141店舗に法人カードを配付し、小口現金を廃止。小売業界の先駆者としてバックオフィスDX推進

インボイス制度への対応のため、法人カードの切り替えを決定

業務のデジタル化を全社的に進めるベルクでは、その一環として、店舗の小口現金を廃止してプリペイド式の法人カード（以降、旧カードと表記）を導入済みでしたが、課題が生じていました。

「旧カードは元々、何枚でも発行できてカード明細の仕訳もできることから導入していました。昨年に施行したインボイス制度への対応に伴い、システム上の対応を求めておりましたが、反応が鈍く、仕訳作業の際に余計な手間がかかっていました。また、問い合わせや機能要望に対するカード会社の対応もスピード感がありませんでした」

そう語るのは、財務経理部の須川智之氏。

こうした課題を解決するため、ベルクでは法人カードを「バクラクビジネスカード」に変更しました。

切り替え先を検討する際、インボイス制度への対応は必須とし、加えて使い勝手のいいサービスを調査。バクラクビジネスカードがインボイス制度に対応していることを知り、展示会やセミナーに足を運んで求めている機能が備わっていることを確認、導入を決定しました。

カード切り替えの手間がかかる中、バクラクビジネスカードへの変更を決めた理由を須川氏は次のように説明します。

「必要になるカードの枚数が多いので、カードが年会費無料で何枚でも発行できるのは大きなポイントでしたね。経理業務の観点では、仕訳の自由度が高い点に使い勝手の良さを感じました。税率に合わせて仕訳行を追加して処理が行えるため、導入後は格段に作業が楽になりました。また、仕訳の出力設定により、会計ソフトへの取り込みにほとんど手間がかからない点も効率化につながると感じました」

旧カードでは税区分・税率の選択、複数明細行の作成などができず、仕訳データを会計ソフトに直接取り込めない状況でした。そのため、Excel上でデータを加工して取り込む手間が発生しており、バクラクビジネスカードの導入でこうした手間の解消が見込めた点も魅力だったといいます。

業務効率化のために必要だった「小口現金の廃止」

法人カードの切り替えを行ったベルク。そもそも、なぜスーパーマーケットの店舗に法人カードが必要なのでしょうか。

「弊社では、他社の食料品の試食や文房具などの備品購入のために、必要に応じて各店舗で法人カードを利用してもらっています」と財務経理部の清水彩佳氏。

旧カード導入前は各店舗に小口現金を置いて対応していました。

しかし、全店舗に現金を置くとなると、各店舗に現金を配付する手間が生じます。また、各店舗では毎日閉店時の締め作業として、帳簿と現金の突合や利用した際の帳簿記入、領収書の添付などの作業が必要でした。

「店舗では毎日10分程度この作業に時間を取られていたと思います。10分あれば別の業務をする時間を確保できますよね。店舗運営効率化のためにも、小口現金廃止が必要でした」と清水氏。

小口現金の廃止は、本社の財務経理部の業務効率化にもつながりました。

「月初に各店舗から約4,000枚の領収書が一斉に届くので、その確認作業に半日ほどかけていました」と小口現金運用時代の作業について清水氏は振り返ります。

法人カードの導入によって、各店舗への現金配送、店舗での日々の帳簿との突合を廃止できたほか、カードを使用した都度、財務経理部に通知がくるよう設定できるので、月初にまとめて利用内容の確認作業をする必要もなくなっていました。

さらにバクラクビジネスカードに切り替えたことで、より一層スムーズに作業が進むようになったと須川氏、清水氏は口を揃えます。

領収書の回収や、明細との照合作業がさらに効率化

バクラクビジネスカードを利用し、どのような点に他社の法人カードとの違いを感じているのでしょうか。

「利用してみて分かることですが、バクラクだとカードの利用明細と領収書画像がパソコンで大きく表示される点が非常にありがたいです」と清水氏。

旧カード時代も領収書画像の添付機能はあったものの、クリックして拡大し、画像を閉じないと照合ができない仕様だったそうです。全店舗から平均して約30枚ずつ領収書画像が毎月送られてくるため、1クリックの手間が積もり積もって負担となっていました。

バクラクビジネスカードには自動の「利用報告催促」機能があるため、決済後に未申請のままになっている場合も財務経理部のメンバーが逐一催促する必要がありません。

実際に、ほぼ100％財務経理部からの催促をすることなく申請が完了されているといいます。旧カード時代は、未申請を確認した上で、電話で1件ずつ催促していましたが、こうした業務もバクラクビジネスカードの導入で不要になりました。

仕訳においても、効率化が進んでいます。かつては、各店舗の従業員に、税率が8％か10％かを一つひとつ帳簿の摘要欄に記入してもらい、それをもとに経理側で会計ソフトに入力を行っていました。

忙しい店舗作業の合間を縫って作成された帳簿には、誤った税率を記載しているなどのミスも多く、多い時には3分の1程度が差し戻しとなるなど、経理側のチェックでも気力を要する作業となっていました。

バクラクビジネスカードに変更してからは、申請者が税率によって明細を分けて入力できるようになったので差し戻しを減らすことができています。

また、プリペイドの法人カードではなくなったことによって、休日に店舗から「カードが使えなくなった」と連絡がきて、慌てて入金することもなくなりました。

立替経費を法人カードに切り替え、業務の平準化を目指す

「現状維持は衰退」という考え方のもと、小口現金からプリペイド式法人カード、そしてバクラクビジネスカードと運用方式を変え業務の効率化を進めているベルク。

運用変更に対する現場の反応について気になるところですが、店舗へ赴くと、「問題なく使っている」と業務に馴染んでいるようです。

男性従業員の育休100％取得宣言や、レジ業務における椅子の設置など、先進的な取り組みを進めるベルクの財務経理部として、「真似される側になる新しい取り組みを今後もしていきたい」と須川氏は語ります。

「今後は、バイヤーが各地で商品サンプルを購入する際の立替経費も、バクラクビジネスカードに切り替えられたらと考えています。立替精算の場合、そもそも立替が発生しているという事実を把握できなかったり、かなり時間が経ってから経費申請されたりすることもあります。また、月末にまとめて申請がくることが多いですが、バクラクビジネスカードの場合はリアルタイムに利用状況が分かります。カードに切り替えることによって、業務の平準化もしていきたいですね」

また、キャッシュバックを活用するため、店舗の小口現金にかぎらず、広告宣伝費も含めて可能な限り口座振替からカード支払いに切り替えも進めています。今後は、紙の請求書や納付書の取り扱いを削減し、できる限りペーパーレスに寄せていくことも目標にしています。

最後に、清水氏にどのような企業にバクラクビジネスカードを勧めたいか伺いました。

「月初の明細の処理や領収書の回収に時間がかかっている企業や、店舗の小口現金管理をなくしたいと考えている方々にはぜひお勧めしたいです」