全従業員約200名のキャッシュレス化への挑戦。旭シンクロテック株式会社がバクラクビジネスカード導入で、小口現金運用をゼロへ

経費申請時の証憑提出/確認の業務負荷と法令対応の課題

ーーバクラクビジネスカード導入のきっかけとなった課題をお聞かせください。

山中さん：以前も他社の法人カードを利用していましたが、配布対象は管理職のみとし、活用は限定的でした。経理グループとしては、カードの配布対象を管理職から広げ、従業員の立替経費精算による負担を無くしていきたいと考えていました。

ですが、当時はカードの利用明細をもとに利用用途をエクセルに入力・印刷して、台紙に領収書を貼り付けて回覧するといったアナログな運用をしており、毎月締日に大量の書類を確認していました。そのため、大前提カードの利用申請の電子化をするところから始める必要があり、そこが解決できないと従業員への配布検討には至れない状況でした。

当時契約していた経費精算システムでもカードの利用申請に対応してはいましたが、カードの利用申請だけスマホアプリに対応していなかったり、カード利用後の明細連携が遅かったりする点に懸念があり、従業員約200名に配布するには機能が十分ではないと考えていたのです。

これらの課題は、経費精算システムと法人カードの提供会社が分かれていることに起因していたため、同一企業内で経費精算システムと法人カードの両方を提供しているという条件は、弊社の選定要件において必須でした。

ーーバクラクビジネスカード導入前に、バクラク経費精算をはじめ他のバクラクシリーズを導入いただきました。

山中さん：まず経費精算システムでバクラクシリーズを契約しました。当時バクラクビジネスカードは正式リリース前でしたが、営業担当の方からスマホアプリにカード利用後の明細がリアルタイムで連携され、そのまま領収書の写真を撮り申請できると聞き、それが決め手となってリリース後すぐに導入しました。

ーーリリース直後の導入に際して、ご不安はなかったのでしょうか。

山中さん：少し前に導入していたバクラクシリーズのおかげで、申請の電子化や振込データ作成の自動化もできていたので、導入時の懸念はありませんでした。さらに言えば、バクラクシリーズ導入の際に10社以上トライアルし決定した経緯から、“バクラクシリーズが課題解決してくれる”という期待感は高かったです。

また、弊社が比較検討の際に重視しているポイントとして、今後その企業がどのような事業展開を予定しているかについても注視しています。その点、LayerXさんはWebで公開しているLayerX Company Deck上でBtoB決済領域への参入を明言していたため、「それであればLayerXさんでいこう！」と、バクラクシリーズで一本化する意思決定の後押しになりました。

仮払金による小口運用を廃止へ、高額な現金管理の負担や不安を払拭

ーーバクラクビジネスカード導入後の効果をお聞かせください。

山中さん：工事現場や営業所に仮払金を出す小口現金の運用はゼロになりました。弊社の事業特性上、従業員の出張回数が多く、拠点間で移動することも多くあります。国内でも北海道や四国など、拠点間の距離が離れているため、急に出張が決まると一回の移動費だけで10万円を超えるなど高額な支払いが発生します。

バクラクビジネスカード導入前は、各営業所や工事現場で必要な金額を見積もり、本社から受領した数十万円単位の現金を管理し、従業員が必要なタイミングで営業所の事務員が仮払金として渡す運用をしていました。本社と営業所間の現金のやり取りや残高の確認、各営業所から現場の従業員に対する仮払金の支払いと精算が非常に煩雑でしたが、バクラクビジネスカードを各従業員に配布したことで、こういった高額な小口現金の運用を廃止するに至りました。

全従業員約200名へのカード配布により、立替精算を1/4程度まで削減

ーー立替精算のプロセスも改善できましたか。

山中さん：仮払金の受け取りは事前に申請が必要となるため、突発的な支払いが発生するタイミングでは、従業員による立替も一部発生していました。全従業員約200名へのカード配布が実現できたことで、立替精算の金額も約1/4まで削減できています。

＜バクラクビジネスカードによるスムーズな領収書回収、経費申請フロー＞　

ペーパーレス化を実現し、印刷や郵送の費用も削減

ーーキャッシュレス化による効果を教えてください。

塩田さん：仮払金や立替精算を削減することで大幅な業務効率化が実現できたことに加え、業務を紙のやり取りから、アプリなどにデジタル移行できたことの効果も大きかったです。ペーパーレス化により、印刷や郵送の費用や、紙印刷にかかる工数も削減することができました。

山中さん：弊社では、倉庫を借りてそちらで書類をまとめて保管しているのですが、ペーパーレス化のおかげでスペースがかなり空いてきたと感じますね（笑）。また、キャッシュレス化により、経理側で費用の発生がすぐに分かるようになったのは統制上良くなった点の一つです。決算の早期化にも貢献しています。

インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応、制度移行の負荷を最小限に

ーー法制度対応の負担はいかがでしたか？

山中さん：インボイス制度や電子帳簿保存法にも“無理なく”、というよりは、ある意味“気にせずそのまま”対応できています。例えば、電子帳簿保存法であれば、従業員の皆さんへ「アプリでアラートが出たら写真を取り直してね」と伝えるのみ。とてもシンプルな案内で運用できています。

法改正の際に従業員向けの説明会も実施していますが、全従業員が法対応の知識を隈なく身につけるのは至難の業です。そのため、インボイス制度・電子帳簿保存法への対応は経理としてはそれなりの負担を覚悟していました。ただ蓋を開けてみると、バクラクシリーズはAI-OCRによる適格請求書発行事業者の自動読み取りや、タイムスタンプを付与し適切な電子保存を行ってくれるため、結果的に従業員の皆さんへの詳細な説明が不要かつ追加工数なく対応できました。これにはとても助かったというのが率直な感想です。

「スマホアプリですぐに証憑提出できる」従業員は業務に集中できる環境へ

ーー従業員の皆さんの目線だといかがでしょうか。

齋藤さん：カードを使って支払う、または承認する立場としては、以前の紙ベースでの申請と比較して、確実に良くなっているという実感がありますね。バクラクビジネスカードは、使った瞬間に利用明細を通知でお知らせしてくれるので、その点も分かりやすいです。また、カード利用後に申請を忘れると、申請完了まで催促通知が飛び続けるので（笑）、従業員の申請漏れも防ぐことができています。

そのほか、バクラクにはカード単位で毎月の利用上限を設定する機能があるのですが、弊社では役職に応じて従業員別に上限金額を設定し運用しています。急な出張や接待等で上限を引き上げたい場合も、管理者で即時に上限を変更することができ、柔軟な運用ができるのは便利だと思いますね。

バクラクシリーズの導入で、全社的な業務プロセスの効率化を実現

ーーバクラクシリーズをご検討中の皆様にメッセージをお願いします。

塩田さん：私は昨年4月に経理グループへ異動しているのですが、それまでは立替経費精算を経理グループに提出する事務を担当していました。当時の申請は紙とハンコが中心だったこともあり、「上長が出張に一週間出ておりハンコ（承認）が貰えない」といった悩みもありました。バクラクシリーズを導入してからは、好きな時に申請・承認ができるようになり、経理グループだけでなく事業部の皆さんも働きやすくなっていると感じます。

山中さん：バクラクビジネスカードは年会費無料ですし、まずはカードから導入して、徐々にバクラクシリーズに広げていくのは個人的にとてもお勧めです。また、カードの還元率も高いので、弊社の場合だと請求書受取や経費精算といった他のバクラクシリーズの利用料金を相殺できていますね。この利用料でこんなに良いシステムを使って良いのか、と感じます（笑）。法対応、業務効率化、経済合理性どれをとっても、バクラクビジネスカードには欠点がないと思います。