© 2023 LayerX Inc.
電子帳簿保存法における領収書の保存方法とは？電子化のルールや注意点も解説
電子帳簿保存法は制定以来、何度も改正されています。そのため、内容を把握しきれていない経理担当者も少なくありません。この記事では、電子帳簿保存法における領収書の保存方法を解説します。領収書を電子化する方法やメリット、デメリット、注意点などを解説するため、参考にしてください。
電子帳簿保存法における領収書の保存方法とは？電子化のルールや注意点も解説
電子帳簿保存法の適用で領収書の電子保存が可能に
電子帳簿保存法により、領収書などの電子保存が可能となりました。また、これまでは電子保存は任意となっていましたが、2022年の法改正によって電子取引データの保存の電子保存が義務付けられています。
バクラク経費精算
パソコン、スマホから手軽に経費精算が可能。領収書をアップロードするとデータが自動入力されるので、手入力がゼロに。インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しています。簡単で正確な経費精算を実現するソフトをぜひご体感ください。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、1998年7月に施行されました。「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データの保存」について定められたもので、施行から現在までに、数回の改正が行われています。
領収書などの電子保存を認める法律
電子帳簿保存法は、税務手続きをスムーズにすることを目的とした法律です。また、紙ベースで保管する際に必要な保管スペースや、管理費用といった問題解決においても期待されています。電子データの保存要件が定められているため、しっかり把握しておきましょう。
最新の改正情報を確認する必要がある
電子帳簿保存法は、時代背景に合わせて改正されており、2023年時点で6回の改正が行われています。データ保存の方法を間違えてしまうと法律違反となってしまうため、最新の改正情報を確認して、要件に合った方法で保存しましょう。
電子帳簿保存法における3つの電子データ保存形式
電子帳簿保存法では、以下の3つが定められています。
・電子帳簿等保存
・スキャナ保存
・電子取引
ここでは、それぞれの内容について詳しく解説します。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、パソコンなどで作成した帳簿や書類を、そのまま保存することを指します。電子データ保存は任意であり、義務ではありません。対象となるのは、国税関係帳簿と国税関係書類です。たとえば、仕訳帳や損益計算書、貸借対照表、売掛帳、領収書や請求書などが挙げられます。
スキャナ保存
スキャナ保存とは、スキャナやスマホなどで紙の書類を読み取り画像データとして保存することを指します。スキャナ保存は義務ではありません。対象となるのは、請求書や領収書、見積書などのみとなっています。国税関係帳簿や決算関係書類の保存は不可です。また、要件が定められているため、保存する際は要件を確認しましょう。
電子取引
電子取引とは、電子的なやり取りによって授受した書類を電子データのまま保存しなければいけないという制度です。従来は、電子データのプリント・保存も可能でしたが、法改正によって電子保存が義務付けられました。2023年12月31日までは猶予期間が設けられていますが、2024年1月1日以降は電子データの印刷、紙保管は禁止です。
領収書を電子保存する6つのメリット
領収書を電子保存することで、業務効率化やコストの削減など、多くのメリットが得られます。ここでは、領収書の電子保存のメリットを6つ解説します。
経理作業を効率化できる
領収書を電子保存することで、経理作業の効率化が図れます。従来は領収書のファイリングが必要でしたが、電子保存に対応することで電子データとして保存可能です。そのため、データの整理がしやすくなるでしょう。また、データ化によって必要な領収書をすぐに探し出すことができ、会計処理の効率化につながります。
経理作業のDX化が進む
経理作業のDX化につながることも大きなメリットです。領収書の電子保存を可能にすれば、経費精算をデータで申請できるようになるため、経理作業もデータで確認し承認することができるようになります。また、クラウドサービスの利用が可能となるため、出張先や出先、テレワークでも手続きしやすく、働き方改革にも寄与できます。
領収書の保存スペースが不要になる
電子保存なら数年分の領収書を保存するスペースが不要です。従来は保管場所として使っていたスペースを他業務で活用したり、オフィスを移転して省スペース化を図ったりできる可能性もあるでしょう。
コストを削減できる
紙ベースの場合、印紙税や印刷費、郵送費などがかかりますが、電子保存ならこれらの費用が必要ありません。また、紙の領収書を保存するためのスペースや管理コストの削減も可能です。書類を保管するスペースが不要になるため、狭いオフィスへの移転が可能になるなど賃貸費用の削減ができる可能性もあります。
領収書データを長期保存できる
電子保存の場合、領収書データを長期保存することができます。紙での管理のように、長期保存によって印字が薄くなって内容が確認できなくなるといった心配がありません。
不正行為を防止できる
領収書の改ざんといって不正行為の防止ができることも、電子保存のメリットです。電子帳簿保存法では、不正防止措置としてタイムスタンプの付与が要件となっています。また、訂正の履歴が残るシステムの導入なども義務付けられているため、領収書を書きかえるなどの不正行為があったとしても見つけやすくなっています。
領収書を電子保存する3つのデメリット
領収書の電子保存には多くのメリットがありますが、電子化を開始するためには準備が必要で費用もかかります。ここでは、領収書を電子保存するデメリットを3つ解説します。
導入のためのコストと手間がかかる
領収書のデータ化のためには、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入が必要となるためコストがかかります。また、領収書のデータ化作業に手間がかかる、フォルダの閲覧権限や命名規則などのルール作りも必要不可欠です。
セキュリティ対策不備による情報漏洩の可能性がある
紙ベースで保存する場合、物理的な盗難がなければ漏洩の心配はありませんでした。しかし、電子保存の場合、セキュリティ対策が不十分だとデータが漏洩するリスクが高くなります。そのため、電子情報管理のためのセキュリティ対策を講じなければいけません。
電子化できない書類がある
すべての領収書がデータ化できるわけではありません。領収書の電子化は、改正電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるため、要件を満たさないものは紙ベースで保管する必要があります。電子化した領収書と紙の領収書が混在することも考えられます。
領収書を電子保存する方法
領収書を電子保存する方法としては、スキャナ保存する方法と取引した電子データをとして保管する方法の2つの方法があります。ここでは、それぞれの方法について詳しく解説します。
スキャナ保存する方法
スキャナ保存とは、領収書やレシートといった紙で受領したものを、スキャナで読み取ってデータとして保存する方法です。領収書を紙ベースで受け取った場合を想定した保存方法となります。スキャナではなく、スマホやデジタルカメラなどで領収書を撮影して、データとして保存しても構いません。
スキャナ保存する際の条件
スキャナ保存をする際には、要件を満たす必要があります。スキャナ保存の要件は以下のとおりです。
・書類が発行されてから最長で2か月＋7営業日以内に入力する
・解像度は200dpi以上
・カラー画像でのスキャンもしくは撮影
・入力者情報の確認
・検索機能の確保
・見読可能性の確保
・タイムスタンプの付与など
電子取引データを保存する方法
電子取引データとは、紙に印刷されない形で受領した領収書のことです。たとえばECサイトで商品を購入して、領収書がメールに添付されていたなどのケースがあたります。メールに添付された領収書をダウンロードすれば、そのまま保存することが可能です。また、自社で作成した電子データもそのまま保存できます。
電子取引データを保存する際の条件
電子データで発行された領収書は必ず電子データとして保存する必要があり、紙に印刷して保存することは認められません。また、改ざん防止措置として、検索機能の確保や見読可能性の確保、タイムスタンプの付与などといった電子データの真実性を担保して、不正を防止する仕組みを導入する必要もあります。
領収書の保存期間
領収書の保存期間は、電子化した場合も電子化しない場合も同じです。法人税法により定められた保存期間があり、確定申告書の提出期限翌日から7年間の保存が義務付けられています。個人事業主の場合は所得税法により、5年間の保存が定められています。基本的に、電子化した領収書の原本は破棄して構いません。
領収書を電子保存する際に注意すべきポイント
領収書の電子化をする際には、スキャナ保存・電子取引データ保存どちらの場合でも、社内でのルール策定とルールの厳守が重要です。ここでは、領収書の電子保存で注意したいポイントを解説します。
領収書を電子化するための社内ルールを決める
たとえば、入力期間の制限や検索機能の確保など、電子化するためのルールを定めましょう。入力期間については、早期入力方式と業務処理サイクル方式があるため、自社の業務サイクルに合わせて選びます。また、発行後のルールや受領後のルールを決めておくことも大切です。
入力期限を厳守する
入力期限は、本人と本人以外で電子帳簿保存法に定められた期限が異なります。また、社内ルールで入力期限を定めている場合には、きちんと確認してルールに則って入力しましょう。社内ルールがない場合は、電子帳簿保存法で定められた要件を順守します。
検索機能を必ず確保しておく
電子データは、検索機能の確保が必要です。以下の3つの情報で検索できるようにしておきましょう。
・取引年月日その他の日付
・取引金額
・取引先
税務職員の要求に応じて保存データをダウンロードできる場合は、検索機能の確保は不要ですが、ファイル・フォルダの管理が必要です。
まとめ
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。施行から2023年現在まで6回の改正が行われているため、改正内容をしっかりと確認することが重要です。領収書の電子保存には多くのメリットがありますが、導入コストやセキュリティなどの課題もあります。
バクラク経費精算は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。ミス防止機能が搭載されており、申請者がミスなく申請できるだけでなく、経理担当者のミス防止にもつながります。経費精算の効率化や電子帳簿保存法への対応をお考えなら、お気軽にご相談ください。
バクラク経費精算
パソコン、スマホから手軽に経費精算が可能。領収書をアップロードするとデータが自動入力されるので、手入力がゼロに。インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しています。簡単で正確な経費精算を実現するソフトをぜひご体感ください。