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経費精算の仕訳日付はいつにすればよい？業務の流れや仕訳例も紹介
経費精算業務において、仕訳の日付をいつにすればよいのか、経費精算の期限はいつまでなのかなど、悩んでいる経理担当者もいるでしょう。この記事では、経費精算業務における仕訳の日付に悩んでいる担当者に向けて、経費精算の仕訳日付はいつにすべきかや、経費精算の期限などを解説します。ぜひ、参考にしてください。
経費精算の仕訳日付はいつにすればよい？業務の流れや仕訳例も紹介
経費精算とは？
経費精算とは、従業員が出張や営業などで支払った事業に必要な経費を払い戻すことです。たとえば、出張の際の宿泊費や交通費、研修費などが経費にあたります。経費精算を行うためには、従業員からの申請や領収書の受領が必要です。経費の計上額によって納税額が変わるため、経費精算は企業にとって重要な業務となります。
経費精算業務の主な流れ
経費精算の流れは、以下のとおりです。
1.経費精算申請書や領収書の確認
2.経費担当者や決裁権限者による承認
3.仕訳作業の実施
4.払い戻しの実施
経費精算を行うには、従業員からの申請を受け、領収書を確認することが必要です。従業員が立て替えた費用が、事業に必要なものかを確認するために領収書を受領し確認、問題がなければ担当者などが承認します。その後、仕訳作業を実施し、従業員への払い戻しが実施されるという流れです。
経費精算の仕訳例
経費精算の仕訳例を2つ紹介します。
・従業員が電車代で1,300円を立て替えて、経費精算申請書と領収書を受領して経費精算したケース
借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 | 摘要 |
交通費 | 1,300円 | 現金 | 1,300円 | 〇月〇日 |
・従業員が宿泊代として20,000円を立て替えて、経費精算申請書と領収書を受領して経費精算したケース
借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 | 摘要 |
旅費交通費 | 20,000円 | 現金 | 20,000円 | △月〇日 |
経費精算の仕訳日付はいつ？
一般的に、経費精算の仕訳日付は、従業員にお金を精算した日になります。経費の仕訳は、従業員が費用を立て替えた日ではなく、従業員に経費を払い戻した日に行われることが基本です。経費発生日を仕訳日付にする場合は、精算日を発生日に合わせる必要があるため注意しましょう。
経費精算の期限はいつまで？
税法上の扱いでは、原則として、該当の経費が発生した年度内に行う必要があると定められています。
企業と従業員間における期限は、企業の規定に従う形になるでしょう。たとえば、企業によっては「前月の経費は翌月25日までに清算する必要がある」などと定められているケースが多いです。ただし、債権者（従業員）は発生から5年間は払い戻しを請求できる権利があるため、通常は会社の規定を過ぎていても払い戻しを受けられます。
月・年またぎの経費精算は可能？
月や年をまたいだ場合の経費精算は可能なのでしょうか。ここでは、月・年またぎのケースに分けて解説します。
月またぎのケース
事業年度をまたがない場合は、月またぎでの経費精算は可能です。たとえば、従業員が申請を忘れていて申請が遅れてしまった、出張により月内での経費精算が難しい、などの事情により、月またぎの経費精算が発生するケースがあります。月またぎの経費精算は、経理処理が複雑になる場合がありますが、経費精算自体は可能です。
年またぎのケース
年またぎであっても事業年度内であれば経費精算が可能です。たとえば、4月1日から翌年3月31日までが事業年度だとしましょう。そして、出張で新幹線の往復チケットを使い、12月31日に出張先に行き、1月2日に帰ってきたとします。この場合は年をまたいでいますが、事業年度内であるため経費精算が可能です。
ただし、事業年度をまたぐ場合は、税務申告のやり直しが発生するため、経費精算が難しくなります。
経費精算における従業員への支払い方法
経費精算における従業員への支払い方法は、銀行振込と小口現金の2種類があります。
銀行振込
銀行振込とは、経費をまとめて従業員の銀行口座に振り込む形の支払い方法です。銀行振り込みの場合には、給与と一緒に支払うケースも少なくありません。ただし、給与には所得税が課税されますが、立て替えた経費の払い戻しには所得税がかかりません。給与と一緒に支払うことで、経費にも課税されてしまう可能性があるため注意しましょう。
小口現金
小口現金とは、経費精算のために企業が用意する少額の現金のことです。従業員から経費の申請があった場合、領収書などと引き換えに小口現金から必要な金額を払い戻します。小口現金はすぐに精算されるため、従業員にとってはメリットといえるでしょう。しかし、企業としては、お金管理の手間や、盗難や紛失のリスクなど、デメリットも大きい方法です。
経費精算業務における課題と解決策
経費精算業務にはどのような課題があるのでしょうか。ここでは、経費精算業務の課題と解決策を解説します。
経費精算申請に遅れが生じる
従業員の経費精算申請に遅れが生じるケースは珍しくありません。業務が忙しくて申請する暇がない、経費精算申請を忘れていたなどさまざまな理由から遅れが出てしまうケースがあるでしょう。
対策としては、申請期限や経理規定の周知を徹底することが挙げられます。申請のルールや期限を定めて周知することで、従業員の意識の変化が期待できます。
経費の対象外となる費用が申請される
どれが業務に必要なもので、どれが業務には関係ないものかなど、すべての従業員が判断できるわけではありません。そのため、申請されたものの中に、本来経費の対象外となる費用が含まれてしまう場合があります。また、中には水増しした費用が含まれているケースなども考えられるでしょう。
対策としては、複数人によるダブルチェックを徹底することが挙げられます。1人では見落としてしまうことも、複数人でチェックすれば間違った処理を防ぐことが可能です。
業務が煩雑で担当者の負担が大きい
経費関連の業務は、申請書のチェックや承認、仕訳業務など経理担当者の業務が多く、負担が大きくなりがちです。負担がかかることで、計算ミスや記載漏れなどの人的ミスも起こりやすくなります。
経理担当者の負担を軽減するためには、経費精算システムの導入などが効果的です。経費精算システムを導入することで経費の精算や仕訳処理などの手間が軽くなるため、経理担当者の作業量を減らすことにつながるでしょう。
経費精算業務を効率化するなら「バクラク経費精算」
経費精算業務の効率化を進めたい場合には、「バクラク経費精算」がおすすめです。以下では、「バクラク経費精算」の概要やおすすめの理由について解説します。
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バクラク経費精算は、煩雑になりがちな経費精算業務を効率化するためのサービスです。従来は手作業で行っていた、領収書の使い回しチェックや仕訳作業、交通経路の検索などのさまざまな業務を自動化できます。また、経費申請も簡単にできるため、申請の遅れなどの防止にもつながるでしょう。
また、初期費用は無料です。状況に合わせて最適なプランを構築できるため、余計な費用をかけることなく経費精算業務の効率化を実現できます。
バクラク経費精算の機能・メリット
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そのほかにも、領収書の一括読み込み機能や藁議との紐づけも可能です。会計ソフトと連携もできるため、会計ソフトに合わせた仕訳の作成も行えます。サポートも充実しており、経験豊富なスタッフが丁寧なサポートを提供しているのもポイントです。マニュアルやサポートも用意されているため、初めて利用する場合でも安心して導入・活用していただけます。
まとめ
経費精算の仕訳日付は、従業員に経費を払い戻した日にすることが一般的です。経費精算の期限は税法上では、原則該当の経費が発生した年度内に行うと定められています。しかし、企業では経費精算に関するルールを定めているケースが多いため、企業のルールを従業員に周知し、期限内の申請を促すことが大切です。
バクラク経費精算は、電子帳簿保存法に対応している経費精算システムです。ミス防止機能が搭載されており申請者がミスなく申請できるため、経理担当者の負担やミスの防止にもつながります。経費申請の効率化をお考えなら、お気軽にお問い合わせください。
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