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法人カードの不正利用を防ぐには？事例・対策・運用ルールを解説
法人カードは会社のカードとして発行するものですが、従業員を名義人に設定し、それぞれにカードを発行させることができます。その際、カードを社員に持たせることによる不正利用などのリスク対策が必要です。不正利用を防ぐためにも、あらかじめカードの管理方法や運用ルールをしっかり決めておきましょう。
法人カードの不正利用を防ぐには？事例・対策・運用ルールを解説
法人カードで考えられる不正利用の例
法人カードで考えられる不正利用は、故意によるものとそうでないもの、従業員によるものと第三者によるものに大別されます。
経費にあたらないものを購入してしまうケース
従業員が法人カードを使って経費にあたらない品目を知らずに購入した結果、不正利用になってしまうことがあります。従業員への支払い前に経理担当者が経費項目に当たらないことに気づき、不正利用を未然に防げることもありますが、その後の手続きをはじめとして経理担当者の負担が増えます。
従業員が私的利用するケース
従業員が経費にあたらない品目と知りながら、法人カードを使って故意に私的な買い物をするケースもあります。明らかに品目が違えば、経理担当者が指摘できますが、交通費としてガソリン代を計上できる場合などは私的利用していても気づけない可能性があります。
紛失・盗難後の第三者によって不正利用されるケース
従業員がカードを紛失したり、盗難にあったりした場合、第三者に不正利用されるケースもあります。カード番号のみが発行されるカードレスのカードであれば、カード自体の紛失や盗難に遭うリスクはなくなりますが、中には、情報を抜き取られて悪用されるケースもあります。そのため、第三者によるリスクがゼロになるわけではありません。
社内での法人カードの不正利用を防止する方法
法人カードを従業員に持たせる以上、不正利用のリスクはつきものです。社内でのルールの設定・共有をはじめとした事前の対策で不正利用を防止できる可能性もあります。
カードの運用ルールを定めて徹底周知する
法人カードを導入する前には、運用ルールを定め、従業員によるカード不正利用の防止に努めましょう。ただルールを作成するだけではなく、それらをマニュアル化した上で社内周知を徹底することが大切です。具体的な運用ルールの項目は、次の章で説明します。
またルールの設定に伴い、カードを使用する従業員の直属の上司や経理担当者によるチェック体制も強化しておくと、不正利用のリスクの軽減に役立ちます。
利用限度額を定める
法人カードによっては、追加するカードごとに利用限度額を定められます。利用限度額を最小限にしておけば、従業員が必要な経費以外の決済をすることが物理的に難しくなります。例えば、消耗品などの小口利用でしか使わないようなカードは、利用限度額を低めに設定しておくなどの対応が可能です。
プリペイド式のカードを使用する
事前に入金しておいた金額分だけしか決済できないプリペイド式のカードを使用する方法もあります。ただし、プリペイド式のカードを使用できない会社・店舗も一定数あるため、取引する可能性がある会社で決済できるかどうかを事前に確認しておく必要があります。
不正利用を防止するための法人カードの運用ルール
不正利用を防ぐために、法人カードの運用ルールとして考えられる項目を解説していきます。
ただし、ここで説明するすべてのルールを適用する必要はありません。ルールを細かくかつ厳しくするほど不正利用のリスクは減らせますが、その分利便性が悪くなり法人カードを使いにくくしてしまう可能性もあります。両者のバランスを踏まえて、適切な運用ルールを設けるようにしましょう。
カードの利用者を限定する
追加カードを発行する社員を、経理担当者や管理職などに限定するのも方法の一つです。利用者を限定することで、ルールを周知しやすくなるとともに、社員による不正利用がないかをチェック・管理が行き届きやすくなります。
必要なときにだけカードを渡す
経費精算が必要なときにだけ社員にカードを渡すことで、不要な決済を防ぐ方法もあります。
この場合、普段は経理担当者や各部署の上司といった特定の管理者がカードを管理し、支払いが発生したときにカードを都度受け取るようにします。必要なときにだけカードを渡すようにすると、使った人や日時、使用項目を把握しやすくなるため、不正利用や使い過ぎの防止にもなります。またカードの保管状況も管理できるので、紛失や盗難によるリスクも軽減できます。
カードの利用用途を明文化する
社員による法人カードの不正利用が起きる原因の一つに、そもそも何が経費にあたるのか理解できていないことが挙げられます。カードの利用用途をあらかじめ明文化しておくと、社員が経費外の商品やサービスに、カードを誤って使用してしまうリスクが軽減できます。利用用途を示す際は、「出張時のガソリン代」「宿泊費」など、経費の定義を具体的に示すことが大切です。
事前の承認を必須にする
事前に利用予定を上司へ報告して承認を得るよう義務付けることも、不正利用のリスク軽減には有効な手段です。事前に報告のない支出があれば指摘することが可能になるので、上司の知らないところでカードを使用される可能性が小さくなります。また、事前にチェックを受けることで、誤った利用用途での経費計上にも気づくことができます。
カードの利用伝票を提出させる
個人的な利用や不適切な使用を防止するために、カードの利用伝票やレシート、領収書などを提出させる方法もあります。これにより、経理が利用明細と照らし合わせて、利用使途を詳細に確認できるため、不正利用防止につながるのはもちろん、ミスがあった場合にも迅速に対応しやすくなります。
私的利用した場合の罰則を設ける
不正利用が発覚した場合に、口頭で注意するだけでは危機意識が高まらず、何度も同じ過ちを繰り返す社員が出てくる可能性もあります。対策として、カードを私的利用した場合には始末書を書く、カードの利用を停止または取り消すといった罰則を定めれば、不正利用の抑制につながるでしょう。
第三者による不正利用の被害を最小限に抑える方法
カードやカード情報が第三者に悪用される被害を未然に防ぐためには、情報漏洩に最新の注意を払い、補償制度の有無や適用できるケースについても事前に調べておくことが大切です。
情報漏洩に注意する
カードの紛失・盗難がなく、カードが手元にある場合でもクレジットカード情報が漏洩し、悪用されるケースがあります。不審なメールアドレスやサイトに情報を入力しないこと、購入時は運営元を確認するなどし、情報が抜き取られないよう心がけることが大切です。
迅速に対応する
サインや暗証番号なしでも決済できるカードは、被害が拡大しやすいため、紛失・盗難・情報漏洩などが発覚した場合、警察への連絡やカードの停止手続きなどを速やかに行います。
警察やクレジットカード会社への連絡フローを整えておくと、万が一のときでもスムーズに対応できます。なお、法人カードの中には、クレジットカード会社への連絡をせずに、カードの利用停止手続きができるものもあります。
不正利用されたら補償制度を利用する
法人カードの中には、不正利用された際に適用できる補償制度が付帯しているものもあります。適用されるケースや補償金額はカードによって異なるため、契約前に事前に確認しておくと、もしものときの備えになります。
法人カード導入時は不正利用のリスクヘッジをしておこう
従業員による不正利用は、経費にあたる項目を明文化・周知することでリスクを減らせます。故意の私的利用が起きないように、私的利用した場合の罰則を設ける、カードの使用前に上司に承認を得るといった運用ルールを設けることも大切です。
また、第三者による不正利用に関しては、紛失・盗難を防ぐためにカードの情報のみが発行されるカードレスカードを使用する、情報を抜き取られる等の被害に遭った場合に警察とカード会社に連絡するフローを確認しておく、カード会社による補償制度を確認しておくといった対策を打つことで、被害を最小限に抑えられます。
法人カードを導入する際は、不正利用の可能性を念頭に置きつつ、リスクヘッジを徹底することが大切です。
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