領収書はスマホの撮影データでも経費精算が可能｜撮影・保存の要件や注意点を解説

電子帳簿保存法のスキャナ保存には、細かい要件が定められています。以下で詳しく解説します。

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存とは

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存とは、紙の書類をスキャナやスマートフォンで電子データ化して保存することです。対象となる重要書類は、領収書、契約書、納品書、請求書、小切手、借用証書などです。また、一般書類にあたる見積書、注文書、検収書などもスキャナ保存が認められています。

スキャナ保存の要件

スキャナ保存の要件は、重要書類と一般書類でそれぞれ異なります。領収書は重要書類に該当するため、重要書類のスキャナ保存の要件について確認しましょう。以下で具体的な要件を解説します。
※参考：国税庁｜電子帳簿等保存制度特設サイト

入力期間の制限

一般書類には特に制限がないものの、重要書類には入力期間の制限があります。入力期間の制限の方式は、早期入力方式または業務処理サイクル方式です。早期入力方式では、書類を受け取ってからおおむね7営業日以内に電子データ化して保存する必要があります。

一方、業務処理サイクル方式では、書類の処理にかかる通常の期間からおおむね7営業日以内の電子データ化が求められています。

一定の解像度およびカラー画像による読み取り

重要書類と一般書類のいずれについても、電子データの解像度は200dpi相当以上である必要があります。重要書類は、256階調以上（24ビットカラー）でなければなりません。一般書類については、グレースケールでも構いません。

タイムスタンプの付与

認定を受けたタイムスタンプを、入力期間内に付与する必要があります。ただし、削除訂正履歴の時刻証明ができるシステムを導入している場合、タイムスタンプは不要です。タイムスタンプの詳細については後述するため、あわせて参考にしてください。

バージョン管理

スキャナ保存においては、書類の訂正や削除の状況を確認できるシステムか、そもそも訂正や削除ができないシステムを使用する必要があります。

帳簿との相互関連性の確保

スキャンしたデータと帳簿の記録の関連性を確認できるようにすることも求められています。2024年1月1日以降、この要件は重要書類のみに適用されます。

見読可能装置等の備え付け

14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタを設置する必要があります。それぞれに操作説明書を備えることも要件です。また、以下の条件を満たす電子データをすぐに出力できる状態にする必要があります。

• 形式が整然としている
  
• 書類と同じレベルで明瞭である
  
• 拡大・縮小して出力できる
  
• 4ポイントの大きさの文字を認識できる

ただし、一般書類をグレースケールで保存する場合、機材がカラーに対応している必要ありません。

システム概要書等の備え付け

スキャナ保存にあたっては、システムの概要書、システム仕様書、操作説明書を備え付ける必要があります。また、スキャナ保存の手順や担当部署などを明示した書類も用意して設置しなければなりません。

検索機能の確保

スキャナ保存を検索して探すための機能も必要です。具体的には、取引年月日、取引金額、取引先で検索できる必要があります。また、日付や金額の範囲を指定した検索にも、対応が必須です。さらに、2項目以上の組み合わせによる検索にも対応しなければなりません。