・製造業特有の4枚複写の手書き伝票や、各営業所での小口現金の手渡しなどアナログな管理が残っていた
・ベテラン2名が経理業務を管理していたが両名が退職するため、現行のままだと業務が成り立たなくなる危機的状況だった
・財務情報が紙ベースで管理されており、経営側が経営情報へのアクセスが難しく、意思決定に支障が生じていた
・DXのパートナーとして株式会社ZERO ONEからの業務効率化の提案に納得
・AI-OCRの精度が高く、手作業負担が大幅に軽減できると判断
・奉行クラウドとの連携が可能で、既存システムとの親和性が高かった
・営業と経理の二重消し込み業務が一元化され、営業の業務負担がゼロに
・AIによる入金消込の自動マッチングにより、100件の消し込み作業が1日で終了
・全社的にキャッシュレス化が実現、銀行の振込手数料を1/5以下まで削減
・経理担当者の業務時間を削減、財務分析など戦略的な業務へのシフトを実現
高度な粉砕技術でリサイクル社会を支える株式会社ホーライは、創業77年の歴史を誇る老舗企業です。しかし、その舞台裏である経理は、長らく「完全な紙文化」の中にありました。
税理士法人を母体とするCROSSROADグループの株式会社ZERO ONEは、経理BPOやDXコンサルティングのプロフェッショナルです。同社は株式会社ホーライのパートナーとして実務に寄り添い、バックオフィス全体のDXを提案しました。
「バクラク」シリーズの導入により、請求書発行から経費精算、勤怠管理に至るまで、複雑な紙文化の業務フローをデジタル化。さらには銀行への振込手数料交渉を通じ、年間で大幅なコスト削減も実現しました。
今回は、株式会社ホーライの鈴木部長と三村課長、導入を支援した株式会社ZERO ONEの三嶋氏・橋本氏に、システム選定の決め手や社内浸透の工夫について伺いました。
——バクラク導入前に抱えていた、バックオフィスの課題について教えてください
ホーライ・鈴木さん：弊社は粉砕機を製造するメーカーで、大きく「統括（総務・経理）」「製造」「営業」の3部門に分かれています。コア部門の製造はDXが進んでいたのですが、経理は当時のトップの考え方もあり、本当にすべてが紙での運用でした。
データベースという概念がなく、新しく入った人や経験が浅い人が何か調べたい場合は、倉庫に行って何年も前の段ボールを引っ張り出すような状態でした。
また、経営層も情報が全く見られないわけではないのですが、とにかく確認に手間がかかることが大きな課題でした。
作業の属人化も進んでおり、長年経理を担当していたベテラン従業員2名しか業務の全体像を把握していないという問題もありました。ここ2〜3年でその2名が退職することになり、「このタイミングで何とかしなければ」と危機感を持っていました。
——ZERO ONEさまのホーライさまへのご提案のきっかけを教えてください
CROSSROADグループ・三嶋さん：ホーライ様の当時の財務経理のトップがご退任され、かつ顧問税理士の先生が高齢だったこともあり、顧問税理士変更のタイミングでお話の機会をいただきました。
現状のヒアリングを通じて、非常に歴史のある会社だからこそ、昔ながらのやり方が根付いていることに驚かされました。
例えば、4枚複写の手書き伝票を納入業者に記載してもらったり、経費精算を紙で申請してその場で現金を渡す運用が残っていました。
事業承継のタイミングでDXが必要と判断したため、その場でご提案させていただきました。
——具体的にはどのような決め手があってZERO ONEさまを選ばれたのでしょうか？
ホーライ・鈴木さん：以前からシステムは導入したかったのですが、導入には様々な手間がかかることも認識していました。その点、ZERO ONE様にDXのコンサルティングにも入っていただけるのは決め手の1つでした。
また、これから20年、30年と会社を見ていくにあたって、個人の税理士事務所だといつか面倒を見てもらえなくなるというリスクもあります。万が一の場合に、次の担当者にきちんと引き継いでいただける規模感であることも条件でした。
——数あるサービスのなかから、「バクラク」を提案された理由について教えてください
CROSSROADグループ・三嶋さん：鈴木部長から「色々あるプロダクトの中から、なぜバクラクをご提案いただいてるんですか？」という非常に本質的な質問をいただきました。
ホーライ様では既に「勘定奉行クラウド」（OBC社の会計管理システム）を導入されていたため、周辺業務のデジタル化を推進する上で、奉行シリーズと親和性の高い「バクラク」を提案しました。
バクラクを選んだ理由の一つは、AI-OCRの精度の高さです。当初、別のシステムも検討していたのですが、正直なところ人間が介入しないと精度が担保できないレベルでした。その点、バクラクのAI-OCRは圧倒的に精度面で優れていました。
また、弊社はこれまで経理代行の実務において、さまざまな会計ソフトやITツールを利用してきました。
その経験を活かし、各ツールの長所と短所を客観的に比較できる資料を作成のうえ、ご説明しました。
——バクラクのご提案を受けた印象はいかがでしたか？
ホーライ・鈴木さん：総務経理のチームは全10名ですが、20代、30代が大半を占めており、「紙から早く脱却したい」と考えていたので、バクラク自体に抵抗はほとんどありませんでした。
実際に使う担当者にも一緒にデモを見てもらったところ、画面の操作方法がすごく直感的で分かりやすいという感想が返ってきました。
どこで何を設定すればよいかがすぐに分かるため、我々だけでなく担当者全員が高く評価していました。
——社内へ新しいシステムを展開するにあたって、苦労された点はありましたか？
ホーライ・鈴木さん：システムの導入は、導入設計と社内展開の大きく二つのフェーズに分かれます。
まず、はじめの導入設計については専門知識が必要ですが、そこをZERO ONE様へ一括してお願いできたのは大きな助けになりました。
ZERO ONE・橋本さん：導入時にはホーライ様での負担をなるべく減らすように工夫しました。
例えば、会計ソフトに直接ログインを行い、科目や取引先のマスターの自動連携設定を行ったり、従業員データベースなど元となるデータを一度に整理して伺うようにしました。
導入サポートをしていく中で、バクラクのサポート体制の素晴らしさを実感しました。マニュアルにない設定方法についても、迅速かつ正確に回答いただけたので、とても心強かったです。
ホーライ・鈴木さん：大変だったのが社内に展開するフェーズです。
製造業特有の課題だと思うのですが、現場で機械の組み立てや部品を加工する部署は、事務所に共用のパソコンが1台あるだけなんです。
自分専用のパソコンを持たない従業員が数十名もいる中で、どうやって経費精算や勤怠を浸透させていくかというところにすごく苦労しました。
——具体的にはどのように対応されたのですか？
ホーライ・鈴木さん：最初は「紙とデジタルのハイブリッド」でスモールスタートをしました。
現場の従業員は今まで通り紙と領収書を提出し、事務担当者が代わりにバクラクへアップロードする代理申請の仕組みを作りました。
現場からすると今までのやり方と何も変わりません。持ってきた領収書を事務担当者に渡すだけです。
ただこれで終わりではなく、最終的には自分でアップロードして申請できるところまでを目指しています。
急激にフローを変えてしまうとどうしても抵抗感が生まれるため、徐々に慣れてもらうことでDXを進めています。
——バクラク導入後、日々の業務にどのような変化がありましたか？
ホーライ・三村さん：経費精算に関しては、その場でもらえていた現金が後日振込になるので「立替期間が長くなる」「すぐに現金が手元に戻ってこない」というネガティブな声もありました。そこで、給与振込とは別の口座を登録できるようにし、月2回の振込サイクルを設けることで対応しました。
導入の結果、全営業所での小口現金廃止とオールキャッシュレス化を達成し、現金管理の手間もゼロになりました。
副次的な効果ですが、請求書も含めた振込件数の集約を機に銀行と交渉を行い、1件あたり最大700円だった振込手数料を、100円台まで引き下げることに成功しました。
この削減分だけで「バクラク」の利用料が賄えるほどのインパクトがありました。
債権管理については、売掛台帳の管理や入金消し込みを「営業」と「経理」で二重管理し、突き合わせの確認を行っていました。
バクラク導入後は、経理側ですべて巻き取れるようになり、営業担当者の管理負担もゼロになりました。
特に感動しているのが、バクラクのAIによる入金消し込み機能です。
AIが学習してくれるため、現在では9割ほどの入金が自動でマッチングし、100件ほどの入金確認が1日足らずで終わります。
入金消し込みの業務が楽しいと感じるほど、業務の質が大きく変わりました。
——バクラク導入後の業務効率化によって、組織にどのような良い影響がありましたか？
ホーライ・鈴木さん：これまでの経理は「とりあえず仕訳の作業をすること」で手一杯でした。
バクラクのおかげで余白の時間が生まれ、「この数字がどう決算書に反映されているのか」「財務諸表をどう読めばいいのか」ということに興味を持つ経理担当者が増えました。
それから「会社をより良くするにはどうすればいいか」「回転期間を短くできるのではないか」といった財務視点での前向きな議論ができるようになり、会社としてすごく良い循環が生まれていると感じています。
—— ZERO ONEさまにとってバクラクとの協業はどのような影響がありましたか？
ZERO ONE・橋本さん：バクラクと協業することで「システム導入だけやってほしい」というお問い合わせもいただくようになりました。実はシステム導入まで踏み込んで伴走している会計事務所は意外と少ない、ということが分かったのです。
会計や労務の知識を持つ会計事務所がシステムの導入支援まで行えるのは、お客様にとってより価値あるサービスとして喜んでもらえると感じています。
——最後に、システム導入を検討している企業へメッセージをお願いします。
ホーライ・鈴木さん：システム選びで「安さ」だけを重視してしまい、機能ごとにバラバラの製品を入れてしまうと、従業員が「どのシステムを使えばいいのか」と迷子になってしまいます。
バクラクはすべての機能が1つのログイン画面にまとまっているので、従業員にとって分かりやすく、経営層にとっても管理がしやすいです。使い方次第ではすぐに費用対効果を出せるはずなので、個人的にも非常におすすめです。
CROSSROADグループ・三嶋さん：我々はバクラクしか知らないわけではなく、多くのプロダクトを触った上で「これがいい」と判断して選定したものなので、ホーライ様で成果が出ているのは非常に嬉しいです。
当社がホーライ様の税務顧問を担当できたのは、単なる会計知識だけでなく、DXという視点から経営課題にアプローチできたからこそです。
「システムを知っている」だけではなく、「お客様の経営課題をシステムで解決できる」という総合的なコンサルティング力は会計事務所にとっても武器の1つになるはずです。
「バクラク」の認定パートナーを募集しています。最先端のAI技術でバックオフィスの自動化を実現する「バクラク」をクライアント様へご提案してみませんか。
本資料はバクラクのパートナーとしてサービスの紹介をいただいている税理士・会計事務所様にインタビューした事例を7法人分掲載しています。
