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交通費精算の手間を減らす！2つの効率化方法とよくある課題

記事公開日： 2024-12-27
最終更新日：2024-12-27

この記事の3つのポイント
交通費精算は手順が多く煩雑である
交通費精算の課題に、交通費精算書の不備や業務フローの理解不足、小口現金管理がある
交通系ICカードの利用や経費精算システムの導入が業務の負担軽減につながる

企業で発生する業務の一つに、交通費精算が挙げられます。交通費精算は手順が煩雑で、従業員の移動や出張が多い企業では使用者や経理担当者における負担の増大が特に懸念されます。

本記事では、交通費精算の効率化を図るためのポイントについて詳しく解説します。交通費精算の手順やよくある課題も紹介しますので、あわせてご覧ください。

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交通費精算の手順

交通費を経費として精算する際の具体的な手順は、以下のとおりです。

使用者が交通費精算書を作成する

まずは使用者が交通費を立て替え、手元の領収書をもとに交通費精算書を作成します。交通費精算書には、交通費が発生した日付・訪問先・訪問の目的・交通機関種別・経路（利用区間）・運賃などの記載が必要です。

利用する交通手段によっては領収書が発行されないこともあるため、必要に応じて詳細なメモを残しましょう。

交通費精算書の作成について詳しく知りたい方は、記載事項や注意点についてまとめた以下の記事もご参照ください。

使用者が直属の上司から承認を得る

使用者が直属の上司へ交通費精算書を提出し、承認を得て承認印を押印してもらいます。交通費精算書には、領収書も忘れず添付してください。承認を受けた交通費精算書は、経理担当者へと渡ります。

経理担当者が申請された書類の内容を確認する

交通費精算書の内容について、経理担当者が不備の有無を慎重に精査します。

日付や経路の記載間違いなどが1か所でも発覚した場合は、正しい書類として認められません。また、交通費精算書の記載金額と領収書の金額に相違がないかを確認するための計算も求められ、ミスがあった場合は差し戻しの対象となります。

なお、経路が最短ルートを通っていない、定期区間の運賃を控除していない場合は不正な申請として棄却される可能性があるため、注意が必要です。

交通費が使用者に支払われる

経理担当者によって、交通費精算書の記載内容に問題がないと判断されれば処理は完了です。立て替えていた交通費が、規定日に申請者へ支払われます。

交通費の経費精算についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

交通費精算を効率化するための2つの方法

交通費精算は金銭に関わる処理のため、経理担当者が複数人でダブルチェックをおこなう場合もあります。期日間際に交通費精算書を提出する使用者がいることや、申請内容の不備による再申請の可能性を考慮すると、経理担当者の負担は大きいでしょう。

そこで、続いては交通費精算の効率化が期待できる2つの方法を紹介します。

交通系ICカードを利用する

出張や移動の際に交通系ICカードを利用すると、領収書を容易に発行できるメリットがあります。公共交通機関の券売機などで手軽に印字できる領収書には、利用区間と交通費が自動的に記録されるため、交通費の水増し申請をされるリスクもありません。

また、会社のタブレット端末などに使用者のICカード情報を登録しておけば、利用区間や費用が利用の都度システムへ反映され、確認の手間を省けるという利点があります。

さらに、社内で用意した交通系ICカードを使用者に利用してもらう方法も有効です。事前に入金しておくことで使用者と直接精算する必要がなくなり、経理担当者の業務効率化が期待できます。

経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入すると、交通費精算の申請・承認作業がスマートフォンで手軽にできます。そのため、使用者は出張や移動の後に帰社する必要がありません。承認作業もスマートフォンでおこなえるため、経理担当者の出張や移動が続いた場合も業務が滞る心配はないでしょう。

また、申請時の必須項目設定機能や自動計算機能などが備わっていることから、交通費精算書の不備を最小限にとどめられる効果も期待できます。

経費精算システムを導入するメリットやデメリットに関して、以下の記事もぜひ参考にしてください。

交通費精算に関するよくある課題

交通費精算に関して、企業が直面しやすい3つの課題を紹介します。

交通費精算書にミスが多い

まず挙げられるのが、交通費精算書の不備の多さです。日々の業務に追われて期日間際に作成された交通精算書は、単純な入力間違いが特に増える傾向があります。また、出張や移動が多い期間は申請時に入力すべき項目が増え、必然的にミスも生じやすくなります。

経理担当者は提出された交通費精算書を毎回慎重に確認する必要があり、ミスを発見した場合は申請者へ差し戻さなければなりません。差し戻しの連絡や再提出された交通費精算書の確認に手間と時間がかかり、大きな負担となるでしょう。

交通費精算のルールが明確化されていない

交通費精算に関する社内規定が曖昧な場合は、申請の遅れや漏れが発生して経理担当者の負担が増えることも懸念されます。

ルールや業務フローが明確化されている場合であっても、申請者が十分に理解していなければ結果として経理担当者の負担が増大するでしょう。

小口現金の管理が大変

小口現金とは、少額の経費を払う目的で社内に用意された現金のことです。小口現金は経理部が管理することが多く、残高と帳簿を定期的に確認しなければなりません。

1円でも差異が発生した場合、受け取った領収書などをもとに原因を追求する必要があります。小口現金の存在によって、経理担当者の業務が滞る可能性があるでしょう。

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経費精算システムを導入することで、交通費精算の際に起こりやすい書類の不備をなくしつつ、社内規定に沿った申請・承認作業ができます。また、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入した場合は、小口現金管理の効率化も期待できます。

経費精算システムは経理担当者だけでなく、申請する側にもメリットをもたらす有用なシステムです。システムごとに特徴や機能が異なるため、社内の課題を整理しつつ自社に適した経費精算システムを導入しましょう。

バクラク経費精算は、手入力不要かつ設定に応じたアラート機能で申請者や経理担当者のミスを防止できる経費精算システムです。電子帳簿保存法にも追加の費用負担なく対応でき、領収書を電子データとして保存することで小口現金管理の負担軽減にもつながります。

交通費精算の負担を減らし、社内全体の業務効率化を図りたいとお考えの方はぜひバクラク経費精算をご検討ください。

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