・請求書500枚、納品書1,300枚、作業報告書400枚を紙中心で運用していた
・郵送に加えてメール送付やFAX送信などの再送対応が発生し業務が重複していた
・締め日対応と添付書類の確認作業に追われつつ、ミスがないように気を張って業務を行っていた
・PDFアップロード機能とAI-OCRが必須要件に合致し、添付書類の多い運用にも対応できたこと
・電子帳簿保存法に対応した利用容量が無制限であること
・トライアル時の不具合対応や質問への返答が早く、安心して導入を進められたこと
・帳票の電子発行率は80％超まで進み、紙中心の運用から大きく前進した
・帳票発行関連業務は月20時間程度削減され、営業日換算で約3日分の余力が生まれた
・郵送費だけで月15万円程度の削減効果が見込めるようになった
1974年設立の株式会社ダイワコーポレーションは、「ランドリーを通じて豊かさを提供する」をミッションに掲げ、コインランドリー事業の企画・開発・プロデュースや、業務用ランドリーソリューションの企画・提案、ランドリー機器の輸入販売・保守・メンテナンスを展開しています。
同社において長年の課題となっていたのが、請求書や納品書、作業報告書の発行・送付業務です。長年続いてきた紙中心の運用が残り、郵送に加えて、請求書が期日までにお客様の手元に届かない場合のFAXやメール送付の対応まで発生していました。
作業報告書などの添付書類も多く、締め日対応ではミスが許されないプレッシャーも大きかったといいます。そこで同社は「バクラク請求書発行」を導入しました。現在では電子発行率80％超、月20時間程度の業務削減、封筒代・郵便代だけでも月15万円程度のコスト削減効果が見えるまでに改善を進めています。
——まず、それぞれのご担当の業務について教えてください。
田添さん：取締役副社長で、導入した当時は、システム導入の最終決定を行いました。
岡藤さん：情報システム部門課長として、PCなどの準備から各利用システムの運用や業務改善のためのシステム導入などを行っています。帳票発行システムの検討において、現状の業務稼働時間の洗い出し・選定フローにおける情報収集やシステム比較を担当しました。
実務ご担当者2名：部署としては、売上計上/仕入れ/在庫管理を行っており、帳票の発行から送付までを担当しています。
——「バクラク請求書発行」導入前は、どのような課題がありましたか。
岡藤さん：請求書だけでなく、納品書や作業報告書など、さまざまな書類を発行していました。月間では請求書が500枚程度、納品書が1,300枚程度、作業報告書が400枚程度あります。加えて、その他特定の時期に発行するお客様へのお手紙も発行しています。販売管理システム上でPDFにて請求書を発行していても、実際の送付は紙が中心のため、かなり手間がかかっていました。
実務ご担当者：特に大変だったのは、郵送に加えて個別の追加対応が発生していたことです。「先にメールで送ってほしい」「FAXしてほしい」といった依頼が多く、お客様の期日にあわせて手作業で対応していました。さらに、「郵送分が届かない」「紛失したので再送してほしい」といった問い合わせもあり、業務が重なっていました。
——運用面では、どのような負担が大きかったのでしょうか。
岡藤さん：印刷から発行まで月45時間ほどかかっていました。請求書発行時だけでも、ダブルチェックに約5時間、封入・封緘作業に約3時間を要していました。
実務ご担当者：納品書には作業報告書を添付する必要があり、その書類が揃うタイミングによって処理が締め日に集中します。しかも、お客様の締めに間に合わせなければ支払い処理に乗らないこともあるため、ミスが許されません。間違いがないよう確認の徹底をしなければと一層気を張って業務を行っておりました。
——今回の見直しは、どのように進んでいったのでしょうか。
田添さん：まず会社の方針として、業務改革により一人ひとりの生産性を高めていきたいと考えていました。それにあたり、トップダウンだけではなく、現場の意見も取り入れながら進めました。会社として業務改善の必要性は共有したうえで、実際にどこに手間がかかっているのかを洗い出し、数字で見える化していったことが大きかったと思います。紙中心の運用を続けるのは難しい一方で、いきなりすべてを変えるのも現実的ではありません。だからこそ、まずは効果が大きい領域から着手しました。
——比較検討では、どのような点を重視されましたか。
岡藤さん：要件を整理し、比較表を作って各社サービスを評価しました。その中で、当社の運用に合っていたのが「バクラク請求書発行」でした。販売管理システム上で各書類をPDF発行しているため、PDFアップロードに対応できることは必須条件でしたし、添付書類が多いのでAI-OCRで仕分けできることも重要でした。
また、電子帳簿保存法に対応した利用容量が無制限だったことも評価ポイントです。当社は書類量が多いため、運用を続けるほどデータ容量が大きくなり、コスト面の制約が出る仕組みだと使いづらくなります。その点も比較のうえで安心材料になりました。
——決め手になったポイントを、もう少し詳しく教えてください。
実務ご担当者：AI-OCRを用いた書類の仕分け処理における、柔軟なご提案は大きかったです。当社では得意先コードの扱いにも独自ルールがあり、カナやアルファベットが混ざるケースもあります。そうした条件のなかでも、運用を含めて現実的な形に落とし込める提案がありました。
もう一つ大きかったのが、担当者の対応です。トライアル中に不具合や確認事項が出ても、質問に対する返答が早く、持ち帰り事項もきちんと返していただけました。システムに詳しくない立場からの相談にも真摯に向き合ってもらえたので、安心して進められました。
——導入後、どのような変化がありましたか。
岡藤さん：一番大きいのは、電子化が着実に進んだことです。2025年5月に案内文を出してメールアドレスの回収を進め、7月から運用を開始しました。開始直後の9月時点では電子発行率60％弱でしたが、その後も案内を工夫しながら進めた結果、現在は80％を超えるまでになっています。
加えて、発行関連業務は月20時間程度削減できました。営業日換算だと約3日分の余力です。以前は郵送に加えてFAXやメール送付の手作業がありましたが、今はボタン一つで即時送付できるため、再送対応も含めて書類の送付における工数をかなり削減できました。
——コスト面のインパクトはいかがでしたか。
岡藤さん：封筒代や郵便代だけでも月15万円程度の削減効果が見えています。こうした改善は比較的早く効果が出やすいので、経営層にも説明しやすかったですね。「今すぐキャッシュを生むにはどうするか」と考えたときに、紙業務の見直しは速効性のあるテーマだと感じました。
——実務上の変化はありましたか。
実務ご担当者：以前は、名前が似ている取引先様と取り違えないように神経を使っていましたし、送付先によって同封物の組み合わせも異なっていました。2枚送る先もあれば3枚送る先もあり、案内文を入れることもあるので、取引先様ごとに同封する書類の種類と枚数の確認作業への配慮が欠かせませんでした。バクラク請求書発行では、1つの送付先に対して複数のPDFファイルをまとめて1通のメールで送付する同封設定があります。この同封設定を活用することにより、休業案内なども含めて同封してデジタルで送れるようになり、細かな確認工数も減りました。
また、空いた時間がそのまま余るというよりは、別の業務改善に振り向けられています。当社としては今も業務改革の途中にありますので、こうした余力が生まれること自体に意味があると感じています。
——最後に、「バクラク請求書発行」はどのような企業におすすめでしょうか。
実務ご担当者：当社のように、送付書類の種類が多い企業には特に合うと思います。請求書だけでなく、添付資料を含めて運用しなければいけない企業にとって、PDFアップロードやAI-OCRの柔軟性はかなり有効です。また取引先コードを後から変更したいなど、マスタ情報を柔軟に運用したい企業にも向いていると思います。
岡藤さん：また、一度電子化を検討して見送った企業にも、もう一度調べてみる価値はあると思います。当社もインボイス制度開始時に一度検討しましたが、その時は費用対効果が見えにくく、見送りました。その後、電子化が進み、郵便料金も上がり、今あらためて数字で効果を見える化したことで導入判断につながりました。以前より環境が変わっている会社も多いと思うので、再検討の余地は十分にあるはずです。
請求書発行システム導入によるコスト削減効果のシミュレーションシートについて、試算例とともにご紹介しています。
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