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従業員が経費立替を「きつい」と感じる要因と解消する方法

記事公開日： 2024-12-27
最終更新日：2024-12-27

従業員が、日常的に経費の立て替えをおこなっている会社もあるでしょう。しかし、従業員や経理担当者は「経費立替がきつい」と不満を抱いているかもしれません。経費立替は違法ではありませんが、一時的に手持ちのお金が減ることや立て替え業務の煩雑さで、従業員は負担を感じてしまいます。

本記事では、従業員が経費立替を「きつい」と感じる要因や経費立替の不満を解消する方法を解説します。

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そもそも従業員が経費を立て替えるのは問題ない？

経費立替とは備品や取引先への手土産など、業務上必要な経費を従業員が一時的に支払うことです。立て替えの前または後に経費として会社に申請し、従業員に支払われる仕組みです。

従業員が経費を立て替えること自体は違法にはなりません。ただし、あまりに高額な立て替えは従業員が負担に感じたり、場合によっては経費ハラスメントと捉えられたりするので注意が必要です。

経費立替の精算手順や仕訳方法について詳しく知りたい方は、以下の関連記事をご参照ください。

関連記事：立替経費とは何？精算の手順や仕訳方法を解説

従業員が経費立替を「きつい」と感じる要因

経費立替を申請する従業員だけでなく、経理担当者も「きつい」と感じているかもしれません。本章では、その要因を解説します。

申請者側

Sansanのインボイス管理サービス「Bill One」で実施した「立替経費負担に関する実態調査」（20～50代の会社員1000人を対象）によると、ひと月あたりの経費立替額の平均は、平均約3.1万円です。交通費や宿泊費など数万円のまとまった金額や、複数回にわたる立て替えは、従業員の手持ちのお金が減り、生活費の圧迫につながります。

また、従業員が期限内に経費申請をおこなったとしても、担当者の都合により手続き遅延があり、立て替え分の支払いが遅れる場合もあります。そのほかレシートや領収書を貰い忘れた場合、経費として認められないこともあります。

参考：PR Times「Sansan、『立替経費負担に関する実態調査』を実施」

経理担当者側

経費立替は、従業員だけでなく経理担当者にも負担があります。

経理担当者は、従業員から申請される度に経費精算をおこなわなくてはなりません。書類や現金のやり取りだけでなく、帳簿付けの手間も発生します。万が一小口現金の残高が帳簿と合わない場合は、原因を追求しなくてはなりません。

また、従業員が経費と認められない申請をした場合、コミュニケーションが難航することもあります。経費立替の時間が、本来やるべき業務のリソースを奪ってしまうため、経理担当者は不満を感じやすいです。

経費立替の不満を解消する方法

従業員と経理担当者が抱える不満を解消するには、法人クレジットカードや経理業務のアウトソーシングの活用が有効です。それぞれ簡単に解説します。

経費精算に法人クレジットカードを利用する

法人クレジットカードの利用は、従業員と経理担当者双方にメリットがあります。法人クレジットカードとは、会社などの法人向けのクレジットカードのことです。従業員が自腹で経費を立て替える代わりに、法人クレジットカードを使って決済できます。

従業員、経理担当者のメリットはそれぞれ下表のとおりです。

担当者	法人クレジットカード導入メリット
従業員	自費で立て替える必要がなくなる経費申請を忘れたり、領収書を貰い忘れたりしても、経費の計上漏れが防げる経費立替のための申請の手間が減る
経理担当者	経費立替や小口現金の扱いをなくせる誰がどこでいくら使用したのか把握できる上限金額が設定できて安心できる個人口座への振込作業が不要になる会計ソフトと連携すれば、仕分け作業が軽減される手入力による経費精算のミスや手間が省ける不正が防止できる

法人クレジットカードは発行会社によってさまざまな特徴があります。自社に合うものを選びましょう。

法人クレジットカードで経費精算するメリット・デメリットについて詳細を知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

経理業務のアウトソーシングを活用する

経理業務のアウトソーシングは、主に経理担当者の負担軽減に効果的です。

経理専門のスタッフが立替清算業務を担ってくれれば、経理担当者は他の業務に時間を割けるでしょう。ただし都度精算の場合は外注化が難しいため、自社の業務内容に合わせた活用の仕方を検討しなくてはなりません。

具体的には、経費立替を含めた経理の業務フロー全体を見直す必要があります。既存の経理担当者と、委託先の担当者の意見をすり合わせながら慎重に進めていきましょう。

経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入すれば、経費立替の手間を省けます。

法人クレジットカードと連携できる経費精算システムを導入することで、これまで手入力でおこなっていた経費の入力や計算が自動化されます。交通系ICカードやプリペイドカードとも連携可能なものもあります。

特に、スマートフォンアプリから経費申請ができるクラウド型の経費精算システムなら、時間と場所を問わず経費の申請が可能です。出張や外回りが多い従業員にとって、便利なシステムでしょう。

経費精算システムについて詳細を知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

「バクラクビジネスカード」は経費立替を楽にする法人クレジットカード

従業員が経費立替をきついと感じる要因として、立て替えによって従業員の生活費が圧迫される、経理担当者の手間が増える、などが挙げられます。従業員と経理担当者が抱える不満を解消するには、法人クレジットカードの導入が有効です。

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