6名で行っていた経費精算業務の工数を2名分へ。経理と現場の負担削減に成功した方法とは

現場のチェック精度にばらつき。経理が全件を精査する属人的な承認フローに限界

——バクラクAI申請承認の導入前は、経費精算においてどのような課題があったのでしょうか。

バクラクAI申請承認を導入する以前は、経理担当者が確認する前のステップとして、現場の管理者の承認が必要でした。しかし、チェックの精度にどうしてもばらつきがあり、十分に確認できていないケースもあったのです。

そのため、最終的には私たち経理担当者が「領収書の内容と申請金額が正しく合致しているか」などを全件細かくチェックしており、経理側の精査の手間が非常に大きくなっていることが大きな課題でした。

——貴社はバクラクAI申請承認の運用トライアルにおける1社目のお客様でした。最初に業務を委託するにあたって、本当にAIに承認させて大丈夫なのかといった不安や懸念はありましたか。

以前からバクラクのシリーズ製品を利用していたため、AIに対する抵抗感はありませんでした。もっとも、導入実績がまだないサービスであったため、上長へ導入を上申する際のハードルにはなりました。それでも、①製品内で完結するAIであり、外部へ情報が流出するリスクが低いと認識できたこと、さらに②AIを活用した経理業務の自動化を目指す部内方針があったことから、前向きに導入を検討できました。

——実績がない中での上申は工夫が必要だったかと思います。経営陣へはどのように説明されたのでしょうか。

定期的に担当役員とコミュニケーションをとり、導入したい旨を事前に相談していました。担当役員から営業を統括する役員を含む経営陣へ事前に内容を説明頂いたことで、スムーズに導入を決めることができました。また、部内の方針として AI を活用した業務工数の削減や生産性の向上を掲げていたことも後押しになりました。

一次チェックの自動化で、現場と経理「双方の負担」が軽減

——実際に「バクラクAI申請承認」を導入されて、どのようなメリットを実感されていますか。

導入後は、承認代行側で事前に細かな一次チェックが行われるため、現場管理者の確認負担が軽減されました。経理側としても、会計仕訳情報に影響を与えるイレギュラーな申請がないかなど「目視による精査が本当に必要なポイント」だけに集中できるようになっています。

また、以前は申請者への差し戻しや注意喚起を経理担当者が行うなかで、現場とのやりとりにおいて心理的な負担が生じることもありました。現在は、外部の第三者であるバクラクAI申請承認がルールに基づいて客観的に対応するため、導入後は現場のサポート役というポジションでコミュニケーションをとることができ、双方に良い影響を与えていると感じています。

——これまで申請を承認されていた現場の方からの評判はどうでしょうか？

以前から申請を丁寧にチェックしてくれていた、コンサルタント部門の現場リーダーからは「確認する範囲を下げることができた」という声もあがり、非常に高い効果を感じています。具体的には、申請金額と領収書の金額の突合をバクラクAI申請承認に任せられるようになり、現場リーダーによる確認の範囲から除くことができています。

——そのリーダーの方は、現在どのような項目を重点的にチェックされているのでしょうか。

単価が一定金額を超える宿泊費や航空券などに的を絞って見ています。 経理としても、引き続き単価の高い重要項目はしっかり精査するようにしています。

浮いた時間で経理の「攻めのコア業務」を実現

——承認業務がAI化されたことで、経理部門全体の体制や業務にはどのような変化が生まれましたか。

6名で行っていた経費精算業務を、「2名分の工数」へと大幅に圧縮できました。これにより、これまで経費精算を担当していたメンバーは、請求書処理、バクラクビジネスカード、口座振替、および人件費の計算業務などに専念できるようになりました。また、業務マニュアルの刷新や業務改善の検討にリソースを費やせるようになりました。

——残業時間の削減など、経理部門の業務負荷にはどのような変化がありましたか。

実は4月に実施された持株会社化の影響で、経理全体の業務量が急増したため、残業時間そのものは劇的には減っていません。しかし、「本来であれば持株会社化による業務増に比例して、増えていたはずの業務負荷」を、AIのおかげで完全に抑え込むことができました。

私自身も以前は経費精算の確認作業を行っていましたが、現在は担当から完全に外れ、持株会社化に伴う連結会計や税務などの論点整理、開示準備といった「コア業務」に専念できています。

営業活動が活発で、精算件数が多い企業こそ導⼊を

——今後の展望をお聞かせください。

今回のバクラクAI申請承認の導入により、現場の管理者の確認や経理側の負担が軽減されました。今後のアイデアとしては、経費精算の申請の自動作成化などを進め、現場と経理双方の申請工数をさらに軽減していきたいと考えています。また、効率化して浮いたリソースを活用してバクラクインテリジェンスなどのデータ分析機能も積極的に活用していきたいですね。

——最後にどのような企業にバクラクAI申請承認をおすすめしたいですか。

営業活動が活発で、経費精算の件数が多い企業様にこそおすすめします。申請件数が多ければ多いほど、AIに一次チェックを任せる「バクラクAI申請承認」を導入するメリットは指数関数的に大きくなると考えます。