経費精算で領収書の原本はどう保管する？メリットの多い電子保存の方法や注意点を解説

経費精算に使用する領収書原本を電子化すると、紛失・劣化リスクの防止を含めさまざまなメリットを得られます。

紛失・劣化リスクを防げる

領収書を電子化すると、紛失・劣化のリスクを防げます。領収書を紙の原本で保存すると、紛失や劣化のリスクが高まります。火事などの災害や人為的ミスによる紛失、経年劣化による文字の消失など、紙の原本に影響を及ぼす要因はさまざまです。紛失・劣化していると、税務調査の際に指摘される恐れもあります。電子化により、領収書の保存状態を安定させましょう。

特定の領収書を検索しやすくなる

検索しやすくなることも、領主書を電子化するメリットの1つです。紙の状態で領収書を保存すると、量が多くなり、特定の領収書を見つけにくくなります。一方、電子データであれば、日付や内容から目的のものを簡単に検索可能です。税務調査の際には、関連資料をそろえる必要があります。特定の資料を検索しやすい点は、電子化の大きなメリットといえるでしょう。

保管コストを抑えられる

領収書を電子化すると、保管コストを抑えられます。紙で領収書を保管すると、書類の量が増えるにつれ保管スペースも増えていきます。また、円滑に書類を管理するには、管理者も選定しなくてはなりません。保管スペースの確保にも管理者の雇用にもコストがかかるため、電子化してコンパクトに保管した方がコスト削減につながります。

リモートワークにも対応しやすくなる

経費精算に領収書の原本が必要であれば、リモートワークでも経費精算だけのために出社しなくてはなりません。

領収書の電子化に対応できるようになると、領収書を従業員のスマートフォンなどで撮影してもらい、システム上で管理できるようになります。出社の手間が省けるため、リモートワークを取り入れている企業では、領収書の電子化に対応した方が業務効率化を図ることが可能です。