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電子帳簿保存法のタイムスタンプとは|仕組みや改正の変更点、不要なケースなど解説

電子帳簿保存法により、事業者は帳簿や決算書類、領収書、請求書などを、電子データで保存できるようになりました。電子データは改ざんや紛失を防げる一方、データの信頼性担保が課題です。電子帳簿保存法では、タイムスタンプの付与により信頼性の保証を求めています。

本記事はタイムスタンプの概要から仕組み、付与の手順、注意点まで解説します。自社の経理業務を確実、かつ効率的に進めるヒントとしてご活用ください。

電子帳簿保存法のタイムスタンプとは|仕組みや改正の変更点、不要なケースなど解説

電子帳簿保存法のタイムスタンプとは

電子帳簿保存法は、書類を電子データで保存する際に「改ざんされていない原本書類の証明が必要」と定めています。タイムスタンプは、電子帳簿に保存した日付・時刻を付与する仕組みで、タイムスタンプがある書類は、電子帳簿保存法の保存要件を満たします。

なお、タイムスタンプが必要な書類は、国税関係帳簿書類や決算関係書、また領収書や請求書、発注書といった取引関係書類です。

電子帳簿保存法の改正によるタイムスタンプの緩和要件

2022年1月1日、電子帳簿保存法の改正が施行されました。この折に緩和された、タイムスタンプの付与要件を詳しく解説します。

タイムスタンプの付与期間が延長

改正前の2021年12月末まで、タイムスタンプの付与期間は「3営業日以内」でした。改正後は、記録事項の入力とともに、タイムスタンプを付与すべき期間が「2か月と概ね7営業日以内」と延長されています。タイムスタンプの付与期間が緩和され、経費精算現場の負担が軽減されると考えられています。

スキャナ保存における自署が不要

電子帳簿保存法の改正前は、請求書や領収書、レシートなどをスキャンして電子データ化し、保存する際に、書類の受領者が自ら署名しなければなりませんでした。

法改正後は、スキャンしたデータに署名を付さなくて良いと変更されています。

スキャナ保存でのタイムスタンプが不要なケース

改正後の電子帳簿保存法は、タイムスタンプを付与しなくて良いスキャナ保存の例も、定めています。

タイムスタンプが不要となるケースは、電子データの訂正・削除の履歴と内容を確認できるシステム(クラウドを含む)を使用した場合です。電子データに与えられた変更・保存の事実を確認できる場合は、タイムスタンプをつけなくて構いません。

電子帳簿保存法の3つの区分とタイムスタンプ要件

電子帳簿保存法では、データの保存を3つに区分しています。

  • 電子帳簿等保存
  • スキャナ保存
  • 電子取引データ保存

それぞれの区分とタイムスタンプに関する要件を、詳しく解説します。

電子帳簿等保存におけるタイムスタンプ要件

会計ソフトや関連ソフトを使って作成した帳簿や書類などを、電子データのまま保存することを電子帳簿保存といいます。国税関係帳簿書類や決算関係書類などが該当します。

電子帳簿保存の場合、タイムスタンプは不要です。また、事業者が任意で対応する分には、タイムスタンプを付与しても構わないとされています。

スキャナ保存におけるタイムスタンプ要件

紙媒体の請求書や領収書・レシート、発注書などをスキャンして電子データ化し、保存する方法をスキャナ保存といいます。

電子帳簿保存法に対応したシステムやツールでスキャンした場合は、タイムスタンプは不要です。システム側で必要な履歴を同時に保存するためです。
一方、電子帳簿保存法に対応していないシステム・ツールを使った場合は、タイムスタンプを付与しなければなりません。

電子取引データ保存におけるタイムスタンプ要件

電子メールやクラウドサービスなどを使い、電子データで送受信した取引を電子取引データといいます。電子取引の内容は電子データでの保存が義務づけられていますが、以下のいずれかを満たせば、タイムスタンプは不要です。

  • タイムスタンプを付与してから送信する
  • タイムスタンプがないデータは、受領後速やかにタイムスタンプを付与する
  • 訂正や削除の履歴を確認できるシステムを利用する
  • 訂正・削除に関する事務処理規定を設ける

上記要件を満たさないケースでは、電子取引データにタイムスタンプが必要です。

タイムスタンプの3つの仕組み

タイムスタンプが、書類の信頼性を担保できるのはなぜでしょうか。タイムスタンプを構成する3つの仕組みを解説します。

要求

タイムスタンプを発行できる機関は、時刻認証局(TSA)と呼ばれる認定事業者だけです。タイムスタンプを書類に付与してほしい事業者は、電子書類の保存時にタイムスタンプの付与をTSAに「要求」します。

付与

事業者からの要求を受けて、TSAは書類に付与するタイムスタンプを発行します。このとき、TSAは特定のアルゴリズムによって生成した「ハッシュ値」という不規則な文字列を送信します。電子データの内容が少しでも改ざんされればハッシュ値も変わるため、ハッシュ値が変更されていないことがデータの信頼性を担保しています。

タイムスタンプは、ハッシュ値に時刻情報を組み合わせたタイムスタンプトークンとなり、付与されます。

検証

タイムスタンプの発行を受けた事業者は、タイムスタンプトークンにかけられたカギを使って、書類に改ざんがないことを確認します。また、タイムスタンプトークンにかけられたカギを、事業者が変更することはできません。

電子帳簿保存法においてタイムスタンプを発行する手順

電子帳簿保存法に則り、領収書や請求書、発注書などの書類にタイムスタンプを付与する手順を、3ステップに分けて解説します。

1.書類を準備・スキャンする

まず、タイムスタンプを付与したい書類を用意します。書類の内容が正しいことを確認した上で、書類を電子データ化します。書類を電子データにする方法は、スキャナでスキャンするほか、スマートフォン・デジタルカメラで撮影しても構いません。

電子データにした書類を開き、内容を明瞭に読み取れる程度に鮮明であることを確かめます。

2.システムにアップロードする

電子データ化した書類を、タイムスタンプシステムにアップロードします。アップロードの際、タイムスタンプの付与をシステムに指示しましょう。

タイムスタンプを付与できるシステムとは、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトやクラウドストレージ、電子署名サービスや電子契約サービスなどです。タイムスタンプを付与できるPDF編集ソフトもあります。

3.タイムスタンプが付与される

システムにタイムスタンプの付与を指示すると、TSAからタイムスタンプが発行・付与されます。タイムスタンプが付与された書類は、原本であること、またタイムスタンプが付与された時間に存在することが証明されるようになります。

また、タイムスタンプの付与と同時に、TSAからタイムスタンプトークンが届きます。事業者は、電子書類の原本とともにタイムスタンプトークンを保存する必要があります。

電子帳簿保存法のタイムスタンプにおける注意点

電子帳簿保存法に則り、タイムスタンプを利用する際に気をつけたいポイントを、3つ解説します。

社内での原本の取り扱いは事前に決めておく

2022年1月以降、書類をスキャンし保存すれば、原本を破棄しても構わないとされました。ただし、業務手順や情報流出の観点、内部統制の問題などもあり、スキャン後即、原本を廃棄できないケースもあるでしょう。

事業者ごとの実情を踏まえ、タイムスタンプ付与後の原本をどのように扱うか、事前にルールを決めておくことが大切です。

タイムスタンプの付与期間に制限がなくなったわけではない

最新の法改正では、タイムスタンプの付与期間が「2か月と概ね7営業日以内」とされました。ただし、期限が無限に延びたわけではありません。時間的な猶予が長くなった分、対応が後手になり処理を忘れることがないよう注意が必要です。

また、事業者は従業員に対し、早めの対応を周知し行動を促しましょう。

タイムスタンプの利用には費用がかかる

タイムスタンプを付与するシステムの利用には、費用がかかります。初期費用と月額料金がかかるものや、初期費用はないが月額料金が高めに設定されているサービスなど、さまざまです。

タイムスタンプの付与料金も、従量制と定量制とがあります。自社の使い方によって最適なサービスが異なるため、利便性とコスパの両面から比較し、導入を決定してください。

まとめ

電子帳簿保存法に則り書類を保存する際は、タイムスタンプの付与が課題となります。タイムスタンプの要不要は書類の保存区分によって異なるため、まずはそれぞれの違いを正しく理解しましょう。電子帳簿保存法に対応したサービスを導入すると、日々の業務をシンプルかつ簡便にできます。

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