法人カードの経費精算の流れとメリット・デメリット

法人カードを利用すると、現場担当者がお金を立替え、後から経費清算を行うための立替清算のフローが不要になります。これにより、現場担当者や経理担当者の業務負担が軽減されます。この記事では、法人カード導入後の経費精算の流れとメリット・デメリットについて解説します。

法人カードで経費精算する流れ

法人カードで経費精算する場合は、まず現場担当者がWeb上や店舗でカード決済を行います。その後、経理担当者が証憑書類を回収し、証憑や購買稟議と決済データを照合します。照合作業に問題がなければ、情報を会計ソフトに取り込み、仕訳を作成すれば、経費精算業務が完了します。

立替申請を行う場合には上記の工程に加え、現場担当者が立替した旨を報告する立替申請や利用明細の提出、経理担当者による現場担当者の個人口座への振り込み作業などが発生します。期日までに利用明細の提出がなかった場合は、現場担当者に提出を促す必要があり、経理担当者の負担が増えます。

法人カードを利用すると、経費の立替申請に関連する作業がなくなり、経理業務が効率化されます。

法人カードを導入すると、クレジットカード決済の利用明細データがクラウド経費精算システムに自動で連携されます。そのため、経理担当者が利用明細を入力・確認する手間が省けるほか、入力ミスのリスクも軽減されます。また、経理担当者が利用明細を一括で確認できることで、不正利用を未然に防げる可能性もあります。

個人向けのクレジットカードでも、契約者本人が利用明細データをweb上で確認することはできますが、経理担当者が一括で閲覧・管理することはできません。

経費の立替清算を行うフローでは、まず現場担当者が立替を行った後、経理担当者に紙の利用明細を提出します。

その後、上長や経理担当者による確認・承認を経てから、立替金を経理担当者が各個人口座に振り込む工程となり、現場担当者にも経理担当者にも負担がかかります。法人カードを導入すると、こうした立替申請の工程が省略されるため、会社全体の業務効率化につながります。

法人カードの導入により立替申請業務が軽減される一方で、社内で誰がどれだけお金を使ったかを確認するための証憑とカード明細との照合作業は残ります。

法人カードの中には決済後に利用明細が確定される時期が遅いものがあり、月末に発生した支払い利用明細の入力が月初になっても終わらないケースもあります。間に合わなかった分だけを手入力することもできますが、経理担当者の負担が増えるだけでなく、反映漏れや重複などの入力ミスにつながるリスクもあります。

法人カードによってはカードの締め日と月次処理の締め日が異なり、同じ明細内であっても前月分の支払いと翌月分の支払いが混じっていることがあります。そうした場合、どの請求が当月支払い分なのかを仕訳する作業が発生するため、経理担当者の負担が増えてしまいます。

バクラクビジネスカードは、会社の規模に関わらず発行できる法人カードです。カードごとに利用限度額や支払先を設定できること、利用明細速報ですぐに支払状況を確認できる特徴があります。

これまではカード会社に連絡するしかなかったカード発行・停止手続きがWeb上で完結し、用途、部署ごとに何枚でも発行できることも特徴の一つです。カードは非発行型のバーチャルカードとリアルカードの２種類から選べます。

また、仕訳の自動作成機能や、一括アップロードした領収書と利用明細の紐づけ機能があるため、これまで対応が必要だった経費精算業務の負担を軽減できます。

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