法人カードの不正利用を防ぐには？事例・対策・運用ルールを解説

不正利用を防ぐために、法人カードの運用ルールとして考えられる項目を解説していきます。

ただし、ここで説明するすべてのルールを適用する必要はありません。ルールを細かくかつ厳しくするほど不正利用のリスクは減らせますが、その分利便性が悪くなり法人カードを使いにくくしてしまう可能性もあります。両者のバランスを踏まえて、適切な運用ルールを設けるようにしましょう。

カードの利用者を限定する

追加カードを発行する社員を、経理担当者や管理職などに限定するのも方法の一つです。利用者を限定することで、ルールを周知しやすくなるとともに、社員による不正利用がないかをチェック・管理が行き届きやすくなります。

必要なときにだけカードを渡す

経費精算が必要なときにだけ社員にカードを渡すことで、不要な決済を防ぐ方法もあります。

この場合、普段は経理担当者や各部署の上司といった特定の管理者がカードを管理し、支払いが発生したときにカードを都度受け取るようにします。必要なときにだけカードを渡すようにすると、使った人や日時、使用項目を把握しやすくなるため、不正利用や使い過ぎの防止にもなります。またカードの保管状況も管理できるので、紛失や盗難によるリスクも軽減できます。

カードの利用用途を明文化する

社員による法人カードの不正利用が起きる原因の一つに、そもそも何が経費にあたるのか理解できていないことが挙げられます。カードの利用用途をあらかじめ明文化しておくと、社員が経費外の商品やサービスに、カードを誤って使用してしまうリスクが軽減できます。利用用途を示す際は、「出張時のガソリン代」「宿泊費」など、経費の定義を具体的に示すことが大切です。

事前の承認を必須にする

事前に利用予定を上司へ報告して承認を得るよう義務付けることも、不正利用のリスク軽減には有効な手段です。事前に報告のない支出があれば指摘することが可能になるので、上司の知らないところでカードを使用される可能性が小さくなります。また、事前にチェックを受けることで、誤った利用用途での経費計上にも気づくことができます。

カードの利用伝票を提出させる

個人的な利用や不適切な使用を防止するために、カードの利用伝票やレシート、領収書などを提出させる方法もあります。これにより、経理が利用明細と照らし合わせて、利用使途を詳細に確認できるため、不正利用防止につながるのはもちろん、ミスがあった場合にも迅速に対応しやすくなります。

私的利用した場合の罰則を設ける

不正利用が発覚した場合に、口頭で注意するだけでは危機意識が高まらず、何度も同じ過ちを繰り返す社員が出てくる可能性もあります。対策として、カードを私的利用した場合には始末書を書く、カードの利用を停止または取り消すといった罰則を定めれば、不正利用の抑制につながるでしょう。

なお、当「バクラク」では、法人カード導入をお考えの方に向けて「法人カードの利用規定サンプル」も無料配布しております。ぜひ、社内の統制強化にお役立てください。