「使いやすさ」が業務改善の数値に直結。月末勤怠締め後の差し戻し率「42%→1%」を実現したグッドパッチの勤怠管理改革

「高機能だが使いこなせない」——フルフレックス×プロジェクト横断稼働の組織が直面していた勤怠管理の限界

——まず、旧システムを利用していた当時の運用の状況と、抱えていた課題について教えてください。

森岡さん：当社はクリエイティブ職を中心に約260名以上のメンバーが在籍しており、フルフレックス制を採用しています。非常に自由度の高い働き方である一方、勤怠管理の観点では「日々の確実な打刻をどう定着させるか」が長年の構造的な課題でした。

以前利用していた勤怠管理システムは、カスタマイズ性が高く高機能だったのですが、画面の視認性や操作体系が複雑で、従業員からは「どこから何を申請すればいいのか分からない」という問い合わせが頻繁に寄せられていました。Slackからコマンドでの打刻機能も設定していましたが、結果として勤怠打刻の修正申請が多く発生している状態でした。

また、プロジェクトベースで動く組織のため、勤怠打刻とは別に「工数入力」を行う必要がありました。勤怠はコマンドで入力できても、工数はWebブラウザを立ち上げて専用サイトで入力しなければならず、入力漏れや「月末にまとめて入れよう」という後回しが発生しやすい構造になっていました。

——管理側やマネジメント層、労務担当者の負担はどのような状態だったのでしょうか？

森岡さん：労務担当者の心理的・業務的負担は相当なものでした。月初の1営業日が勤怠の提出日なのですが、300名弱のうち常に30名ほどが締め時間を過ぎても未提出のままでした。

労務担当者が1名ほぼ張り付き状態になり、対象者や各部署へ「締めてください」「承認してください」とSlackで個別にリマインドを送り続ける必要があり、その間は他の労務業務が完全にストップしてしまっていました。

さらに深刻だったのが、36協定（残業時間）の管理や有給休暇の取得管理です。勤怠システム上でマネージャー向けにリアルタイムの通知ができないため、マネージャーが各自で管理を行い、労務からは月末の締め作業後に全体の集計結果を共有する運用でした。

マネージャーにとっても、メンバーの36協定超過はリスク管理上、非常に重要なのですが、システム上の勤怠管理の階層が深く、確認自体に手間がかかっている状況でした。

労務側では、毎月「システムからデータをCSV出力→スプレッドシートでの加工→Slackで各マネージャーへ共有」という作業を行っていました。

組織変更もあるため、毎月2〜3時間かけて手作業でレポートを作成していました。また、雇用形態ごとに異なる有給の付与タイミングや、30〜40パターンある複雑なシフト管理もすべてスプレッドシートで管理していました。万が一、労務担当者が休んでしまうと業務が回らなくなるという、大きな属人化リスクを抱えていました。

「勤怠×工数」のセット運用と、グッドパッチが求める「優れた業務体験」が選定の決め手

——そうした課題がある中で、リプレイスの検討はどのように進んだのでしょうか。バクラク勤怠を選ばれた理由を教えてください。

濵松さん：前提として、当社では「勤怠管理」と「工数管理」をセットで運用する必要がありました。しかし、世の中のツールを見渡しても、勤怠と工数をシームレスに両立できるサービスは非常に限られており、従来の勤怠システムからの移行を踏みとどまっていた経緯があります。 

そんな中、バクラク勤怠に工数管理機能が搭載されたことを知り、本格的に検討を始めました。バクラク勤怠であれば、これまで人力のスプレッドシート作業でカバーしていた部分を標準機能で網羅できるのではないかと考えたのです。

当社はデザイン会社であり、「従業員の業務体験（EX）そのものもデザインの対象である」という思想を持っています。だからこそ、現場がストレスなく使える圧倒的に優れたUI/UXであることは絶対条件でした。 最終的な決め手となったのは、以下のポイントです。

1. 勤怠と工数がワンストップで管理可能：勤怠管理の流れの中で自然に工数登録まで完結できる
2. 圧倒的なUI/UXとSlack連携：従業員が日常的に使うSlack上で、打刻だけでなく勤怠修正や申請・承認までシームレスに完了する
3. バクラクシリーズによる統合マスタ管理：同時に「バクラク経費精算」もセット導入することで、システムごとに分断されていた従業員情報や組織図を一元化できる
4. 手作業を完全自動化する高度な機能：自動リマインド、残業レポートのダッシュボード化、組織図の未来予約（異動時のシステム停止が不要）など、バックオフィスの工数を減らす機能が標準搭載されている

打刻漏れが改善。使いやすさが従業員の「自律的な行動変化」を生んだ

——バクラク勤怠を導入されてから、現場の従業員の打刻習慣や行動にはどのような変化がありましたか？

森岡さん：導入初月から、目に見えて劇的な変化がありました。打刻漏れも減りましたし、打刻エラーや修正申請の件数自体は約31%削減されています。

「使い勝手が変わるだけで、人はここまで行動が変わるのか」と驚きましたね。Slack上でボタン一つで打刻ができ、もし打ち忘れていてもSlackに自動でリマインド通知が届くため、その場ですぐに打刻や修正対応ができるようになりました。

濵松さん：また、長年の課題だった工数管理についても、勤怠入力の動線上にそのまま組み込まれているため、月末にまとめて登録するような心理的ハードルがなくなりました。常時約100件稼働しているプロジェクトの工数が、リアルタイムに蓄積されるようになったメリットは非常に大きいです。

実は導入前、労務としては「バックオフィスの負荷を下げること」を一番の目的にしていましたが、実際に使い始めてみると「従業員側の恩恵」が想像以上に大きかったことが嬉しい誤算でした。入力のストレスや申請の手間がなくなったことで、現場から「すごく使いやすくなった」「修正申請をわざわざ出さなくてよくなった」と感謝の声が多く届いています。

即日承認率2.5倍、締め後の差し戻し率は「42%→1%」へ。初月から月初の督促作業が消滅し、締め業務が劇的進化

——月初の勤怠締め作業や、申請・承認のスピードにはどのような影響がありましたか？

森岡さん：勤怠締めに関するあらゆる指標において、数値が改善されています。 まず、勤怠修正申請の即日承認率（申請が上がってからその日のうちに承認される割合）が、以前の15%から37%へと「2.5倍」に向上しました。

申請も承認も、Slack通知からスマホやPCでワンタップで完結することが影響しているのではないかと考えています。

そして、月初の第1営業日における従業員の勤怠提出率は「9割以上」を達成しました。以前は30名ほどいた締め遅れメンバーへの個別連絡ですが、今ではわずか「2〜3名」にまで激減しています。その2〜3名も「休暇に入っている」など理由が明確なケースのみで、督促業務はほぼ消滅しました。

【締め業務における劇的な成果】
・修正申請の即日承認率：15% → 37%（2.5倍に向上）
・月初第1営業日の提出率：9割以上が完了（個別督促対象は30名→2〜3名へ激減）
・締め後の差し戻し率：42% → 1%（導入初月から実現！）

——特に「締め後の差し戻し率が42%から1%へ激減した」という成果は非常にインパクトが大きいですね。

森岡さん：はい、ここが今回最も意義あるアウトカム（成果）だと感じています。 以前は、従業員本人は正しく申請したつもりでも、複雑なシステム仕様のせいで間違って登録されており、締め作業後に労務から差し戻して修正してもらう…というやり取りが発生していました。

差し戻し率が42%ということは、ほぼ半数のデータに対して後から確認・修正対応が発生していたということです。それがバクラク勤怠導入後、初月から「1%」まで低下しました。

バクラクの直感的なUIのおかげで、従業員側が迷うことなく正しく休暇や勤怠の申請を行えるようになったためです。私たちが何かをしたわけではなく、システム自体がミスを起こさせない構造になっているからこそ得られた結果です。 さらに、月末の「予約提出機能」も非常に重宝しています。あらかじめ提出予約をしておけば自動で締め処理が進むため、月次締めまでのリードタイムと確認の手間が大幅に短縮されました。

毎月2〜3時間の「スプシ加工」が完全ゼロに。マネジメント層の意識とリスク管理が変わった

——管理側（マネジメント層・労務）における残業管理や36協定、有給管理の運用はどのように変わりましたか？

森岡さん：以前は労務が毎月2〜3時間かけて作成していた「スプレッドシートの残業管理レポート」ですが、この作成時間は0分になりました。バクラク勤怠内のダッシュボードを見れば、リアルタイムで全員の残業状況や36協定の超過リスクがひと目で把握できるからです。 

また、設定した値を超えそうになるとSlackでマネージャー宛に自動でアラートが飛ぶため、月末になって慌てるのではなく、月中の段階で「このままだとラインを超えてしまうから、業務を調整しよう」とリアルタイムに介入・働きかけができるようになりました。

濵松さん：マネージャー側のリスク管理意識が大きく変わったと感じます。 バクラク勤怠は閲覧権限を細かく指定できるため、自分の直下メンバーだけでなく、プロジェクトで連携する他チームの稼働状況まで横断して確認・調整できる点も、プロジェクト横断稼働の当社に非常にマッチしています。 

さらに、有給休暇の管理についても、以前のスプレッドシート管理から完全に脱却できました。入社日基準の複雑な付与ルールも、バクラクの標準機能を選ぶだけで設定完了。年5日の取得義務に対するリマインドも自動で行われるため、労務が個別に確認しに行く必要がまったくなくなりました。 人事異動時の数時間のシステム停止運用を不要にする「組織図の未来予約」も含め、手作業はほぼ全廃されました。

【労務・マネジメント層の工数削減＆可視化効果】 
・残業集計・スプシ加工工数：毎月2〜3時間 → 「完全0分」に削減 
・36協定・残業管理：Slack自動アラートにより月中で見込み管理・調整が可能に
・有給管理の完全自動化：複雑な付与ルールや5日取得義務リマインドが自動化 
・組織図の未来予約：人事異動時の数時間のシステム停止運用が不要に

現場から感謝されるシステム移行。バクラクのエコシステムがもたらすバックオフィスの未来

——導入にあたっての社内アナウンスの工夫や、今後の展望について教えてください。

森岡さん：今回のシステム移行にあたって全社説明会は行いましたが、特段社内からの問い合わせが増えることなく、みなさん問題なく使えています。 また、バクラクのカスタマーサポートや開発チームの姿勢にも大変感謝しています。導入後も凄まじいスピードで機能追加が行われていますし、運用上の相談にも「誠実に持ち帰って検討してくれる」という姿勢を感じます。

——最後に、バックオフィスとしての今後の抱負や、システムの導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

森岡さん：バクラク勤怠を導入したことで、これまで膨大な時間を奪われていた「催促作業」や「スプレッドシートへの転記・加工」といった「システムのための作業」から完全に解放され、バックオフィスに大きな「業務の余白」が生まれました。 基盤となる仕組みが整ったからこそ、今後は単なる管理作業に追われるのではなく、全社的な労務リテラシーの向上や、従業員がより安心して挑戦できる組織環境づくりといった、より創造的な取り組みに注力していきたいと考えています。

濵松さん：勤怠管理ツールの選定において、「労務側の効率化」ばかりに目が向きがちですが、バクラク勤怠は「従業員側の体験」を根本から変えてくれるプロダクトです。画面が見やすく使いやすいことが、結果として打刻率の向上やエラーの激減、そして労務の工数削減という最高の循環を生み出してくれます。 月初の締め業務や打刻の定着に悩んでいる企業や労務担当者の方には、ぜひ「UI/UXの良さが生み出す真の業務改革インパクト」を体感していただきたいですね。