請求書・経費精算・法人カードのデータを横断して分析。監査対応の効率化から、社内の意思決定まで支援

監査時のExcelでの比較表作成が負担に。取引の詳細確認には複数システムを行き来

——バクラクシリーズを幅広くご利用いただいていますが、バクラクインテリジェンスのご活用前の課題について教えてください。

園尾さん：弊社ではバクラク請求書受取とバクラク経費精算から利用を始め、現在はバクラク申請、グループ会社での請求書発行、勤怠管理にも広げています。これらのおかげで管理部門の業務が非常に楽になっています。

以前は、監査法人から販管費などの増減理由の説明を求められた際、会計システムから2期分のデータをダウンロードし、増減している項目の元帳を一つずつ確認していました。そのうえで「どの取引が増えたのか」「増加に合理性があるのか」を整理し、Excelの比較表に説明を書き込むプロセスがありました。

特に経費精算の仕訳は、会計システム上では経費番号や申請者名までしか分からず、具体的な用途を確認するには経費精算側の明細を見に行く必要がありました。請求書と経費精算を合算して全体像を見るために、複数のデータを行き来していたのです。

——バクラクインテリジェンスの「費用レポート」を使うようになり、監査対応はどのように変わりましたか。

園尾さん：現在は、バクラクインテリジェンスの費用レポートで前年度との増減データを画面上で即座に確認できるようになりました。具体的には、まず増減額の大きい項目を見て、気になる科目は仕訳詳細分析を開き、取引先や部門まで掘り下げるという使い方です。月ごとの変化を確認するほか、半期・通期の振り返りや監査対応で活用しています。

監査法人に特定の取引を確認してもらう場合は、監査法人に付与しているIDで取引先を絞り込んでもらうか、該当画面のスクリーンショットを渡します。こちらでExcelの比較表を作り直さなくても、増減とその根拠を説明できるようになりました。

監査法人側も必要な明細へ直接たどり着けるため、弊社の資料作成だけでなく、確認の往復そのものを減らせています。

——差異の要因を追いかける作業もスムーズになったのでしょうか。

園尾さん：はい。差異が出ている項目から仕訳詳細分析を開けば、要因をすぐに確認できます。増減の全体像を見て、気になる箇所だけを深掘りできることが一番ありがたいですね。

バクラクインテリジェンスであれば、バクラク請求書受取とバクラク経費精算のデータを合算して見られるため、わざわざ別のソフトを行き来する必要がありません。部門別・取引先別の推移まで一続きで追える点に、大きな意義を感じています。

また、楽にかつ、過去の任意の時期を指定して集計・確認できるようになったからこそ、監査上の質疑対応のような受け身の対応だけでなく、本来行うべき増減の確認・検証が能動的に、いつでも行えるようになったのが画期的な変化です。

突発的な質問にもAIを活用しその場で即答。福利厚生の利用状況を瞬時に可視化

——社内からの問い合わせ対応では、どのようにバクラクインテリジェンスをどのように活用されていますか。

園尾さん：当社には、書籍代、ワクチン接種、健診のオプション、一級建築士の受講料など、複数の福利厚生補助制度があります。勘定科目としては福利厚生費と研修費に分かれるため、以前は「福利厚生制度の利用率はどのくらいか」と聞かれた時は、該当勘定科目の元帳データを確認するか、経費精算データをExcelに出して加工するしかありませんでした。

しかし現在は、経費精算の申請時に制度ごとのカテゴリーを設定しておけば、そのカテゴリーで科目を横断して分析できます。AIに質問する機能を使えば、利用者の人数や件数が一度で出力されるため、福利厚生制度の見直しを話している場で「そういえば、この制度はどのくらい使われている？」と聞かれても、その場で答えられるようになりました。

また、新しく設けた制度の利用状況や前期との比較も、あらためて集計表を作らずに確認できます。以前は質問を持ち帰って集計していたところが、今では画面を見ながら次の議論まで進められています。

——入り口である経費精算の段階でデータを整えているからこそ、スムーズに分析できるのですね。

園尾さん：その通りです。後からどのようなデータを取りたいかが分かれば、申請時にどのカテゴリーを設定しておくべきかを考えられます。制度を追加する際にも、利用状況を継続して確認できる形で設計するようになりました。また、「この利用率ならもっと社内に案内した方がよいのでは」などの議論が集計の時間と手間を要さず、その場で可能となりました。

また、申請データを定期的に確認できる環境があること自体が、従業員への心理的な牽制になります。経費精算の対象費用は、通常、決算上も監査上も金額的な重要性が高くなく、個々の申請承認による統制を主とせざるを得ないものですが、簡易にかついつでも異常値を確認できる状態を作ることが、業務効率化だけでなく内部統制の強化にもつながっています。

コストの可視化がもたらした、組織の意識変化と新たな議論

——コストのモニタリングから、具体的にどのような変化が生まれましたか。

園尾さん：当社では図面の印刷や証明書の発行が多く、各拠点に複合機があります。以前は、カウンター料金、トナー代、用紙代などを会計データから拾い、特定の取引先に絞ってExcelで集計し、拠点別・年度別の増減を確認していました。

今は取引先を指定するだけで、メンテナンス費や事務用品費など複数の科目を横断し、拠点別に集計できます。レポートの数値をそのまま社内に示し、「カラー印刷の使い方を見直しましょう」と伝えられるため、資料を作ること自体に時間を使わず、コストを意識するきっかけを作れるようになりました。

これまでのように、集計してから共有用の資料をもう一度作る必要がなく、いつでも見られるレポートとして渡せることで、経理以外の人も自分の視点で気づきを得られるようになりました。

——コスト削減だけでなく、別の視点での議論も生まれているそうですね。

園尾さん：交際費のうち、ゴルフ、飲食、手土産などを抽出して1年間の利用状況を確認したところ、多くの社員においては、特に飲食の交際費をほとんど使っていないことが分かりました。月次資料では総額と前期比までしか見えなかったため、営業メンバーごとの利用の偏りは、これまで把握できていませんでした。

そのデータを営業担当の役員と共有したところ、「各拠点で関係を深めるために、必要な場面ではもっと積極的に使ってもよいのではないか」という議論になりました。

経理は、支出を正しく処理することや削減することに目が向きがちです。しかしデータの中身が見えると、営業活動に良い影響を与えるために、予算をどう使うかという別の視点を持てます。これは大きな変化でした。

今後は、バクラクインテリジェンスのIDを一定の役職者にも広げることで、経理とは異なる視点から気づきを得て、各部門の行動につなげられる可能性があると考えています。

請求書と経費精算の統合が鍵。管理部門に不可欠なデータ分析基盤

——汎用的な生成AIに元帳データを読み込ませる方法と比べて、バクラクインテリジェンスの価値はどこにありますか。

園尾さん：元帳は最終的に情報が集約される場所ですが、経費精算の詳しい用途までは入っていません。汎用AIで同じ分析をしようとすれば、元帳だけでなく、請求書や経費精算など複数のデータを準備し、どう組み合わせるかを指示する必要があります。

バクラクインテリジェンスなら、事前のデータの準備を要さず日々の業務で蓄積されたデータを一括で見られます。費用レポートで大きな増減に気づき、明細へドリルダウンし、気になった点をそのままAIに質問できます。分析したいテーマが固まっていない段階でも、全体像から問いを見つけていける点が大きな違いです。

例えば、1年分を前払いした定例的なサービス費用は、元帳では毎月平準化され、契約総額の増減を捉えにくいことがあります。一方、請求書に登録された科目を起点に見ると、支払い単位の変化を把握しやすくなります。会計処理と分析画面の集計軸の違いを理解して使えば、元帳だけでは得にくい気づきを得られます。

——最後に、今後の展望や導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

園尾さん：経費精算と請求書受取の両方をバクラクシリーズで統一したからこそ、このような横断的な分析データが活用できていると感じています。これまで、いかに効率化を図るか、そのためにどんなツールを活用するかという軸で考えてきたものが、結果として自然と分析対象になるデータが蓄積されていること、それが楽にいつでも確認できるようになったことで様々な変化を感じられています。こんなアウトプットができるかもしれないから、インプット（経費精算のカテゴリー設定など）を考えてみようとか、別のツールにアクセスすることなくバクラクの機能内でAIと壁打ちができるなら、今まで集計等してもいなかったことでも確認してみようなど、新たな視点を得られる体験ができています。

管理部門の業務においてバクラクシリーズは不可欠であり、経理の延長線上ではない、素晴らしい機能を提供していただき本当に感謝しています。

今後もシステムの活用を通じて、さらなる業務効率化と価値あるデータ分析、そしてこれを経営や判断に大いに活かすことを推進していきたいと考えています。