バクラクは「これからの請求書処理の必需品」。業務工数を半分以上削減した坂善商事が語るバクラクを活用するべき理由とは

毎月約300件近くの請求書を手作業で処理

ーー 普段はどのような体制でどのような業務を行なっていますか？

私が所属する総合企画本部には経理・人事労務・総務の機能がまとまっています。

私はその中でも経理領域を担当しており、主に取引先や利用しているサービスから届く請求書全般を処理する業務を担当しています。

ーー 受領請求書の処理業務効率化の検討が始まったきっかけは何だったのでしょうか？

自分自身、元々システムを担当する部署にいた関係もあり、経理領域においてもアナログ業務を電子化・効率化したいという思いはありました。

また、受領請求書の処理システムの導入検討を始める少し前にコミュニケーションツール・グループウェアなどを導入しており、社内業務の電子化が一定進んでいるタイミングでもありました。

ちょうどそのタイミングでコロナ禍となり、在宅でも業務が回せるよう、請求書処理業務も電子化するためにシステム導入をする機運が高まりました。

ーー 受領請求書の処理はどのようにおこなっていたのでしょうか？

弊社が受領する請求書には、①仕入以外の通常の請求書　②社内専用の手書き伝票　③仕入先からの請求書の3種類が存在し、そのほとんどを紙で受領している状況でした。

仕入先からの請求書についてはEDIを通じて一定電子化が進んでいましたが、他2種類については依然アナログがほとんどです。

月間300枚近く発生する請求書を、1枚1枚確認してデータ化・仕訳・支払データの作成からファイリングまでを行なっていたので、この請求書の処理業務の工数を減らすためにシステム導入の検討を開始しました。

スモールスタートで運用が開始できたのが決め手。導入に手厚く寄り添うのも魅力

ーー システム検討時には複数比較されたとのことですが、どのような点を重視されましたか？

バクラク請求書を含めて合計3社と比較しました。

比較検討を始めた当初は、請求書の受領から仕訳まで全てを代行してくれるサービスも検討しましたが、システム利用費用だけで1人分の人件費相当がかかるため、弊社には費用対効果が見合わないと判断し候補からは外しました。

最終的には、請求書の自動読み取り・仕訳の補助により業務を省力化できるかを重視してシステムを絞り込んでいきました。

ーー その中でもバクラク請求書を選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

他社と比較しても請求書読み取りOCRの精度が高く、機能が充実しているにもかかわらず安価な導入が可能だったためです。

また、弊社には複数のグループ法人が存在しており、ゆくゆくは他法人でもシステム化をしていく狙いがあったため、まずは物販事業だけでスモールスタートしました。

また、導入前後におけるサポートが充実していたのもよかったです。

比較検討していた他のシステムでは、弊社が使用している会計ソフトとの連携は難しいと初回の打ち合わせで言われたため、そのまま候補から外しました。

バクラクさんは、初回の打ち合わせから複数回に渡って弊社の会計ソフトにデータを取り込むための検証を一緒にやってくださったので、実際にバクラク請求書を利用するイメージがついたのも印象に残っています。

請求書の処理業務にかけていた工数は半分以下に。法対応も負担なく完了

ーー 導入目的であった業務効率化については効果はいかがでしょうか？

アナログで処理していた約300枚の請求書のほぼ100%を、バクラク請求書で一元的に処理することが可能になりました。

受領する請求書の約半分は経理部ではなく各部門が受領しており、今までは経理部に請求書が全て到着するまで処理ができないため、請求書の処理業務に時間を要していました。

今は、各部門が請求書を受領したらすぐにバクラク請求書に直接アップロードをしてくれるのに加え、一部の取引先についてもバクラク請求書に直接アップロードをしてもらえるようになったので（※）、経理部での請求書の確認・処理業務にかかる時間は半分以下に削減できています。

※取引先から直接アップロードしていただくことが可能なURLを共有することができます。

ーー 導入当初は想定していなかった効果は得られましたか？

導入当初期待していた、目に見える直接的な請求書の処理業務にかける時間は当然減りましたが、個人的に嬉しかったのが請求書の受領・支払状況を確認する間接的な業務が大きく削減できたことです。

手元の請求書を処理するために、過去の請求書とその処理内容を確認することがよくありますが、これまでは大量の請求書を引っくり返して該当する請求書を探す必要がありました。

また、請求書の受領・支払状況の確認をアナログで行うことで、ごく稀に二重支払や支払漏れのミスも発生していました。バクラク請求書の導入後は、過去の請求書やその処理内容も簡単に検索ができるので、確認にかける工数が大きく削減できています。

また、レポート機能を活用することで請求書の受領・支払状況が簡単に把握できるので、ミス軽減にも繋がっています。

ーー システム導入の目的として電子帳簿保存法への対応もありましたがそちらはどうでしょうか？

バクラクは請求書をアップロードする過程で何も意識しなくても自動的に電子帳簿保存法対応ができるので、法対応における追加コストが発生していません。

同じ法対応という文脈では、導入当初は期待した効果に含まれていませんでしたが、インボイス制度対応機能に、より大きな効果を実感しています。

社内専用の手書き伝票はインボイス制度の要件を満たすものではなかったので、インボイス制度開始をきっかけに取引先から発行される請求書を直接バクラク請求書で処理する形式に変更することにしました。

最も処理工数がかかっていた手書き伝票を通常の請求書としてバクラク請求書で処理ができるようになったので、業務工数が削減できています。

請求書がインボイスかどうかの確認・適切な税区分を選択する負担の削減に加えて、万が一処理のミスが発生しても簡単に対象の取引を特定・修正できるので、リカバリーがしやすくなっています。

バクラクのインボイス制度・電子帳簿保存法対応は自動的に、追加の工数をかけなくても気軽に法対応が実現できるものだなと感じます。

バクラクは「これからの請求書処理の必需品」

ーー 今後の業務改善の展望などはありますか？

バクラク請求書の導入から約2年が経過し、受領請求書の処理業務単体で見れば運用が形になってきていると感じます。しかし、現状は私1人が運用を担っている状況なので、他の方でも運用ができるようにしていきたいです。

また、請求書処理業務にとらわれず、経費精算・申請稟議や人事労務領域まで含めて、現状の運用や利用しているサービスが本当に適切なものかどうか・改善余地がないかは引き続き改革を進めていきたいですね。

ーー バクラク請求書もシステム切り替え対象の候補になりえますか？

利用料金を大きく超える工数削減効果があり満足していますし、全くないです。

既に使い慣れていますし、隔週単位でアップデートされるスピード感も良い印象です。

他のシステムが何か新しいことをやってもすぐに追従してくれるだろうし、何ならバクラクさんが先行していく部分も多いのだろうと期待しています。

たとえ他のシステムの利用費用が数万円安くなったとしても、システムを切り替えるメリットにはならないですね。

ーー バクラク請求書をどのような方におすすめしたいですか？

バクラクは企業や事業の規模にかかわらず導入・活用ができると思います。

弊社の場合、バクラクにたくさんの機能があるのは理解していますが、ごく一部の機能を活用するだけでも十分に業務効率化の価値を感じられています。

紙の請求書が多く、処理業務の効率化が進んでいない大手の企業であれば、他にも活用できる機能がたくさんあるので、ものすごく業務がラクになるだろうと感じます。

個人的にバクラクは「これからの請求書処理の必需品」だと思っています。