交通費の経費精算｜旅費交通費との違いや交通費を精算する手順・仕訳例・注意点

前述のとおり、通常の勤務地で業務するための移動費用を交通費、通常の勤務地と異なる業務をするための移動費用を旅費交通費といいます。

勘定項目もそれぞれ「交通費」、「旅費交通費」と異なります。

しかし、状況によってはそれぞれを分けず、まとめて「旅費交通費」として処理するパターンもあります。

ここでは、両者を区別せず「旅費交通費」の勘定項目を使用した仕訳例を5つ紹介します。

定期代として従業員に2万円を普通預金から支払ったケース

借方に「旅費交通費」として2万円、貸方に「普通預金」として2万円の仕訳となります。

このように、「交通費」を区別しない場合は通勤のための定期代も「旅費交通費」となります。

従業員が3000円の交通費を立て替え、後日清算したケース

営業のための旅費交通費を一時的に従業員が立て替えて、後日会社が後払いする場合は「未払金」の勘定項目を使用します。「未払金」は、「まだ支払っていないが、支払う義務があるお金」を意味します。

本事例の場合、はじめに従業員が立て替えたときの仕訳を行い、後日精算したときに未払金を振り替えます。

まず、従業員が3,000円の交通費を立て替えたときです。

借方に「旅費交通費」として3,000円、貸方に「未払金」として3,000円の仕訳をします。

次に、後日精算して未払金を振り替えたときの仕訳です。

借方に「未払金」として3,000円、貸方に「普通預金」として3,000円の仕訳をします。

毎月15万円以上の通勤手当を支給しているケース

公共交通機関を利用した場合の通勤手当は、1ヵ月当たり15万円までは非課税で所得税がかからず、「旅費交通費」の勘定項目で仕訳します。非課税限度額を超える部分は、「役員報酬」や「給与手当」の勘定科目で仕訳が必要です。

新幹線通勤をしている役員に、毎月18万円の通勤手当を普通預金から支給している場合をみてみましょう。

この場合、借方に「旅費交通費」として15万円、「役員報酬」として3万円、貸方に「普通預金」として18万円の仕訳をします。

ここまで交通費の仕訳事例を3つ紹介しました。

後半2つは出張のための移動費用の事例になります。

出張のためホテルを予約し、会社のクレジットカードで3万円を支払ったケース

クレジットカードで決済した場合、決済時は「未払金」の勘定科目で仕訳を行い、引き落とし時に「未払金」を振り替えます。

まず、決済時の仕訳です。

借方に「旅費交通費」として3万円、貸方に「未払金」として3万円の仕訳をします。

引き落とし時は「未払金」として計上していた3万円を「普通預金」に振り替えましょう。

借方に「未払金」、貸方に「普通預金」で仕訳をします。

従業員の出張のため、仮払金として5万円を現金で支給し、後日仮払金の精算をしたケース

「具体的な用途や金額が不明だけど、お金が必要」ということもあるでしょう。そのような場合に使用する勘定項目が「仮払金」です。「仮払金」は用途未確定の段階で会社が一時的に支払うお金を意味します。

本事例では、まず従業員に5万円を支給するときの仕訳をします。

借方に「仮払金」として5万円、貸方に「現金」として5万円の仕訳となります。

後日経費の内訳がわかり精算するとき、仮払金を振り替える必要があります。

仮に経費の内訳が旅費交通費3万円、得意先への手土産代1万円、残り1万円を会社に返金すると、仕訳は次のようになります。なお、手土産代は「交際費」の勘定項目を使います。