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領収書の整理方法とは?保管の効率化で手間と時間を削減するコツ

経費計上のためには、領収書を適切に整理して保管することが大切です。領収書の整理にはコツがあり、少し運用を見直すだけでも手間と時間を削減できます。本記事では、領収書の整理方法や具体的な整理手順、効率化に向けたポイントを解説します。領収書の保管に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

領収書の整理方法とは?保管の効率化で手間と時間を削減するコツ

領収書の整理方法

領収書の整理方法は、大きく「ファイルや封筒で保管」「ノートや用紙に貼り付けて保管」の2つに分けられます。まずは、それぞれのメリット・デメリット、注意点を解説します。

ファイルや封筒で保管

効率を重視する場合は、ファイルや封筒での保管が向いています。領収書をファイリングしておけば、見やすく整理することが可能です。領収書が少ない事業であれば、封筒に入れて保管する方法もあります。

ただし、後から必要な領収書を見つけづらいため、膨大な領収書の管理には不向きです。紛失のリスクも高まるため、ファイルや封筒からの落下を防ぐ方法も検討しましょう。

ノートや用紙に貼り付けて保管

わかりやすさを重視する場合は、ノートや用紙に貼り付けて保管する方法がおすすめです。ノートや用紙に貼り付けることで、領収書をきれいに整理でき、後からでも必要な領収書を簡単に探せます。

デメリットとしては、貼り付ける作業に手間と時間がかかる点が挙げられます。また、単に貼り付けていくだけでは、使いやすさも向上しません。1日ごとにページを変える、種類ごとにまとめて貼り付けるなど、ルールを明確にして運用していくことが大切です。

領収書を整理するステップ

領収書の整理は、基本的に次の3ステップで行います。効率よく整理できるように、手順を押さえておきましょう。

整理用アイテムを用意する

まずは、整理に必要となるアイテムを用意しましょう。どの整理方法を採用するかによって、必要となるアイテムは異なります。ファイルで保管する場合は、外から見やすいクリアファイルタイプや、領収書の保管に特化した領収書ファイルなどがおすすめです。封筒で保管する場合は、クリップやホッチキスもあわせて用意しておきましょう。

ノートや用紙に貼り付けて保管する場合は、分類ごとに中身が見えるチャック付きポリ袋に入れておくと、紛失のリスクが軽減できます。作業の途中で不足することがないよう、アイテムは多めの準備が大切です。

分類の項目を決定する

続いて、月別、科目別、取引先別といった領収書の分類項目を決めていきます。月別は期間ごとのお金の流れを把握するのに役立ちますが、取引先が多いほど必要な領収書を探すのに時間がかかるでしょう。

確定申告時の作業をスムーズに行いたいのであれば、科目別の保管が向いています。ただし、毎月のお金の流れや取引先ごとの金額は把握しづらい傾向です。取引先の数が少ない場合は、取引先別に分類する方法もあります。

帳簿や会計ソフトに入力する

分類項目に従って領収書を分けて、内容を帳簿に記録または会計ソフトに入力します。処理が終わった領収書から、前述したファイルや封筒、ノートに保管していくことで、重複を防止できます。分類した領収書が混ざってしまうことがないよう、入力済みの領収書は、その都度収納することを心がけましょう。

領収書をうまく整理するコツ

最後に、領収書をうまく整理するコツを紹介します。どれも簡単に取り組めるものばかりなので、ぜひ実践してみてください。

丁寧に整理しすぎない

領収書の整理を丁寧に行いすぎると、手間と時間がかかってしまいます。大切なのは領収書を美しく整頓することではなく、後から領収書が必要になったときに見つけやすいように保管することです。

たとえば、ノートに貼り付けるときは、少しくらい曲がっていても気にする必要はありません。美しさよりもわかりやすさを重視して整理していくと、効率よく作業ができます。

不必要な領収書は捨てる

不必要な領収書があると、無駄なスペースをとってしまうことになります。領収書の量が多いほど整理の手間は増えるため、不必要な領収書は処分しましょう。

事業用とプライベート用の領収書が混在している場合は、内容をチェックしたうえで経費にならないものは捨てていきます。光熱費や車両費など、事業とプライベートではっきり分けられない費用については、領収書を残しておくことが大切です。

光や空気を避けて保管する

領収書は光や空気に触れると劣化しやすいため、保管場所にも注意が必要です。とくに、感熱紙は文字が薄くなりやすく、保管状態によっては文字や数値が読み取れない恐れがあります。領収書は年単位での保管が義務付けられているため、光や空気を避けた場所で適切に管理しましょう。

まとめ

ファイルや封筒、ノートなどのアイテムを活用することで、領収書管理の手間を削減することができます。事業の規模や領収書の量によっても最適な方法は異なるため、自社に適した手段を見つけることが重要です。

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