労務と経理の壁をなくすバックオフィス体制。「未来のインフラになると感じた」バクラクシリーズへ統一し、「手入力と全件チェック」を完全ゼロに。

労務と経理の壁をなくすため、バクラクシリーズへの集約を決断

——バクラク勤怠とバクラク給与をセットで導入された背景について教えてください。

草間さん： もともとバクラク経費精算やバクラク申請など、バクラク内にすでに組織図として管理している情報があったため、それを有効に活用して、「バックオフィス全体のOSとしてバクラクシリーズを活用」したいと考えたのが始まりです。また、バクラク勤怠のUI/UXが非常に良いという評判を耳にしていたこともあり、個人的にも使ってみたいと思っていました。

実は、バクラク勤怠のリリース直後に一度お話を伺った時はまだ当社の要件に対して機能不足で利用見送りとなりました。しかし、そこからわずか半年ほどで機能が大幅に増え、実務上も問題ないレベルに進化していました。

バックオフィスに関するサービスを幅広く展開していること。AIの進化を最大限に活用し、既存サービスへの新機能の実装や、新しいプロダクトのローンチを、凄まじい速度で進められるエンジニアチームがいらっしゃること。最終的にバックオフィス全体の業務プロセスがバクラクシリーズに統合されていく未来がみえたこと。バックオフィスAIとして進化を続けていること。結果的にSANUが本来集中すべき自然の中での暮らしを届けることに集中できると思い、シリーズでの一括導入を決めました。

――すでに他社の勤怠管理ツールや給与計算ツールを利用されていたとのことですが、なぜリプレイスを検討されたのでしょうか？

林さん： 私は労務担当として、新しく入社するメンバーのオンボーディングを担当しています。これまでは用途によって社内のツールが分かれており、新しく入ってきた人たちにとってツールが多いことで、本来の業務に慣れるまでに少し時間がかかってしまったり、オンボーディング自体のリソースがツールの説明に大きく取られてしまうという課題がありました。最終的には社内のツールはできるだけ1本化した方が良いという話が社内でも上がっていました。

進化のスピードと「PCログ連携」が最終的な導入の決め手に

――数あるシステムの中から、最終的にバクラクを選ばれた理由をお伺いします。

林さん： 「機能開発のスピード」と「社内浸透、利用のしやすさ」です。バクラク勤怠に関しては、リリース当時にお話を伺った際は必要な機能に対応していないということで検討から外したのですが、半年後に改めてお話を伺った時にはすでにその課題がクリアになっていました。また、すでに経費精算などでバクラクの使いやすさは全社で実証済みだったので、「バクラクに統一すれば、従業員も喜んでくれる」と考えました。

そして今後の会社の成長を考えた時に、PCログを利用して勤怠で管理する出退勤時間とPCの利用状況の差分を見ていきたいと考えていました。求める形での勤怠とPCログがセットになっているプロダクトはバクラクしかなかったこと、また費用面でも問題なかったことが大きな決め手になりました。

勤怠・経費・給与の一気通貫により、手作業のミスが完全にゼロへ

――バクラク勤怠・給与の導入前における業務フローの課題と、実際の導入効果を教えてください。

末吉さん： 弊社では社労士に給与の締め作業をお願いしているのですが、導入後に最も変わったのは「経費から給与へのデータ連携フロー」です。今までは毎月、経費のデータをスプレッドシートで社労士にお渡しして、社労士がそのデータを給与システムに手入力で打ち込んでくださっていました。導入後は、バクラク経費精算からそのまま会計にデータが自動で連携され、さらに給与にもシームレスに連携されるので、社労士を介したデータの「やりとり自体が不要」になりました。

林さん： 手入力の場合は、どうしてもヒューマンエラーのリスクがつきまといます。そのため、スプレッドシートを使い社労士さんが手動で入力したデータを、最終的に私の方で「全件再チェック」する生産的ではない工程が必ず発生してしまっていました。 今回、バクラクを導入したことで勤怠も早く締まり、立替経費精算も締めて、ボタン一つでそのデータを給与計算に連携して給与支払いに回せるようになりました。今までの手作業による入力ミスと、それに伴う心理的ストレスが完全になくなったのは、勤怠、経費精算、給与が統一のサービスになったことによる最大のメリットだと感じています。

「予約提出機能」とSlack連携で、勤怠締めが即座に1営業日短縮

――今回、勤怠の締め作業が大幅に短縮されたとのことですが、具体的にどのような機能が役立っていますか？

林さん： 明確に役に立っている機能があります。月次の最後の締めをした後の「予約提出機能」と「Slack連携機能」です。

元々は、従業員が日次の勤怠を上長に承認してもらい、その後に月末の勤怠を提出し、上長が再度承認する…というラリーが必要でした。月末は特に、上長側は、従業員から上がってきた経費の内容なども確認しなければならず承認漏れが多く発生してしまい、その承認をするように催促の連絡をしていました。

しかし、バクラクの「予約提出機能」を利用すると、従業員としては勤怠を一度提出してしまえば、その後は自動的に上長承認、そして提出まで完了します。これにより、労務と従業員の双方で気を遣う業務である「催促のやりとり」が削減されました。

結果として、通常3営業日かかっていた勤怠締めが、導入初月から即座に2営業日へと短縮されました。これは財務の振り込みスケジュールにも余裕をもたらした、とても大きなインパクトだと感じています。

末吉さん： バクラクの「Slack連携機能」もとても便利だと感じています。以前の勤怠管理システムでもSlack連携自体はできたのですが、どこか無理やり連携しているような印象で、UI/UX的に使いにくさを感じていました。ですがバクラク勤怠は、Slackの中で毎日の勤怠打刻や勤怠エラーの確認、修正打刻、月次勤怠提出もスムーズにでき、種類豊富なリマインドもあり、実際に使ってみてUI/UXの次元が違うな、と感動したポイントでした。

2時間の残業目視チェックが「10分」に。労務リスクを防ぐレポート機能の圧倒的な効果

――バクラク勤怠を導入されて、管理側で工数削減に直結した機能はありますか？

林さん：「残業時間のレポート機能」です。導入してすぐに効果を実感しています。以前は、全員の勤怠データを一度Excelに書き出し、「36協定超過間近の人」「超過している人」「すでに超過してしまった人」を約2時間かけてすべて目視でチェックしていました。これがバクラク導入後は、ダッシュボードを一目見るだけの「わずか10分」で終わるようになり作業時間が劇的に削減されました。

給与の変動情報管理は「0分」に。会計を理解した仕訳設定に感動

――次に、バクラク給与を導入されて実感している効果はいかがでしょうか。

林さん： 「変動情報の管理」の機能で、導入して1ヶ月目から非常に大きな効果を感じています。入社手続きや住民税などの「変動情報」も、以前は項目ごとにExcelを作成し、社労士とコメントのやり取りをして毎月2時間ほどかかっていました。

今はバクラク給与上で変動情報を一覧で確認し、そのまま直接コメントできるため、Excel管理が不要に。2時間かかっていたExcelでの転記作業は「完全0分」になり、バクラク上でのわずかな確認時間だけで済むようになりました。雇用形態が増えて確認すべき項目や情報が多くなっている今、確実性の高い情報をスムーズにチェックできる安心感の効果は非常に大きいです。

末吉さん： 経理の視点からは、「給与仕訳の設定機能」が素晴らしいと感じています。私たちの会社は給与計算と会計システムで別のサービスを使っているため、これまでは自動連携ができず、給与システムから支給項目一覧を出して会計システムに合わせて科目ごとに仕訳の組み替えを行っていました。

弊社には各拠点の清掃スタッフがいるのですが、彼らの給与は通常の「販売管理費」ではなく「原価」として仕訳を切る必要があります。以前はその清掃スタッフの方の給与分だけを給与システムから吐き出し、毎回手作業で仕訳を組み替えていました。

しかしバクラク給与では、「このスタッフは原価に計上する」という設定を一度しておくだけで、自動的に振替仕訳が作成されます。これを見た瞬間、「本当に会計の裏側まで分かっているプロが作っているサービスだ！」と感じました。表面的な連携ではなく、深く業務を理解した作りになっています。

林さん： 給与計算は労務も経理も関係する領域ですが、ほとんどの会社では部署も本部も分かれていることが多いと思います。バクラクは、そのどちらの担当者にとっても使いやすいという点が非常に丁寧に作られていると感じます。

草間さん： 労務と経理では部署が分かれているので意思決定者も分かれがちですが、今のAI時代、バックオフィスをどのように自動化していくかは経営にものすごく大きなインパクトがあると思っています。ですので、労務・経理と切り離して考えるのではなく、バックオフィス業務全般を横串で見られる人が先頭に立ってバックオフィスから会社全体の生産性改善を推進していくのは、非常に面白いタイミングなのではないかと思います。

「導入のための説明不要」。頑張らなくても自然と社内に浸透

――導入にあたり、社内へ浸透させるために工夫されたことはありますか？

草間さん： 社内へのアナウンスは「バクラク導入します！以上です！」というくらいでした（笑）。

末吉さん： 一応、Slackでバクラク勤怠の導入を盛り上げる投稿などは行いました。ただ、正直みんな以前の勤怠管理システムに対して若干使いにくさを感じていたみたいで、社内の反応も非常に上々でした。

草間さん： 普通、新しいシステムの導入やリプレイスをする時は、現場から「めんどくさい」などと反発が起こることが多いですが、今回はむしろみんな喜んでくれていましたね。「待ってました」というような空気感でした。

林さん： すでにバクラクシリーズを使っていたという安心感もあるかと思いますが、単純にバクラクのサービス自体が非常に使いやすいからだと思います。Slackで打刻できるということも、従業員の方がずっと待ち望んでいました。そのため、「バクラク勤怠を導入しました、使い始めます」というアナウンスを行ったくらいで、特別な社内説明会などは行いませんでした。説明会を行わなくても、UIが分かりやすく操作が難しいツールではないので、皆さん問題なく自然と使えていましたね。

草間さん： バクラク勤怠は、頑張らなくても浸透するシステムだと思います。iPhoneは説明書を読まなくても使えるようになることと同じで、旗を一生懸命振らなければ使えないシステムというのは、使いにくいシステムなんだと思います。

林さん： 導入時のオンボーディングも丁寧に行っていただいたので、特に困ることなく移行が進みました。また初期設定の際に、社内の就業規則（PDFなど）をAIが自動で読み取って有給の付与ルールを設定してくれる「AI初期設定機能」も非常に活躍してくれました。そのため、バクラク勤怠、バクラク給与ともに、初回のオンボーディングから1〜2週間程度で初期設定は完了し、事前の検証を進めながら1ヶ月で本番環境の乗り換えも完了しました。

バックオフィス全体の未来を信じるなら、今すぐバクラクのエコシステムに入るべき

――最後に、バクラクシリーズの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

林さん： 経理と労務で部署が分かれている会社が多いとは思いますが、実務の業務自体は必ず裏でつながっています。だからこそ部署ごとにバラバラのシステムを使うのではなく、全体を俯瞰してバクラクを導入すべきだと思っています。バクラクは勤怠も給与も単体で非常に使いやすいですが、最終的な会計とのつながりなど、労務と経理の壁をなくすためにシリーズで一括導入することを強くおすすめします。

末吉さん：これまでのサービスだと、勤怠・給与・労務とそれぞれのサービスはあっても、画面のUIがバラバラで統合されている感じがしないことが多いです。その点、バクラクは見た目の統一感はもちろん、データの連携も含めて真の意味で一気通貫で利用できるので、そこが圧倒的に使いやすいと感じています。既存の様々な会計ソフトとはAPIやCSVを使って柔軟に連携ができると思っているので、バクラクに乗り換える価値があると思います。

草間さん： すでにバクラクシリーズを何か一つでも導入している企業なら、バクラク勤怠とバクラク給与を入れない理由はないと思います。世の中にはさまざまな会社が勤怠、給与、経費精算、会計などのシステムをセットで出していますが、バクラクの「圧倒的な進化の速度」と「全体を繋げた時の圧倒的な使いやすさ」を考えると、バクラクが一番だと感じています。未来のバックオフィス業務のインフラになり得るバクラクシリーズを前提にした設計をすることが、経営スピードを加速させることに繋がると感じています。