600名規模の勤怠・PCログ管理を「未経験社員1名を中心に」運用を実現。「打刻という最初の最重要ステップ」を自律化させ、リマインド工数を75%削減

複数システムのツギハギ運用と、毎週4日におよぶ「リマインド作業」が課題に

——バクラク勤怠を導入される前の、勤怠管理における運用体制について教えてください。

菅野さん： 現在の労務グループは、部長1名、グループリーダー1名、メンバー2名、アルバイト1名の体制で業務を行っています 。導入当時は私が勤怠管理を担当していました。

当時は、勤怠管理システムと、PCログ取得のシステム、その基盤にあるシステム、更に残業時間のチェックには「スプレッドシート」と、それぞれ異なるシステムを組み合わせて運用していました 。

——それぞれのシステムが分かれていることで、具体的にどのような課題があったのでしょうか？

庄司さん： 大きな課題は「システム間の外部連携が頻繁に切れてしまうこと」と「その対処に負担がかかってしまうこと」でした 。勤怠管理システムとPCログシステムを繋ぎ込むために外部業者に委託し、無理矢理システム連携をさせていたため 、度々連携が外れてPCログが取得できなくなる不具合が発生していました。不具合が起きた時も、原因が勤怠システムにあるのか、PCログ側にあるのか、あるいはその土台にある基盤システムに問題があるのか切り分けができず、毎回すべてのシステム会社に問い合わせをしなければならず、非常に大きな負荷がかかっていました。

——日々の運用フローでも、かなりの時間を奪われていたと伺いました。

菅野さん： はい。当時の勤怠システムは未打刻や打刻エラーがリアルタイムに出勤簿へ反映されない仕様だったため、未打刻やエラー対象者をCSVで書き出して一人ひとりに修正依頼をしなければなりませんでした。当時400名規模の組織で一部の打刻漏れが発生しており、月曜日・金曜日は未打刻エラー、火曜日は未承認者へのリマインド、水曜日はPCログとの乖離エラーと、週に4日も確認依頼やリマインド対応が常態化していました。アルバイトの方と2人がかりで、毎週合計約8時間もの工数をこのリマインド作業だけに費やしていたんです。

さらに、前システムはPCログの乖離が1日に複数回あったとしても共通の理由しか設定できず、間違ったり矛盾している乖離理由が登録されてしまう問題も発生していました。その都度、正しい乖離理由を個別で確認して修正してもらう作業にも、管理者も従業員も膨大な時間や精神的な負担がかかっていました。

——月初1営業日の「勤怠締め」のタイミングは、特にプレッシャーが大きかったそうですね。

菅野さん： はい、本当に毎月ギリギリの状態でした。当社のルールでは「月初1営業日の15:00」までに勤怠締めを完了させる必要があったのですが、前システムの仕様上、前日分のPCログが反映されるのが「翌日の11:00頃」だったんです。

つまり、ログが反映されてから締め切りまで、実質4時間程度しかありませんでした。そのわずかな時間の中で、未取得者の確認やログの乖離チェック、従業員への催促、指示、そして締め作業をすべて終わらせなければならず、労務担当者としての心理的負担は非常に大きかったです。バクラク勤怠ではすぐに反映されるため「見たい時に見たい情報が見れる」という、一見当たり前ですがすぐに効果を実感できたポイントのひとつになっています。

「IPO準備に伴うPCログ管理×Slack連携」が、組織拡大を乗り越える唯一の選択肢だった

——数ある勤怠管理システムの中から、最終的にバクラク勤怠を選ばれた理由をお伺いします。

庄司さん： 当時のシステム選定時、今後組織が急拡大していくこと、そして何よりIPO準備において信頼性の高いPCログの一元管理が求められることを見据えた時に、これ以上ツールが分断された不安定な人力運用を続けるのは不可能だと感じていました。

システムを選定する上で、「WindowsとMacの両方に対応しており、勤怠管理と客観的なPCログが1つのシステムにまとまっていること」、そして「Slack連携ができること」は絶対に譲れない要件でした。当時、この要件を満たしていたのはバクラク勤怠だけだったんです。そしてその機能的な要件をクリアしながらシステムをバクラクに統一することで毎月システム利用料金も下がるという大きなメリットもありました。

また、すでに社内でバクラク経費精算を利用しており、サービスへの高い安心感があったことも大きな後押しになりました 。バクラクシリーズであれば、裏側の組織図や従業員データが共通マスタとして横断的に一元化されているため、管理側のマスター管理がシンプルになり更新作業の手間や、システム間連携のミスを減らせることも大きなメリットだと感じました。

——実際にトライアルでさわってみた際の印象はいかがでしたか？

菅野さん： 以前のシステムは設定や日々の運用改善をするにもシステムの専門知識が必要で、非エンジニアの労務スタッフには扱いが難しい部分が多々ありました 。しかし、バクラク勤怠をトライアルでさわってみたところ、直感的に使える操作性の良さがあり、これなら誰でも迷わず利用できると安心しました。

重視していたPCログに関しても、ログが取得できなくなるような事象は一切発生せず、動作も非常に安定していました。さらに、月末の締め日に役立つ「勤怠の月次予約提出機能」があることも分かり、運用面での不安が完全に解消されたため導入を決めました 。

何よりも先に「打刻」されなければ管理は始まらない。週8時間かかっていたリマインドが「月8時間」へ。未経験者1人でも600名規模の勤怠管理ができる圧倒的な扱いやすさ

——バクラク勤怠の導入によって、日々の業務や工数はどのように変化しましたか？

菅野さん： 劇的な変化がありました。まず先ほどお話ししていた、毎週4日間、8時間ほどかかっていた未打刻や未承認者へのリマインド工数が、導入後は毎週月曜日と月末を合わせてわずか8時間程度へと激減しました。月間で32時間ほどかかっていた作業が8時間になっただけでも非常に大きい効果だと感じています。そして今では月末時点ではほぼエラーや未打刻は残っていないので、基本的には毎週月曜に行う確認だけになりました。

打刻とPCログが1つのシステムに綺麗にまとまったことで、以前のように外部連携が切れて問い合わせに大きく工数がかかってしまうこともなくなりました。以前は毎週水曜日に実施していた重労働な「PCログの乖離チェック」や、締め日前の確認作業そのものが不要になり、現在は月初に一度確認するだけで運用できています。PCログの不備や従業員からの問い合わせも今ではほとんど発生していません。

何より嬉しいのは、システムが非常に分かりやすく作られているため、労務未経験の新しいメンバーが、現在600名規模の勤怠管理の主担当として1人でスムーズに業務を回せていることです。以前のシステム体制では、専門知識のないメンバーにこれほどの規模の運用を任せることは考えられませんでした。

——従業員側の「使いやすさ」や「打刻の浸透」に関してはいかがでしょうか？

菅野さん：ここが、今回バクラク勤怠を導入して最も大きかった効果のひとつだと実感しています。

労務管理において、「まず何よりも先に、従業員に打刻をしてもらわないと、私たち管理側はそもそも管理のしようがない」ですよね。どれだけ裏側のチェックシステムを整えても、一発目の打刻データがなければ何も始まらないんです。つまり、「打刻してもらうこと」が、最もハードルが高く、かつ一番大事なステップです。

庄司さん：当社は業務コミュニケーションにSlackを利用しており、以前の勤怠システムもSlackと勤怠システムの連携はしていました。しかし以前のシステムは、Slack上でわざわざ「スラッシュコマンド（特定のテキスト文字列）」を入力して打刻させる仕様だったためコマンドを覚えることも負担で、浸透しませんでした。

しかしバクラク勤怠のSlack連携は、Slackを開くとボタン一つで直感的に出勤・退勤・休憩の打刻、エラーの修正まで完結するため、従業員からも「すごく便利になった」と大変好評でスムーズに打刻してくれています。

当社には、働き方がフレキシブルなメンバーも含まれています。彼らのようにプロジェクトやお客様の都合に合わせて柔軟に動く多様な働き方であっても、最初の重要なステップである「スムーズな打刻」を全員が無理なく自律的に行える環境が自然と整いました。この打刻のハードルがプロダクトの力で消滅したことも、600名規模の勤怠管理を未経験者1人で回せている本当の理由のひとつだと感じています。

システムを止めて丸1日かかっていた組織変更のメンテナンスが、「1〜2時間」に短縮

——管理側のメンテナンス業務など、他にも導入効果を実感している部分はありますか？

庄司さん： 四半期や半期ごとに発生する「組織変更」や「承認経路の変更」の工数が大幅に削減されました。

以前のシステムは予約変更の機能がなかったため、組織変更がある日は、前もって全社に「この日は申請をしないでください」とアナウンスしてシステムを丸1日止め、当日に勤怠システム、基盤のシステム、PCログのシステムの3つのシステムを手作業でポチポチと変更し、朝から晩まで対応に追われていました。

バクラク勤怠を導入してからは、事前に変更内容を予約し深夜0時に自動で切り替わるよう設定できるようになったため、システムを止める必要が一切なくなりました。一部の例外を除きデフォルト設定を活用できるようになったこともあり、丸1日かかっていた作業が今ではわずか1〜2時間程度で完了するようになり、劇的に効率化しています。以前の3つのシステム構成を必死に変更していた時代と比べると、作業時間は「1/16」くらいになった感覚です。劇的に変わりました。今では組織異動があっても「へー、変わるんだ」というくらい穏やかな気持ちで構えていられます。

——「ライセンス管理」の手間も削減されたそうですね。

菅野さん： はい、想定外に良かった効果です。以前のシステムは、入社者が発生した際のユーザー追加発注のために契約書締結を毎月繰り返すという地味に重い手間が発生していました。バクラクにしてからはそうしたライセンス管理の煩わしさからも解放され、毎月数十名の入社者がいる中でも、アカウント準備や有給の設定などの初期対応がCSVでインポートするだけで非常にスムーズに行えるようになりました 。

組織拡大に備える企業は、運用負荷を抑え、より重要な業務に集中するために今すぐ導入を検討すべき

——FLUX様は自社でAIビジネスを展開されていますが、テクノロジー企業から見てバクラクの選定をどう捉えていますか？

庄司さん： AIによるこれからのバックオフィス業務の効率化には、もちろん大きな期待を寄せています 。ただ、私たちはテクノロジーを扱う企業だからこそ、「ただ闇雲にAI対応を謳っているシステムを入れればいい」とは考えていません。バクラクの今後の更なるAIでの効果改善や発展にも期待していますが、AIを使って何ができるのか、それが自社の実務にどう活き、効果が出るのかをしっかり見極めることが重要です。

その点、バクラク勤怠は「勤怠管理とPCログを同一システムで一元管理できる」「コアに利用しているSlackから打刻や承認作業などを完結できる」という、現時点で最も実務の効率化に直結するコアな機能が圧倒的に優れていました。

未打刻やPCログとの乖離が発生している従業員などを定期的に抽出してヒアリングを行うことで、サービス残業の防止や未払い残業リスクの低減、労務コンプライアンスの強化に役立てています。

——最後に、組織拡大に伴う労務工数の増加に悩んでいる企業に向けてメッセージをお願いします。

庄司さん： 勤怠管理とPCログを別々のツールで組み合わせて確認している運用に、少しでもストレスや限界を感じているなら、間違いなくバクラク勤怠に乗り換える価値があります。また、Slackを利用している企業であれば選ばない理由はないと思います。

特に、組織拡大がどんどんが進む企業やIPO準備企業にとって、従業員数が増えれば増えるほどリマインドや有給管理、締め日の確認作業の手間はかけ算で膨らんでいきます。バクラク勤怠のように1つのシステムで全てを完結でき、かつSlack文化にフィットしたシステムを導入することは、従業員数が増えても労務の運用負荷を最小限に抑え込み、上場審査に耐えうる適正な労務管理を属人化させずに維持するための最強の解決策になります。

菅野さん：一番重要なステップである打刻を全員がスムーズに行える環境があり、専門知識がないメンバーでも直感的に使いこなせるシステムだからこそバックオフィスのリソースを、より重要なコンプライアンス管理や長時間残業の抑制、組織改善業務へとシフトさせていくことができると感じています。