丸2日間かかる紙の請求書発行を大幅削減。200拠点で発行業務を担う西尾レントオールが語るバクラクの効果と導入の舞台裏

複写式の請求書と郵送作業。毎月2営業日を占有していた紙中心の発行業務の課題

——まず、バクラク導入前の請求書発行業務について教えてください。

中川さん：以前は、複写式の請求書を専用のドットプリンターで印刷していました。印刷した請求書を、お客様に送る分、営業所で保管する分、本社用の分に分けて、封入して、郵便局に持っていくという流れです。

西田さん：印刷だけでも時間がかかりましたし、その後の仕分けや封入作業にも時間がかかっていました。郵便局の当日受付に間に合わせる必要があるので、いつまでに印刷を始めて、いつまでに封入を終わらせるかを逆算しながら進めていました。

請求書発行の締め作業がある週は、その作業で合計2日ほどの時間が埋まってしまいます。私を含め2名体制で作業していましたが、他の業務に手が回りにくい状況でした。

——電子化を検討された背景には、どのような課題があったのでしょうか。

中川さん：一番は、営業所職員から「請求書発行業務の負担を減らしたい」という声が多かったことです。

近年は郵便の配達日数が長くなり、請求書を届けるまでに時間がかかるケースも増えていました。時には速達で送らなければならないこともあります。また、拠点ごとの担当者が休むと請求書発行業務が止まってしまうリスクもあります。将来的な業務集約も見据え、電子化と効率化を進めたいと考えていました。

約200拠点での請求書発行には、拠点ごとの閲覧権限管理とAPI連携が必須だった

——請求書発行システムを比較検討するうえで、重視していた条件は何でしたか。

中川さん：一番重視していたのは、拠点ごとの権限管理です。当社では全国の約200拠点で請求書を発行しています。そのため、システムにログインした担当者が、自分の拠点に関係する請求書だけを閲覧できることが要件でした。

他のサービスは経理部門での一括発行を前提とするものも多く、各拠点で請求書を発行する当社の運用には合いにくいと感じました。

——その点で、バクラクが要件に合っていたのですね。

中川さん：営業所単位で管理できることは、当社にとって必須条件でした。

また、取引先に電子請求書を受け取るための会員登録を求めなくてよい点も重視しました。取引先に手間をかけすぎると、切り替えが進みにくくなってしまいます。

基幹システムとのAPI連携も重要でした。手作業でアップロードするのではなく、既存のシステムと連携し、請求データの確認から送付までをバクラク上で完結できることを条件にしていました。

——最終的にバクラクを選んだ決め手は何でしたか。

中川さん：先ほどの機能面の要件もあるのですが、ソフトの使いやすさも大きかったです。UIがシンプルで直感的に操作でき、無駄のない機能設計ができていることから、各現場の利用に落とし込みやすいと感じました。

実際に導入してからも、バクラクの操作に関する社内からの問い合わせは多くありません。いろいろな社内システムを見ている立場からしても、現場に受け入れられやすいシステムだと感じています。

まずは約10拠点で先行導入。現場の不安を解消しながら全国の拠点展開へ

——バクラクの導入はどのように進められたのでしょうか。

中川さん：いきなり全拠点に展開するのではなく、まずは約10拠点で先行導入しました。拠点の規模や取引先数、担当者の状況などのバランスを見ながら選び、実際に使ってもらいながら疑問点や改善点を拾っていきました。

西田さん：最初は、電子化という新しい取り組みで、これまで紙で行っていた業務がパソコンで完結することに対し、私自身も不安がありました。ただ、疑問点を質問できるチャットグループを社内で用意してもらえたことで、使っていて分からないことがあればすぐに確認できました。少しずつ不安が和らいでいったのを覚えています。

——全国展開する際は、どのように周知されたのでしょうか。

中川さん：全国に拠点があるため、社員を集合させて説明するのは難しい状況でした。そこで、Web会議で画面を共有しながら、基幹システムに入力した情報がバクラクに連携され、そこから請求書を作成・送付する流れを説明しました。

導入後の問い合わせは、操作そのものよりも、取引先のメールアドレスをどう回収するかといった運用面の質問が中心でした。また、先行導入した拠点の担当者が、後から導入する拠点の相談に乗ることもありました。本部にすべての問い合わせが集中するのではなく、現場同士でサポートし合えたことも、導入を進めるうえで大きかったと思います。

印刷・封入・郵送作業を大きく削減。取引先の電子化も想定以上にスムーズに

——導入後、どのような変化を感じていますか。

西田さん：電子化できた請求書については、封入や郵送といった発送作業がなくなったことが大きいです。すべての請求書が電子化できているわけではありませんが、紙で送付していた分の一部が電子に切り替わっただけでも、現場の負担は軽くなっています。

郵送費の削減にもつながっていますし、営業所ごとに保管していた紙の請求書や段ボール箱の保管スペースも減らせています。

——取引先への電子化の案内は、どのように進めましたか。

西田さん：バクラクの「メールアドレス回収」の案内文面をもとに、当社のお客様向けに文章を調整し、FAXで一斉にご案内しました。導入前は取引先に受け入れてもらえるか不安でしたが、配管機器大阪営業所では一定数の取引先が電子化を受け入れてくださり、メールアドレスの登録も進みました。

——実際に請求書の送付に使ってみて、現場の反応はいかがでしたか。

西田さん：最初に取引先へ送付するときはスムーズに対応できるか緊張しましたが、使っていくうちに慣れてきました。請求書発行の操作自体は分かりやすく、迷うことはあまりありませんでした。

中川さん：バクラクでは送付先ごとに請求書のダウンロード状況も確認できます。きちんと届いているかが画面で分かるので、安心して請求書発行業務に取り組みやすくなりました。

発行から受取、照合まで効率化へ ー 複数拠点企業に伝えたいバクラクの魅力

——今後、取り組んでいきたいことや展望を教えてください。

中川さん：一つは、請求書発行業務の集約化です。今は各拠点で請求書を発行していますが、将来的には複数拠点分を1カ所でまとめて発行するような形も検討していきたいです。

また、請求書の受け取り業務や、基幹システムと請求データの照合も電子化したいです。将来的に、こうしたサービスを活用して効率化していきたいと考えています。

——同じように紙の請求書発行業務に課題を感じている企業へ、メッセージをお願いします。

中川さん：当社のように複数拠点で請求書を発行している会社には、バクラクは特に合っていると思います。複数拠点で請求書を発行する会社にとって、拠点ごとの閲覧権限をバクラク上で実現できる点は大きな魅力だと感じています。

西田さん：紙で請求書を発行していると、印刷や封入、発送に時間がかかりますし、切手代や郵送漏れなどの不安もあります。バクラクを使うことで、そうしたコストやヒューマンエラーを減らし、取引先への送付状況も可視化できます。複数拠点で書類業務を行っている企業であれば、検討する価値があると思います。