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交通費精算書の書き方は？記載事項や作成する際の注意点なども解説！
交通費精算書とは、各種交通機関の利用や移動にかかった費用を、経費として精算するための申請書です。
この記事では、交通費精算書の概要や必要な理由について解説します。交通費精算書への記載事項や書き方、注意点なども解説するため、参考にしてみてください。
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交通費精算書とは？
交通費精算書とは、経費に関連する申請書の1つです。主に、業務中における移動で発生した交通費を、従業員が立て替えた場合に利用されます。基本的に、交通費の精算には領収書が必要です。しかし、電車やバスなど領収書を得るのが難しいケースもあるため、その場合は交通費精算書を領収書の代わりとして使いましょう。
なお、通勤時にかかる交通費はあらかじめ通勤手当として支給されます。交通費精算書が用いられるのは、各所に営業で赴いたり、取引先へ打ち合わせに行ったりした場合です。
交通費精算書が必要な理由
交通費精算書が必要な理由は、請求された経費の内容を企業が正確に把握するためです。交通費の経費申請は、必ずしも領収書が必要という訳ではありません。そのため、口頭での確認や簡単なメモによる申請も可能ですが、内容の把握や管理などが難しくなります。
しかし、交通費精算書を活用すれば、余分な交通費が発生していないか、不正な請求をされていないか分かりやすいです。適切に交通費が利用されて不正な請求がない状態になれば、税務調査が入ったときにも経費の実態を示しやすいでしょう。
交通費精算書への記載事項
交通費精算書のフォーマットには法的な決まりはなく、交通手段によっても内容は変わります。ここからは、一般的に記載するべき事項について解説します。
申請日
多くの場合で、申請日の記載は必要です。申請日は、提出する日ではなく実際に清算をする日付を記入しましょう。例えば、毎月清算している場合は、その月の最終日か翌月の初日が日付になります。
利用日付
交通機関を利用したり、交通に関する費用が発生したりした日付を記載します。交通費精算書の提出日や、内容を交通費精算書へ記載した日ではないため、間違えないように注意しましょう。
レシートや領収書
レシートや領収書などを得られていた場合は、交通費精算書と合わせて提出するのが一般的です。交通費精算書に直接、レシートや領収書を貼り付けて提出することもあります。また、それぞれの項目とどのレシートが関連しているか見分けられるように、セットとなる番号を振りましょう。
利用区間
交通機関を使った場合は、利用した区間を入力します。例えば、電車を利用した場合は乗った駅と降りた駅が対象です。企業によってはJRと営団を別にするなど、使用した線ごとに記入する必要もあるため、事前に確認しておましょう。
交通手段
利用した交通手段の種類についても記載します。詳細に書く必要はない場合がほとんどで、電車やバス、タクシーや飛行機といった一般的な名称で問題ありません。
片道/往復
交通機関を利用した場合、片道と往復どちらの利用かを記載しましょう。表示方法は、片や往といった文字で行います。
往復で利用した際には、同じ内容を2回書く必要がなくなる利点があります。行きと帰りで別の交通機関を使った場合は、それぞれの交通機関と金額の記入が必要です。
訪問先
どんな目的で交通機関を利用したのか把握するためにも、訪問先などの記載があった方が望ましいです。訪問した顧客の会社名や展示会の名称などを記載しましょう。
金額
経路ごとの金額と合計金額をそれぞれ記載します。経路ごとの金額を覚えていない場合は、乗り換え案内などのアプリで調べるのがおすすめです。合計金額は、申請した期間を基準に全ての費用を合計した金額を記載しましょう。なお、交通機関の利用料金は基本的に税込みなので、別途で消費税を加えて記載する必要はありません。
種類ごとの交通費精算書の書き方
交通手段の種類ごとに、交通費精算書の書き方を解説します。それぞれの詳細は下記の通りです。
バスや電車などの場合
バスや電車などの交通機関を利用した際は、関連するさまざまな情報を記載します。具体的には、交通機関名や路線、乗り換えルートなどです。高速バスや新幹線などを除き、バスや電車は基本的に領収書が発行されません。そのため、詳細な内容が分かる交通費精算書の作成は重要です。なお、定期券区間については交通費が発生しないため、記載は不要です。
タクシーの場合
タクシーの場合も、基本的にはバスや電車などと同じように書きます。また、タクシーを利用すると領収書が発行されるはずなので、交通費精算書に添付することが一般的です。領収書と交通費精算書の額が一致しているかも確認されるため、間違いがないように注意しましょう。
自分で車を運転した場合
自分で車を運転した際は、車の種類によって対応が変わります。社用車を運転した場合は、ガソリン代を全額経費として計上できます。しかし、自家用車の場合はプライベートでの利用と混ざるため、ガソリン代の全額計上が難しいです。そのため、あらかじめ決められたガソリン1リットルあたりの金額と、走行距離を参考にした額を記載することが一般的です。
交通費精算書を作成する際の注意点
交通費精算書を作成する際に、注意するべき点がいくつかあります。ここからは、具体的な注意点とそれぞれの詳細を解説します。
必要事項が記入されているか確認する
用意や指定されている交通費精算書であれば、必要事項が全て記入されているか確認しましょう。分からない部分があれば調べたり、利用履歴を辿ったりして正確な情報を探し出して対応する必要があります。空欄がある状態で提出しても、受理されないため注意しましょう。
定期区間を除外しているか確認する
交通費精算書を作成する際の注意点として挙げられるのが、通勤定期と重なっている区間の有無です。通勤定期を利用している状態で、定期区間と重なる移動をした際は、該当する区間を交通費から除外します。定期区間を除外していなかった場合、各種個別の金額や合計金額も修正するのを忘れないように注意しましょう。
最適なルートが選ばれているか確認する
最適なルートが選ばれているかも、交通費精算書を作成する際の注意点です。最適なルートとは、目的地まで最短かつ最安のルートを指します。立ち寄りや交通事情など、何かしらの理由があって迂回ルートを取った場合は、その正当性を証明する必要があります。
金額が誤っていないか確認する
交通費精算書を作成する際は、各項目の金額が誤っていないかの確認も重要です。例えば、領収書を添付しているなら、領収書の金額と交通費精算書で対応する項目が合致しているか確認しましょう。また、バスや電車、タクシーなどの運賃は税込です。記載するべき金額に、消費税分を追加しないように注意しましょう。
まとめ
交通費精算書の概要や必要な理由、交通費精算書への記載事項や書き方、注意点などについて解説してきました。交通費精算書は、経費の不正利用を防いだり、正確な内容を把握したりするのに必要となります。しかし、利用状況や交通手段によって対応が異なり、時間や手間がかかりがちです。
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