人手不足時代を見据え、属人化しない仕組みへ。社会医療法人 頌徳会が一気通貫の自動化で時間外労働時間の88%削減を実現

「決算から逆算して根拠を辿れる」一気通貫の情報管理を目指す

——システム導入の検討を始めた背景には、どのような課題があったのでしょうか。

日野さん：とにかくアナログな業務が多かったんです。これまでの運用では紙からシステム、あるいはシステム間での転記が発生していました。また帳票から、なぜこの支払いが発生したのかを振り返ろうとすると、かなり手間がかかる状況でした。

システムに登録された申請名を頼りに、稟議を探しても見つからない、担当者しか分からない、といった状態をなくしたかったのです。

そこで手間をかけずに、一気通貫でシステム化できるものはないかと探すことにしました。決算から逆算して、事前の稟議や契約書まで把握できるようにしたいと考えていました。

——さまざまな選択肢がある中で、重視していたポイントは何でしたか。

日野さん：一番大きかったのは、やはり契約・稟議・請求などの一連の情報を一気通貫で追えることです。退職者が出ると、情報を追えなくなるような属人化は困るので、誰が見ても分かる状態にしたいと考えていました。

田中さん：入力すること自体で精一杯な状態をやめたいという思いもありました。入力は最低限で終わらせて、その余力で取引の振り返りや財務状況の分析などの本来の経理業務、購買の仕事に注力していくことを目指していました。

NKグローバル山本さん：頌徳会さんは、管理の業務を最小限にしていくことが現場への投資や利益に繋がっていくという考えで、管理部門の改善に取り組まれていると感じます。いわゆる「管理の利益」を最大限に引き上げることを徹底されています。今回のシステム導入も、締め作業をさらに早め、経営の意思決定を迅速に行うことに繋がります。試算表は翌月7日に仕上げ、即日、計画対比との差異分析を行い現場への確認やフィードバックを行い、現場の声を拾い上げ、現場改善のスピードを大切にされていらっしゃいます。

AI機能の精度を実際に使ってみて比較。バクラクは使いこなすハードル低く社内浸透もスムーズに

——他社のサービスと比較検討されてみてどうでしたか。

日野さん：他社のサービスを使ってみたことがありましたが、AIの読み取り精度が低く、使いづらかったので利用を見送っていました。バクラクはNKグローバルさんで使っているのを見て、AIの読み取り機能が優れており、操作しやすいサービスと認識していました。

——バクラク導入にあたって、現場への定着という観点では問題ありませんでしたか。

田中さん：今回はスムーズに進みました。みんな、使いこなすために勉強しないといけないとなると進みません。一方で、自分自身の業務が楽になることはやります。バクラクは、マニュアル動画と直感的な操作画面で、ほぼトラブルなく導入できました。

AIで仕訳の作成から承認までチェック工数を大幅に削減

——バクラクを実際に利用されてみて、どのような機能に価値を感じていますか。

田中さん：最近導入された「AI仕訳承認」（※）の機能は非常に良いです。もともと仕訳を自動入力してくれるだけで助かっていたのですが、自動入力してくれた仕訳が正しいのかチェックする時間は必要でした。

ところがAI仕訳承認の機能が追加されたことで、たくさんの仕訳の中から人の目でチェックが必要なものを教えてくれるようになりました。今は、AIからの指摘がない仕訳から順にチェックし、確認が必要なものを詳しく見るようにしています。

※編集部注：AI仕訳承認では、起票した仕訳の内容を、過去仕訳やOCRの値と比較し、見るべきポイントを可視化します。

田中さん：請求書が届いているか届いていないかが分かる「受取状況レポート」も活用しています。以前はPDFをフォルダに格納して、前月と比較して確認していましたが、それでは全体を見渡しにくいですよね。それがシステム上で取引先別に請求書が予定通り届いているかを一覧化することができるようになって便利です。

全体として、月次締めに係る時間外労働時間が、導入前の12時間から1.5時間まで削減されました。また、締め作業以外に発生していた時間外労働時間については、現在は0時間となっています。

——他に、バクラクを導入してからの業務の変化はありましたか。

日野さん：NKグローバルさんと同じシステムを使えるようになったことは大きな変化でした。今までは、こちらで一旦帳票を作って、チェックしてもらい、修正して返すという流れでした。それを最初から同じシステム上で内容を共有することで、やり取りを減らすことができました。

NKグローバル山本さん：頌徳会さんの中でどのような稟議が上がっているのかをリアルタイムに把握できるようになりました。以前は、頌徳会さんの作業が終わってから、私たちで確認する流れだったので、何かを確認いただく際に過去のやりとりを思い出していただく必要がありました。今はそうした苦労もなくなり、経理業務のアウトソーシングの質を高めることもできています。事前に購買情報が分かる為、実績報告も頌徳会さんと同じ目線でお話しをさせていただくことができるようになってきたと感じています。

日野さん：別の申請システムを利用中は、申請のタイトル名や項目番号が統一されず、請求書の内容で稟議を検索しても引っかからないことがありました。それでは結局、人の記憶に頼るしかなくなってしまいます。バクラクで申請するようになってからは、契約書等の購買申請をシステム上で紐づけることができるようになったので、稟議が出ていないことを検知し、漏れなく対応できるようになりました。

システムに任せられることは任せて、自分たちが考える時間を捻出していきたい

——経費精算の変化はいかがですか。

田中さん：以前は小口現金で運用していたのですが、残高確認の際に現金が合わないと心理的なストレスも大きくなりますし、できるだけ現金を扱わないようにしたいと考えていました。今回、バクラクで立替精算を導入することで、現金のやり取りがなくなりました。

以前は、小口現金を出す時に出金伝票を書いて、上長の印鑑をもらって、お金を渡して、さらにExcelの出納帳に記入していました。今はレシートを撮影すれば、ほぼ100％の精度で経費精算申請を自動で作成してくれます。修正も簡単ですし、承認もワンクリックで完了するので管理がスマートになりました。

——法人として自動化を推進されていらっしゃいますが、バックオフィス部門として今後より力を入れていきたいことはありますか。

日野さん：今後もできるだけ人手を介さずに、システムを活用し、一気通貫で業務を完結させることを目指しています。請求書の支払申請から稟議まで辿れるようになりましたが、今後は契約書も含めて管理を一元化していけると良いなと期待しています。

勤怠・給与などの人事労務領域も今は社外に業務委託をしていますが、システムによって少ない人手で対応できるようになれば、社内で完結させたいと考えています。

——最後に、同じような課題を抱える医療法人へのメッセージをお願いします。

日野さん：この業界に限らずですが、人手不足や採用難は今後も深刻になっていきます。そして人が採用できなければ、今のやり方は通用しなくなります。

そういう状況なので、早く覚悟を決めて改善に取り組むしかないと思います。人が減ってからではシステムを導入するのがより大変になりますよね。だからこそ今の仕事を理解している人がいる間に、シンプルで新人の方も分かるような仕組みを作っていく必要があると考えています。

バクラクによって一気通貫でシステム化することで、「この人しかできない仕事」をなくすことができましたし、支払処理の業務は誰が見ても分かるかたちになりました。

システムに任せられるところは任せて、人手が減っていく中でも法人として生き残っていくための方法を、自分たちで考える時間を作り出していくことが重要ではないでしょうか。