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領収書を電子保存するにはタイムスタンプが必要？タイムスタンプの役割や発行手順とは
電子帳簿保存法の施行により、税務に関連する書類も電子データで保存できるようになりました。ただし、電子データで保存するには複数の要件を満たす必要があり、その1つがタイムスタンプです。この記事では、タイムスタンプの概要に触れたうえで、電子帳簿保存法における要件や発行手順などについて解説します。
領収書を電子保存するにはタイムスタンプが必要？タイムスタンプの役割や発行手順とは
領収書の電子保存で必要とされるタイムスタンプとは
領収書を電子保存するには、タイムスタンプが必要です。ここでは、タイムスタンプの役割や仕組みなどについて解説します。
タイムスタンプの役割
タイムスタンプは、電子データ化された書類の原本性を証明する技術です。タイムスタンプは総務大臣から認定された時刻認証業務の事業者が発行しおり、タイムスタンプが付与されている書類は改ざんされていないデータだと判断できます
電子データは紙媒体よりも改ざんが容易であるうえに、改ざんの有無を判断するのは簡単ではありません。そのため、電子データの信頼性を高める目的でタイムスタンプという技術が生まれたのです。
タイムスタンプの仕組み
タイムスタンプは、電子データから生成されるハッシュ関数と時刻の組み合わせにより、書類の信頼性を証明します。タイムスタンプを付与すると、データが付与した時刻に存在しており、その時刻から改ざんされていないことを表せます。電子データの内容が変更された場合、ハッシュ関数も変わる仕組みです。
タイムスタンプが必要となる書類
タイムスタンプが必要な書類は、重要度が特に高い書類です。たとえば、領収書や契約書などが該当します。また、請求書、納品書、借用証書、預金通帳、小切手、預かり証、約束手形、有価証券受渡計算書、社債申込書などの重要書類も対象です。
さらに、一般書類にあたる契約の申込書、見積書、注文書、検収書、貨物受領書、入庫報告書などにもタイムスタンプを付与する必要があります。
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タイムスタンプを必要とする電子帳簿保存法の要件
電子帳簿保存法には、タイムスタンプについて3つの区分が設けられています。タイムスタンプを付与する際は、それぞれの区分を考慮しなければなりません。ここでは、区分ごとの要件について解説します。
スキャナ保存におけるタイムスタンプの要件
スキャナ保存は、スキャナなどを使用して書類を電子データ化することです。紙媒体で作成または受領した国税関連書類は、スキャナ保存に分類されます。スキャナ保存に分類される書類には、入力期間中のタイムスタンプの付与が必要です。
入力期間は、早期入力方式では概ね7営業日以内、業務サイクル方式では最長2ヶ月と概ね7営業日以内です。基本的には、早期入力方式でタイムスタンプを付与する必要があります。書類の受領から入力までの業務処理規定を設けている場合は、業務サイクル方式も選択できます。
電子取引データ保存におけるタイムスタンプの要件
最初から電子データとして作成され、そのまま受領した国税関連書類は、電子取引データ保存に分類されます。電子取引データ保存に分類される書類は、令和5年12月31日以降から電子データでの保存が義務化されています。タイムスタンプの付与は、電子データを保存するための選択要件の1つです。
電子帳簿等保存におけるタイムスタンプの要件
電子計算機処理で作成された国税関係の帳簿書類は、電子帳簿保存に分類されます。たとえば、会計ソフトで作成した仕訳帳や総勘定元帳、自社のコンピューターで発行した注文書や領収書などの控え、貸借対照表や損益計算書などの決算書類が該当します。電子帳簿等保存については、タイムスタンプの付与の要件は定められていません。
タイムスタンプが必要ない場合もある
税務に関する書類であっても、タイムスタンプが不要な場合もあります。具体的にどのようなケースが該当するのか解説します。
スキャナ保存で不要なケース
スキャナ保存に分類される書類でも、修正や削除の履歴が残るシステムか、修正や削除ができないシステムを使用していれば、タイムスタンプの付与は必要ありません。スキャナ保存に分類される書類について、電子帳簿保存法に対応しているクラウドシステムを利用すると、タイムスタンプを付与する手間が省けます。
電子取引データ保存で不要なケース
電子取引データ保存に分類される書類は、タイムスタンプの付与が選択要件の1つとなっています。そのため、状況によってはタイムスタンプの付与は不要です。
具体的には、タイムスタンプが付与された書類や、修正・削除の履歴が残るシステムで書類を受け取った場合が該当します。また、修正や削除を防ぐ事務処理規定を設けている場合も、タイムスタンプの付与は必要ありません。
電子データ化した領収書にタイムスタンプを付与する方法
タイムスタンプを付与するには、インターネット環境が必要です。また、第三者機関として認められている時刻認証局と契約する必要があります。インターネットから時刻認証局に依頼し、タイムスタンプが付与される流れです。また、タイムスタンプの付与や管理を行うには、文書管理システムも導入しなければなりません。
時刻認証業務認定事業者（TSA）とは
タイムスタンプを付与できる時刻認証局は、一般財団法人日本データ通信協会の認定事業者であり、「時刻認証業務認定事業者（TSA）」とよばれています。「時刻認証業務認定事業者（TSA）」となっている事業者は、以下のとおりです（2022年6月時点）。
・アマノ株式会社
・株式会社TKC
・セイコーソリューションズ株式会社
・三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社
・株式会社サイバーリンクス
電子データ化した領収書にタイムスタンプを発行する手順
タイムスタンプを付与するには、具体的にどのような手順を踏めばよいのでしょうか。ここでは、電子データ化した領収書にタイムスタンプを発行する手順を解説します。
1.タイムスタンプの付与が必要な書類の準備
まず、タイムスタンプを付与する書類を準備します。スキャナ保存に分類される書類については、スキャンにより書類を電子データ化しましょう。スキャンする際は、解像度やサイズなどの要件もよく確認する必要があります。
2.書類をシステム上にアップロードしタイムスタンプの付与を要求
電子化した書類のデータや電子データとして受領した書類などを用意したら、タイムスタンプの付与に対応しているシステムにアップロードします。システムでは、書類のデータを基にハッシュ値が生成されます。その後、時刻認証局に対してタイムスタンプの付与を要求する流れです。
3.書類の電子データにタイムスタンプが付与
時刻認証局は、ハッシュ値に時刻を組み合わせ、タイムスタンプの証明書である「タイムスタンプトークン」を作成します。書類の原本であるデータとタイムスタンプトークンが返却されるため、一緒に保管しましょう。タイムスタンプトークンは、電子書類が改ざんされていないか確認したい場合に利用します。
時刻認証局から鍵を受け取ってからタイムスタンプトークンを開け、記録されているハッシュ値と書類の電子データのハッシュ値を照合しましょう。電子データが少しでも変更された場合、ハッシュ値も変わります。書類の電子データのハッシュ値とタイムスタンプトークンが合致していると、改ざんが行われていないことの証明になります。
領収書へのタイムスタンプ付与には費用がかかる
領収書へタイムスタンプを付与するには、費用がかかります。ここでは、費用についてくわしく解説します。
システム導入にかかる初期費用
システムの導入に必要な初期費用は、契約する時刻認証局によって異なります。基本的には5,000円から1万円程度の初期費用を定めているところが多いです。ただし、システムを導入するために数十万円かかる場合もあります。
また、初期費用が高くて利用料が安い業者もいれば、初期費用が安くて利用料が高い業者もいます。自社の予算も考慮しながら、契約する時刻認証局を決めましょう。
タイムスタンプの利用費用
タイムスタンプの利用費用には、定額制と従量制があります。定額制は月単位や年単位になっており、費用は数千円から1万円程度です。業者によっては、上限回数に応じてコースが分かれている場合もあります。従量制は、タイムスタンプ1回あたり10円程度が相場です。
タイムスタンプを頻繁に発行するなら、定額制の方が経済的です。自社の状況を考慮し、最適なプランやコースを選びましょう。
まとめ
領収書は、電子帳簿保存法によりタイムスタンプが必要であると定められています。ただし、要件が細かく決められています。要件を確認したうえでタイムスタンプを付与しましょう。タイムスタンプを付与するには費用がかかるため、契約する業者や料金体系もよく検討する必要があります。
タイムスタンプが必要な領収書や請求書は、経理業務における重要な書類です。スムーズに業務を進めるためには、便利なシステムをうまく活用するとよいでしょう。たとえば、バクラク経費精算は、経費精算を効率的に進めるためのシステムです。
電子帳簿保存法に対応しており、スムーズに経費精算できるよう工夫されています。スムーズに業務を進めるために、ぜひ活用してください。
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