・請求書2,300件の印刷から封入・郵送などの一連の請求業務における手作業の負担
・基幹システムから複数の請求書をまとめて印刷して、手作業で取引先や営業所別に請求書を仕分けて、個別に封入と送付していた
・取引先ごとに希望される請求書の必着日と送付方法、FAXやメールによる事前送付の有無が異なることによる負担
・建設業特有の指定フォーマットや複雑なマスタ構造のため、電子化対応へ難しさ
・基幹システムから出力した複数の請求書が含まれる一括作成PDFを、バクラクのAIが取引先・営業所別で自動で仕分けをしてくれるので、ファイル分割や個別封入・送付の作業がなくなった
・基幹システムの既存運用を変えずに、業務効率化ができるイメージが沸いた
・送付先メールアドレスの登録上限見直しなど、現場の要望に寄り添う柔軟な対応があった
・直感的にわかる画面で使いやすく、各営業所の実務担当もスムーズに活用できる見通しが持てた
・請求書の約半数となる月1,200件の請求書を電子化し、月110時間相当を削減できた
・発送作業に加え、原紙到着前に事前にFAXやメールで送付する負担を減らせた
・現場の実務に合わせた形で電子化を進められ、次の業務改善にも踏み出しやすくなった
喜多機械産業株式会社は、建設機械や資材の販売・レンタル・修理を中心に、地域のインフラや現場運営を支えてきた企業です。請求書発行は、月2,300件を印刷し、封入・封緘・郵送までを営業所ごとに担う運用が続いていました。必着日を厳守する必要がある取引先様も多く、FAXやメールでの事前送付まで発生し、請求書業務に付随する担当者の工数は大きかったといいます。そこで同社は「バクラク請求書発行」を導入し、建設業特有の複雑な運用に合わせて電子化を進め、月1,200件の請求書電子化を実現しました。結果、県内外17拠点の25部門で請求業務の時間を大幅に削減し、月110時間相当を削減することができました。加えて、削減した時間で顧客対応を中心に人でなくてはならない仕事に時間をかけることができるようになりました。
——はじめに、今回の請求書発行の電子化のお取り組み背景を教えてください。
辻さん：今回の取り組みの出発点になったのは、会社全体で生産性向上を進めていく方針でした。郵送費の値上げもあり、発行業務を電子化できないかと道筋をたて、検討をスタートしてもらいました。
会社全体として「人がしなくてもよく、かつ生産性が上がるもの」には積極的に取り組み、その代わり「私たちでないとできないこと」への対応を厚くしようと考えています。今回は請求書の電子発行に取り組みましたが、喜多機械産業ができることを大事にする方針で進めています。
——導入前の請求書発行業務には、どのような課題がありましたか。
仲田さん：請求書は月2,300件ほどあり、導入前はそれらを印刷し、確認・封入・封緘・郵送まで自社で対応していました。特に、請求書件数の多い時期にはコピー用紙2束ほどの三つ折り・送付を行っていた状況でした。県内外17拠点の25部門でそれぞれ同じような負担を抱えていたため、会社として請求書業務を効率化したいと考えました。
——現場では、作業の工数や精神的な負担も大きかったのでしょうか。
木村さん：実担当者からすると、請求書業務だけで毎日30分〜1時間ほどかかる感覚がありました。営業所では接客や電話応対の合間に請求業務を行うので、請求業務ばかりに時間を使えるわけではない中、期日通りの対応を求められており、心理的にも気を張ることがありました。
小川さん：締日の翌日には印刷し、封入をしてとなると1日かけて各営業所の方は作業にあたっていたのではないかと思います。加えて、現場の数が多く請求書の件数も多くなる場合は、人の手では書類を折ることができず、A4封筒に入れて送付していました。郵送料も嵩みますし、作業時間を抑えてもお客様の手元に届くのは、郵便の遅延もあり3日や4日という時間がかかっていました。
また、取引先によって「先にFAXしてほしい」「先にメールで送ってほしい」といった個別対応があり、郵送と並行して別の送付作業も発生していました。
木村さん：一番のプレッシャーは、請求書の締日・支払日・必着日を徹底することでした。例えば20日締め・翌月20日払い、原紙23日必着のお客さまの場合、20日午後の入金を確認後に発行から送付・投函まで行う必要があります。また、レンタル事業においては、上記スケジュールに加え、機械返却時の入庫点検・伝票登録後に請求書を作成・封入、午後の郵便物の取集時刻に合わせて投函という一連の流れではミスが許されず、時間的な猶予がない状態でした。
特に、必着日に合わせるために、時には会社近くの郵便ポストではなく、遅くまで受付している郵便局へ書類を持って行ったりと、実務面でも心理面でも負荷が大きかったです。
——比較検討では、どのような点を重視されましたか。
仲田さん：複数サービスを比較しましたが、大きな決め手がPDF分割機能でした。当社の業務システムでは、請求書を複数選択をして、例えば100社分がひとつにまとまったPDFを作る機能があります。そのため、1つのPDFをアップロードしても、送付先コードをみながら取引先の本社・営業所ごとに請求書を分割送付できることが必須条件でした。
他社サービスでは請求書発行システム単体では1つのPDFを分割することができず、外部ツールを組み合わせる前提の提案もありましたが、それでは作業が一段増え、ミスのリスクも高まります。その点、「バクラク請求書発行」はAIで送付先コードを読み取り、送付先の本社・営業所ごとに請求書を分割・仕分けることができるため、人が仕分けをせずとも送付先ごとに請求書を発行することができることが決め手となりました。
また、送付先コードを読み取る際、AIが異なる桁数にも対応している点も理想的でした。これにより、送付先の本社・営業所を桁数で判別している弊社の運用フローに変更を加えることなく、スムーズに導入することができました。
——機能面以外で評価された点はありますか。
仲田さん：弊社の運用フローに寄り添いながら、システムの要件を調整してくれたことが大きいです。弊社を含め建設業は、本社・営業所、さらには現場単位でも請求書を発行することが多く、マスタも単純ではありません。当社でも、本社・営業所・現場の三段階でコード体系が異なるなど整理が難しい部分がありましたが、そこを踏まえてAI-OCRによる分割や送付先メールアドレスの登録上限の引き上げを調整してくれたことなど伴走してもらえた安心感がありました。
加藤さん：請求書の電子発行では、取引先の現場までへの請求書送付をやめ、本社と営業所のみに送付することを決めました。そのため、送付した請求書を取引先の営業所と現場担当者の全員が確認できるようにする必要がありました。当初のバクラク請求書発行は、送付先メールアドレスの登録上限が上記の運用に対して十分ではなかったのですが、相談を重ねるなかで見直しに対応してもらえました。結果、取引先にも寄り添った運用フローに落とすことができたため、バクラク請求書発行の導入を決定することができました。既存の仕組みに合わせて一方的に運用変更を求めるのではなく「どうすれば自社の業務に乗るか」を一緒に考えてもらえたのは大きかったです。
辻さん：こういった報告を社内から聞きながら、我が社のやり方に寄り添ってくれることが一番良かったと思いました。「私たちが便利なようにカスタマイズの相談ができそうです」と聞いたときにはとても安心しました。
——導入後、どのような変化がありましたか。
仲田さん：現在は、「バクラク請求書発行」によって約半数の月1,200件の請求書を電子化できています。建設業界では取引先指定の請求書フォーマットが多く、すべてを切り替えるのは難しいのですが、電子化できる範囲においてはほぼ全て電子化ができたと考えております。
——完全電子化が難しい領域には、どう対応されていますか。
小川さん：指定請求書が必要な取引先には、基幹システムから出力した請求書と、先方指定の帳票を組み合わせて送付するなど、ハイブリッドな運用で対応しています。
木村さん：現場としても、添付ファイルの機能が気に入っています。例えば、お休みのご案内やキャンペーン・チラシなど以前まで全部の送付先につけて折り込み・封入していたものも、請求書に添付することができるようになったので、工数削減に繋がっています。
——現場の実務担当者様やお客様からの反響はどうでしたか？
加藤さん：まず最初に木村さんがいる藍住営業所に先行導入の協力をしていただきました。バクラク請求書の説明に行った際には木村さんからも「操作の覚えが不安」「そもそもツール活用が不慣れ」と聞いていたので、動揺や抵抗感があったかと思います。しかし、実際に使っていただくと早々に「楽になった」と言ってくれたので、導入を検討した者としても嬉しくなりました。
木村さん：実際に使ってみると、画面が見やすく、直感的に操作しやすいと感じました。また以前のように請求書の到着日を気にすることがなくなり、夕方に送った請求書も次の日の午前にはお客様が確認できるような環境になっていることがうれしく感じます。
加藤さん：切り替え時はアンケートフォームで受取メールアドレスの登録を依頼しました。メールでの請求書受取に慣れていないお客様からの電話対応などの工数もありましたが、徐々に導入が進んでいきました。
小川さん：また、導入当初は未開封通知機能がありませんでしたので、経理側で未開封の請求書をチェックし、営業所ごとに連絡をおこなっておりました。その後、アップデートによってタイミングを指定して自動でお客様に未開封通知が送付されるようになり、営業所ごとの連絡業務がなくなったことは良かったと感じています。
——今後バクラクへの要望はございますか。
加藤さん：最近では詐欺やなりすましを警戒する取引先様も多く、送信元アドレスがバクラク名義だが、メールを開いて問題ないかといった内容のご確認をいただくケースが増えてきました。そのため、バクラク請求書発行の「送信元メールアドレス設定」により、システムから送信される通知メールの送信元メールアドレスを弊社が管理しているドメインのメールアドレスに変更する機能も活用を検討したいと思っています。
——今後の展望と、どのような企業におすすめできるかを教えてください。
辻さん：当社としては、今後も生産性向上の取り組みを続けていく方針です。請求業務に限らず、使える仕組みは積極的に取り入れ、現場の時間をより価値の高い業務に振り向けていきたいと考えています。「自分たちが使えるもの」という見極めは大事にしつつ、AI活用にも関心をもち、改善の余地はまだあると見ています。
小川さん：当社と同じように、マスタが複雑に登録されていても、送付先となるメールアドレスが複数登録できるというのは1つの利点だなと感じています。
加藤さん：弊社も請求書は基幹システムで発行していますが、発行した請求書を分割するための読み取り箇所を柔軟に決めることができたことが弊社の運用にフィットした理由だと思っています。
仲田さん：1つの請求ファイルを作るにしても、取引先様ごとの表紙と明細がそれぞれ続きますが、ページ数が違う場合や内容が異なる場合でも読み取ることができる運用がよかったです。請求書の1ページ目に異なる部分があるのであれば、分割もしやすいと思うので、同じような運用の企業さんにはおすすめしたいです。
また、弊社のように送付ルールが取引先ごとに異なる業界では、柔軟に寄り添ってくれるかどうかが重要になります。
「こちらの困りごとを理解したうえで、一緒に運用を組み立ててくれるか」。そこを重視する企業にとって、「バクラク請求書発行」は有力な選択肢になると思います。
請求書発行システム導入によるコスト削減効果のシミュレーションシートについて、試算例とともにご紹介しています。
基幹システムをご利用で、帳票の送付を効率化したい企業様、必見です。帳票発行システムを選定するときの比較ポイントなどをご紹介しています。
