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経費精算におけるDXとは?DXの具体例やメリットを解説!

DXとは「デジタルトランスフォーメーション」の略であり、デジタル技術の活用によりシステムを刷新したり企業風土を変革したりすることです。企業ではさまざまな業務でDXを活用でき、経費精算も例外ではありません。この記事では、経費精算にDXを導入する方法、経費精算におけるDXのメリット、注意点などについて解説します。ぜひ参考にしてください。

経費精算におけるDXとは?DXの具体例やメリットを解説!

DXとは

DXとは、AI、IoT、ビッグデータなどを用い、業務フローを改善したり新しいビジネスモデルを創出したりすることです。また、古い技術で構築されたレガシーシステムからの脱却や企業風土の変革など、より大きな目的も含まれています。

現代は変化が激しいため、市場で優位性を保つには時代への対応が必要不可欠です。そのため、企業によるDXの推進は、ビジネスにおいて特に重要になっています。

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従来の経費精算の課題

従来の経費精算においては、さまざまな課題がありました。具体的には、ミスの発生や書類の紛失などです。ここでは、従来の経費精算の課題についてくわしく解説します。

計算や入力ミスが発生しやすい

従来の経費精算では、計算や入力のミスが発生しやすい状況でした。領収書や書類の処理に手作業で対応する場合、データの入力や数値の計算において少なからず誤りが発生します。ミスを防ぐにはチェックに時間や人件費をかけなければならず、多くのリソースやコストを割くことが不可欠です。

領収書の紛失やもらい忘れがある

紙の書類で経費精算を行っている場合、領収書も紙で受け取って保管することが必要です。しかし、経費が発生する実際の場面では、領収書を紛失したりもらい忘れたりするケースもあります。領収書は再発行が難しく、何らかのトラブルのせいで経費精算に必要な書類を揃えられない状況もあるでしょう。

たとえ各従業員が領収書を取得できても、回収そのものや回収の呼びかけには手間がかかります。

現金管理業務の負担がある

従来の経費精算においては、現金管理業務の負担も大きいでしょう。経費を現金で精算するには、小口現金の残高を管理する必要があります。小口現金とは、社内に備える少額の現金のことです。小口現金を備えている場合、担当者は基本的に毎日残高をチェックする必要があります。

万が一、残高が帳簿と合わなければ、原因を突き止めるまで対応しなければなりません。場合によっては、小口現金への対応のために他の業務が後回しになったり、残業が必要になったりする可能性もあります。

経費精算のDXの具体例

経費精算では、さまざまな部分にDXを導入できます。たとえば、業務の自動化やクラウドによる管理などです。ここでは、経費精算のDXの具体例について解説します。

属人化していた業務を自動化する

経費精算では、属人化している業務も多い傾向です。たとえば、紙の申請書を使用している場合、記載されている情報をパソコンに手入力する必要があります。しかし、DXを推進すれば、システムとの連携により自動入力を実現可能です。経費精算について、特定の担当者が対応する必要がなくなります。

利用明細データを連携する

経費を交通系ICカード、クレジットカード、プリペイドカードなどで支払うルールを作れば、利用明細のデータをもとに経費精算できます。利用明細のデータと連携できるシステムはさまざまです。システムを導入すると、従業員がわざわざ領収書を保管する必要もありません。紛失やもらい忘れの心配がなくなり、経費精算がスムーズになります。

現金による立て替えをなくす

経費精算のDXにおいては、現金で費用を立て替える仕組みをなくすことも重要です。現金を直接やり取りする機会がなくなれば、小口現金を社内で管理する必要もなくなります。申請された経費を後からまとめて後払いする方法なら、経理担当者の手間もかかりません。

また、法人用のクレジットカードやプリペイドカードを利用する方法もあります。そもそも従業員が経費を立て替える必要がなく、経費精算の手間を大幅に減らせます。

クラウド型の経費精算システムを導入する

経費精算をクラウドで管理する仕組みを導入すると、効率化や属人化の解消につながります。オンラインなら時間や場所が制限されずに申請や承認フローを行うことができ、申請情報を申請者・上司・経理担当者の間で即座に共有が可能なため、属人化を防ぎながら経費精算のプロセスを効率よく進めることができます。クラウド型の経費精算システムで一元管理ができるようになると、経費精算の申請件数が多くても、スムーズな処理がを実現できます。

経費精算をDXするメリット

経費精算をDXするとさまざまなメリットがあります。具体的には、業務の効率アップやコスト削減などです。以下では、経費精算をDXするメリットについて詳しく解説します。

業務の効率が上がる

経費精算のDXにより、作業の自動化や入力の省力化などができれば、業務の効率も上がります。データの保管や取り出しも簡単になり、業務をスムーズに進められるようになります。それまでと、同じ時間でより多くの業務に対応できるため、生産性の向上も期待できるでしょう。

コストの削減につながる

経費精算をDXすると、コストの削減も期待できます。紙代や印刷のためのトナー代が必要なくなるからです。また、紙の書類を保管する場所にかかるコストや管理のコストなども発生しません。DXによりさまざまなコストを減らせるため、無駄のない体制で経費精算に対応できるようになります。

属人化が解消される

DXは、経費精算に関わる業務の属人化も解消します。経費精算に限らず、バックオフィス業務では、特定の担当者でないと対応できない作業が多くなりがちです。しかし、専用のシステムを導入すると、誰でもその作業に適切に対応できるようになります。特定の担当者だけに頼る必要がなくなり、よりスムーズな経費精算を実現可能です。

経費精算にDXを導入する際の注意点

経費精算のDXを成功させるためには、いくつか気をつけなければいけないことがあります。具体的には、どうすればよいのでしょうか。ここでは、経費精算にDXを導入する際の注意点を解説します。

ルールやフローを周知する

経費精算にDXを導入する場合、ルールやフローの徹底的な周知が大切です。それまでとは異なる新しい手順や業務が増えるため、勝手が変わってミスや違反が発生する恐れがあるからです。マニュアルを作成したり研修を実施したりし、従業員がスムーズに業務を進められるように配慮しましょう。

既存システムと連携する

経費精算のDXにおいては、新しく導入するシステムと既存システムの連携について考える必要があります。システム同士を連携できると、新しいシステムの導入により発生する負担が少なくなります。それまで以上に効率的な業務の遂行を期待できるでしょう。ただし、連携できないシステムもあるため、事前の確認が必要です。

一時的な業務効率の低下を想定しておく

経費精算のDXに取り組むうえでは、一時的な業務効率の低下を覚悟しましょう。従業員が新しいシステムを使いこなし、それまでとは異なる手順に慣れるまでには、ある程度の時間がかかります。導入直後はDXの成果を感じられない場合もありますが、時間の経過とともに業務効率がアップしていく可能性が高いでしょう。

充分なセキュリティを確保する

経費精算のDXでは、セキュリティも重要です。DXによりデータをオンラインで管理するようになると、情報流出の危険性も増します。一度でも情報が漏れると、自社に対する信用が著しく低下する原因にもなります。

社内の重要な情報を管理するからには、十分なセキュリティを備えるシステムを見極めなければなりません。さまざまなシステムがあるため、その中からどれを導入するか検討する際はセキュリティについてよく確認しましょう。

まとめ

経費精算には複数の課題がありますが、DXにより解決できる可能性が高いでしょう。経費精算をDXするとさまざまなメリットがあり、たとえば業務効率化やコストの削減などを実現できます。

バクラク経費精算は、電子帳簿保存法に対応している経費精算システムです。申請者や経理担当者のミスを防ぐ機能がついており、経費精算全体の効率化を実現できます。さまざまな会計ソフトとの連携が可能なため、経費精算をよりスムーズにすることが可能です。2週間の無料体験をぜひご利用ください。

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Excelでの経費精算から脱却しよう

DXを阻む課題の一つとして、Excelで各システムが作成されている点が挙げられます。Excelでもある程度の運用は可能ですが、複雑なマクロによる属人化やシステム連携ができないことから、効率が上がらない要因となります。

Excelと経費精算システムとの違いを示した資料が以下からダウンロード可能です。Excelでの経費精算運用を始めようとしている方や、すでにExcelで運用を始めている方に向け、どのような違いがあるのかを示しています。ぜひご活用ください。