経費精算の仕訳日付はいつにすればよい?仕訳例も紹介

経費精算業務において、仕訳の日付をいつにすればよいのか、経費精算の期限はいつまでなのかなど、悩んでいる経理担当者もいるでしょう。この記事では、経費精算業務における仕訳の日付に悩んでいる担当者に向けて、経費精算の仕訳日付や期限に関して解説します。ぜひ、参考にしてください。

経費精算の仕訳日付はいつにすればよい?仕訳例も紹介

経費精算の仕訳日付はいつ?

従業員が立て替えた経費を処理する場合、一般的に、経費精算の仕訳日付は、従業員にお金を精算した日になります。出納帳には、実際に会社の現金の支出入が発生した日を記載するのが基本です。したがって、従業員が費用を立て替えた日に仕訳をする必要はありません。

・従業員が電車代で1,300円を立て替え、経費精算申請書と領収書を受領し、その場で現金で経費精算したケース

<精算日の仕訳例>

日付

借方勘定科目

借方金額

貸方勘定科目

貸方金額

摘要

2月7日

交通費

1,300円

現金

1,300円

2月5日交通費精算

ただし、後日振込などで立替金を精算する場合には、従業員が経費精算書と領収書を持ってきた日と従業員に費用を支払った日に、それぞれ「未払金」を使って計上するのが一般的です。

・従業員が電車代で1,300円を立て替え、経費精算申請書と領収書を受領し、後日口座振込で経費精算したケース

<経費精算書と領収書を受け取った日の仕訳例>

日付

借方勘定科目

借方金額

貸方勘定科目

貸方金額

摘要

2月7日

交通費

1,300円

未払金

1,300円

2月5日交通費精算

<従業員に支払った日の仕訳例>

日付

借方勘定科目

借方金額

貸方勘定科目

貸方金額

摘要

2月25日

未払金

1,300円

普通預金

1,300円

2月5日交通費精算

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経費精算の期限はいつまで?

税法上の扱いでは、原則として、該当の経費が発生した年度内に行う必要があると定められています。

企業と従業員間における期限は、企業の規定に従う形になるでしょう。たとえば、企業によっては「前月の経費は翌月25日までに精算する必要がある」などと定められているケースが多いです。ただし、債権者(従業員)は発生から5年間は払い戻しを請求できる権利があるため、通常は会社の規定を過ぎていても払い戻しを受けられます。

まとめ

経費精算業務において、正確な日付での仕訳は重要です。仕訳日付が正確でない場合、会計記録の信頼性が損なわれ、税務申告に影響を及ぼす可能性があります。そのため経費精算業務では日付を適切に管理し記録することが求められます。

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