交通費の経費精算｜旅費交通費との違いや交通費を精算する手順・注意点を解説

交通費を経費として精算する際は気をつけたいこともあります。具体的な注意点を解説します。

行先・目的をメモしておく

交通費を経費として精算するうえでは、行先や目的をメモに残しておく必要があります。それぞれの交通費に関する詳しい情報を把握しておけば、従業員による不正な申請の防止につながります。また、詳しい情報を残しておくと税務調査の際も明確な説明ができ、不正と判断されるリスクを防ぐことが可能です。

最安ルートを把握しておく

交通費を経費として精算する場合、最短ルートでの申請が基本です。経理担当者は書類を確認し、常識的なルートになっているかチェックする必要があります。具体的には、余計な経由地が含まれていないか、無駄な移動が発生していないかといったポイントを見定めなければなりません。

定期券の区間を除外する

通勤手当や定期券の区間と重複する移動については、交通費を支給しないようにしましょう。通勤手当や定期券を利用すれば、移動の際に費用がかからないからです。交通費の精算の書類が提出されたら、当該従業員の通勤手当や定期券の区間を考慮し、重複していないかチェックする必要があります。

勘定科目を確認する

勤務地の近くを移動する際に発生する費用の中には、交通費に該当しないものもあります。たとえば、取引先との会食のための移動で利用したタクシー代は、交通費ではなく交際費です。また、社内旅行で利用したバス代や新幹線代は、福利厚生費として計上する必要があります。内容に応じ、適切な勘定科目を設定しましょう。

消費税を加算せずに計算する

交通費を経費として精算する際は、消費税に注意しましょう。税金には「内税」と「外税」があり、内税は消費税が含まれている金額、外税は消費税が含まれていない金額を表します。内税の領収書と外税の領収書があるため、それぞれどちらになっているか確認が必要です。公共機関の領収書は内税が表示されており、消費税を加算せず計算しなければなりません。