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムのメリットを立場別に紹介します。企業全体のメリットを説明できると、スムーズにシステムを導入できる可能性も高まるでしょう。

申請者側のメリット

経費精算システムを導入すると、申請者は手続きの負担を減少させることが可能です。手作業を減らせるため、申請書のミスも少なくなります。

申請書を記入する手間を省ける

経費精算システムがあれば、申請者は申請書の記入を簡略化することができます。システムがなければ、申請者は領収書の内容を確認しつつ申請書に記入しなければいけません。手作業による申請書の作成は時間がかかり、不慣れな人はミスをする恐れもあります。

読み取り機能が搭載された経費精算システムなら、スマートフォンで領収書を撮影してアップロードするだけで、手間なく申請書を作成することが可能です。

簡単に承認依頼できる

経費申請システムでは、システム上で申請書の承認依頼を出せます。直接申請書を提出しなくて済むため、申請者は承認者の居場所や都合を把握しておく必要がありません。また、クラウド型のシステムであれば、出先からも承認依頼を出せるため便利です。

面倒な計算作業を自動化できる

ICカードの読み取り・交通費の自動控除などの機能を使うと、申請者は自分で計算作業をする必要がなくなります。申請書に計算ミスがあれば、経理担当者にも指摘・修正を促す負担がかかってしまいます。計算作業の自動化は、申請ミスの未然防止につなげることができます。従業員がよく使用するツールを把握して、計算作業の自動化を検討しましょう。

承認者側のメリット

経費精算システムを使うと承認手続きが効率化され、出先でも手続きを進められるようになります。また、承認し忘れの防止にも効果的です。

ボタン1つで承認・否認ができる

経費申請システムでは、申請者から上がってきた承認依頼に対してボタン1つで対応できます。承認または否認を選ぶだけで次のフローに進むため、承認者が申請書を持って申請者や経理部門を訪ねる必要はありません。また、これまで1枚ずつ申請書に承認印を押してきた職場では、システム導入により大幅に作業の効率化が見込まれます。

出先でも承認作業ができる

クラウド型の経費精算システムであれば、出先でも経費精算システムにアクセスして承認をすることが可能です。承認者のなかには、外出しがちな人も多いと考えられます。出張中、テレワーク中、移動中などに承認処理を進められると、隙間時間を有効に使えます。

承認し忘れを防げる

未承認の経費精算申請があればシステムを通じて通知が来るため、忙しく働いている人でも承認し忘れを防げます。また、「未対応」「差し戻し」といった申請状況は、経費精算システムで確認可能です。自分が対応すべき申請書を一目で把握でき、スムーズに対応できます。

経理担当者側のメリット

経費精算システムを導入すると、経理担当者は膨大な作業を効率化・省略化できます。さらに経費処理が終わった後の書類の保存や確認も容易です。

申請内容のチェックを簡略化できる

経費精算システムは、経費を自動的に計算してくれます。経理担当者は上がってきた申請書に不備がないか調べますが、1件ずつ交通費などを調べて計算する作業は、時間も手間もかかるものです。

その点、システムを使って交通費を計算すると、交通手段を調べて駅名などの情報を入力するだけで、自動的に経費が算出されます。システムの自動計算により申請者の計算ミスが減るため、経理担当者は申請内容のチェックが簡略化できます。さらに、申請者もシステムに従って申請書を作成するため、内容不備が減り、経理担当者から差し戻しを指示する頻度も減らせるでしょう。

仕訳作業を効率化できる

経費精算システムによって、仕訳作業にかかる時間や手間を減らすことが可能です。紙の申請書の場合は、1枚ずつ内容を確認しながら仕訳します。しかし、勘定科目が分からなければ仕訳は困難です。企業の独自ルールで定められた勘定科目もあるため、経験が浅い人は仕訳を間違えてしまうかもしれません。自動仕訳機能や会計システム連携機能を使えば、申請書の内容に応じて自動的に仕訳・会計ソフトに反映することができます。

振り込みに必要なデータの作成を自動化できる

経費精算システムを使うと、精算を終えたときに振り込みに必要なFB(フォームバンキング)データが自動的に作成されます。FBデータとは、複数の振込情報が集約されたデータのことです。従来の経費精算では、従業員が立て替えたお金を払い戻すために、FBデータを作成する作業が必要です。経費精算システムによってFBデータを作成する手間を省けると、経理担当者はスムーズに振込業務に移行できます。

申請の催促や確認などがスムーズにできる

経費精算システムを使うと、申請未提出者への催促や書類不備の確認・差し戻しなどの作業が簡単に行えます。未提出者をシステムから抽出できるため、誰が申請を完了していないかが明確になり、催促のためのひと手間が減らせます。システムによっては、申請期限が近づくと、自動的にメールやプッシュ通知で催促が行われる機能もあります。さらに、差し戻しもシステムを通じて簡潔な理由を伝えることができ、スムーズな再申請を促すことが可能です。申請の催促や確認・修正など、いちいち申請者に連絡をとったりしなければならないといったコミュニケーション面での面倒な作業も、すべてシステム上でやり取りすることで改善できます。

 経費精算の不正防止に効果がある

不正利用を防ぐためには、経費精算システムの導入が効果的な手段です。例えば、ICカードと連携できる経費精算システムなら、正確な履歴を取り込めるため交通費の水増しを防ぐことができます。さらに過去に申請された金額と比較して著しく上がっているなど、不自然な点があるかどうかを確認できるため、不正に気付きやすくなります。経費精算システムを使って経費精算の不正を防ぐ環境を作ることができれば、経理担当者の負担は大きく軽減されるでしょう。

関連記事:「領収書・経費精算の不正事例まとめ|原因や対策を解説」

紙での保管が不要になり管理や保管場所の問題が減る

経費精算システムを導入することで、申請書や領収書などが電子化され、保管場所や管理の手間が削減できます。経理担当者は、申請書や領収書のファイリング作業や整理に時間をとられる必要がなくなります。さらに、過去のデータは電子データとして保存されるため、膨大な量の書類から該当の書類を探す必要がなく、すぐにシステム上で確認したい書類を閲覧することが可能です。

関連記事:「経費精算のペーパーレス化で経理業務の負担軽減!実施する方法や期待できる効果とは?」

経費精算システムを導入するデメリットとは

経費精算システムにはデメリットもあります。デメリットを把握して、システムをスムーズに導入できるよう準備しましょう。

導入や運用にコストがかかる

経費精算システムの導入、運用には費用がかかります。費用はオンプレミス型とクラウド型で異なります。オンプレミス型は、初期費用としてライセンスやハードウェアを購入する必要があります。クラウド型の場合は利用ユーザー数に応じて毎月運用費がかかるのが一般的です。

経費精算システムの導入にあたっては、経理担当者の残業時間削減などの具体的な効果を検証し、費用対効果を考慮して導入するかどうかを考える必要があります。

使いこなせない従業員が出てしまう可能性がある

経費精算システムを導入すると、新しいやり方に戸惑う従業員が出てくる場合があります。特に操作が難しいシステムは、従業員が使いこなせません。マニュアルを用意する、研修を開催するなどの対策を考えなければ、システムが浸透しない恐れがあります。

システム化できない作業がある

すべての経費精算作業をシステム化できるわけではない点に注意しましょう。突合点検の作業などは、システム化できません。また、交際費の申請などのように、申請書に詳細を記載しなければいけない場合もあります。システム化できること・できないことをきちんと把握しておかないと、期待した成果が得られない場合もあります。システムの導入前に、自社の課題を経費精算システムで解決につなげられるかを検討しましょう。

導入前の周知・運用方法を検討する必要がある

経費精算システムを効果的に活用するためには、事前に従業員へ周知したり、運用方法をマニュアル・ルール化したりする必要があります。申請フローの確認・調整など、既存の運用方法を見直す手間も発生します。担当者を任命して、計画的にシステム導入を進めましょう。

自社に合う経費精算システムの選び方

企業ごとに、経費精算システムに求める要素は異なります。そのため、自社にとって必要な機能が備わりつつ、コストとのバランスを考慮する必要があります。コストの安さや機能の豊富さだけでなく、以下の点を踏まえて経費精算システムを選ぶことが重要です。

選び方1:運用のしやすさ

現場の従業員が使いやすいと感じる経費精算システムを選びましょう。運用方法が複雑では、経費精算システムが使用されないかもしれません。システムには、無料トライアル期間が設けられているものがあります。実際に従業員に触れてもらってから導入するシステムを決めることで、現場に合うものを導入することが可能です。

選び方2:導入の目的と機能の適合性

経費精算システムを導入する際は、自社の課題を整理して、課題解決につながるシステムを導入しましょう。例えば、外回りや出張が多い企業は、申請から承認までパソコンやスマートフォンで完結できるシステムや、交通費精算に特化したシステムが適しています。また経費精算を効率化させたい企業は、領収書のスキャン機能や、会計ソフトやICカードとの連携対応がおすすめです。申請側と経理側の両方にメリットがあり、人為的なミスを軽減することができます。その他にも海外拠点の企業や外国人の多い企業は、多言語対応のシステムや、指定した日の為替レートへの自動変換機能が役立ちます。

選び方3:他システムとの連携性

経費精算システムと既存システムとデータ連携できるか、連携作業はスムーズに進みそうかなどの確認も重要です。例えば、仕訳業務を効率化するためには、会計システムとの連携が求められます。書類の電子化に取り組む企業なら、既存のワークフローシステムと連携できるシステムを選ぶとよいでしょう。

連携の仕方も、完全に自動で反映されるものもあれば、一部手作業が必要だったり、別途プログラムを組む必要があったりする場合もあります。連携方法もしっかり確認しておきましょう。

選び方4:サポート体制

経費精算システムによってサポート内容が異なります。サポートは導入段階のみか、運用開始後もサポートを受けられるか、サポートの内容はどのようなものかを確認しておきましょう。

まとめ

経費精算システムは、経費精算に関する一連の業務を効率化するシステムです。システムの導入は、申請者や承認者、経理担当者のそれぞれにメリットをもたらします。なお、各システムは機能や特徴が異なります。自社の課題を整理して、企業に合うシステムを導入しましょう。

バクラク経費精算は、手入力ゼロで申請者や経理担当者のミスを防止し、経費申請全体を効率化します。また、会計ソフトやERPなどと連携可能で、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しています。経費精算システムの導入をお考えの人は、ぜひバクラク経費精算をご検討ください。

バクラクの操作画面(申請者側・経理担当者側),請求書サンプル,バクラクビジネスカード

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