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領収書はスマホの撮影データでも経費精算が可能｜撮影・保存の要件や注意点を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-07-22
経費精算においては、スマートフォンで撮影した領収書のデータも利用できます。これは、電子帳簿保存法で認められています。ただし、細かく定められた要件を満たさなければなりません。この記事では企業の経理担当者へ向けて、電子帳簿保存法に対応するために、スマートフォンでの撮影においてどのような点に気を付ければよいのかなどについて解説します。
領収書はスマホの撮影データでも経費精算が可能｜撮影・保存の要件や注意点を解説
領収書はスマホの撮影データで保存できる
領収書はスマートフォンの撮影データで保存でき、経費申請にも利用可能です。2016年の電子帳簿保存法の改正により、スマートフォンの撮影データの使用が認められました。スマートフォンによる撮影データは、スキャナ保存の一種とみなされます。このため、経費精算などに撮影データを使用するには、電子帳簿保存法で定められているスキャナ保存要件を満たす必要があります。
スマートフォンで撮影した領収書による経費精算の手順
スマートフォンで撮影した領収書の電子データを使用して経費精算する場合の手順は、以下のとおりです。
- 申請者が領収書を撮影して電子データにする
- 申請者が経費精算の申請をする
- 上長が承認する
- 経理担当者が申請内容を確認する
- 会計ソフトにより自動仕訳を行う
- 電子帳簿保存法に対応したシステムで保存する
各手順において、すでに説明した要件を満たし、電子データによる経費精算を適切に進めましょう。
領収書をスマホで撮影するメリット
スマートフォンで領収書を撮影すれば、さまざまなメリットがあります。以下で詳しく解説します。
コストを減らせる
スマートフォンで撮影した領収書の電子データを活用すれば、コストの削減につながります。法人税法により、領収書には7年間の保存義務があります。紙で保存する場合、保管場所、キャビネット、ファイルなどを用意しなければなりません。また、書類を管理する担当者の人件費もかかります。
長期にわたって保存ができる
電子データなら、長期にわたって一定の質を保ちながら保存できます。紙の領収書の場合、時間の経過とともに劣化やインクの滲みなどが発生します。汚れがつく恐れもあるでしょう。そのため、保存義務が定められている7年が経過する前に、内容を確認できなくなるリスクもあります。電子データで保存すれば、そのような心配はありません。
検索がしやすくなる
電子データは、キーワードや条件の指定による検索ですぐに見つけられます。紙の領収書をそのまま保管している場合、膨大な書類の中から必要なものを見つけ出すためには多くの労力と時間が必要です。電子データ化により、そのような無駄を省きましょう。
まとめ
スマートフォンで撮影した電子データの領収書を経費精算に利用すれば、さまざまなメリットがあります。スマートフォンによる撮影はスキャナ保存に該当するため、今回解説した要件を満たせるよう準備を整えましょう。
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