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交通費精算とは？精算書の記載方法、ルールなど押さえるべきポイントを解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-03-07
- この記事の3つのポイント
- 交通費精算とは、従業員が業務を行う際に立て替えた交通費を会社が払い戻す手続きのこと
- 交通費は通勤や近郊の移動費用が該当し、旅費交通費は出張など遠方への移動費用が対象
- 交通費精算の手間を減らすには経費精算規定を定め周知し、経費精算システムを導入するのが有効
交通費の経費精算は、どのように進めると良いのでしょうか。また、旅費交通費と交通費の違いについて迷われる場合もあるでしょう。
この記事では、交通費精算の概要に触れたうえで、交通費と旅費交通費の違いを解説します。交通費精算の手順や仕訳例、交通費精算システムを選ぶ際のポイントなども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
交通費精算とは？
交通費精算とは、従業員が業務遂行のために立て替えた交通費を会社が払い戻す手続きのことです。主に営業活動や取引先訪問などで発生した電車、バス、タクシーなどの費用が該当します。
月単位で精算を行い、給与と一緒に振り込まれることが多いです。
なお、企業によっては、通勤費や出張費などを区別せずまとめて交通費と呼ぶこともあります。交通費は経費であるため課税対象外ですが、通勤費は一定の金額を越すと課税されるので注意しましょう。
通勤手当を経費として精算する方法について詳しく知りたい方は、関連記事をご参照ください。
交通費と旅費交通費の違い
交通費と旅費交通費は、どちらも業務に関連する移動費用を指しますが、用途と範囲に違いがあります。
交通費は、主に通勤や、近隣の取引先訪問した際の移動費用が該当します。一方、旅費交通費は、出張や遠方への移動に関わる費用が対象です。
たとえば、以下のようなケースは交通費ではなく旅費交通費として処理します。
- 出張先に飛行機や新幹線で移動した場合の費用
- 出張先の食事代やホテル代
- 出張先で電車やバスを利用した場合の費用
旅費交通費の上限は、会社独自で決められます。実際かかった金額に関わらず、決まった額を支給する会社もあるため、事前に確認するとよいでしょう。
旅費交通費と交通費の違いや該当する費用、仕訳例については以下の記事で解説しています。
交通費精算の手順
交通費を経費として精算するには、どのような手順を踏めば良いのでしょうか。営業担当者と、経理担当者の立場からそれぞれ解説します。
経費申請者の交通費精算の手順
営業担当など経費申請をする者が、交通費を経費として精算する際の手順は、主に以下のとおりです。
- 交通費を立て替えて領収書を受け取る
- 交通費精算書に必要情報を記入する
- 直属の上司から承認を得て承認印を押印してもらう
ただし、公共交通機関を利用する際は、手続きをしないと領収書を受け取れません。領収書の受け取りができない場合は、営業活動の内容を「交通費精算書」か「出金伝票」に記録しておくことで対応できます。
経費精算時の領収書の適切な取り扱い方や、交通費に関する出金伝票の書き方については、以下の記事よりご覧ください。
関連記事：経費精算に領収書は原則必要！適切な取り扱い方・ない場合の対処法
関連記事：交通費に関する出金伝票の書き方とは？使われる場面や注意点なども解説！
経理担当者の交通費精算の手順
経理担当者は、交通費精算について以下の手順を踏みます。
- 申請された書類の内容を確認する
- 会計ソフトに入力する
- 交通費を支払う
書類の内容を確認する際は、1件ずつ丁寧に対応することが大切です。交通精算書に必要な項目について記入漏れがないかチェックしましょう。
また、適切なルートを選んでいるかの確認も必要です。問題があった場合は営業担当者へ差し戻し、適切な内容での申請を促します。
交通費精算書の書き方
交通費精算書には決まったフォーマットはありませんが、一般的には以下の項目を記載します。
- 申請日
- 氏名・部署名
- 利用年月日
- 訪問先
- 利用交通機関
- 出発地・到着地
- 金額
- 利用目的
申請日と氏名・部署名を記入し、いつ誰が申請したかを明確にしましょう。利用年月日、訪問先、交通機関、出発地・到着地、金額を適切に記載することで、具体的な移動内容の把握と正確な費用計算ができます。業務に関連していることを示すための利用目的も記入してください。
会社によっては電子承認システムを導入している場合もあるため、社内ルールに従って手続きを行うことが重要です。
なお、車を利用した場合は、走行距離やガソリン代、高速道路料金なども記載しましょう。また、領収書の管理も重要です。精算書と一緒に保管し、必要に応じてPDFやコピーを取るようにしましょう。
交通費精算書の書き方についての注意点は、以下の記事をお読みください。
交通費・旅費交通費の勘定科目は？具体的な仕訳例
前述のとおり、通常の勤務地で業務するための移動費用を交通費、通常の勤務地と異なる業務をするための移動費用を旅費交通費といいます。
ただし状況によってはそれぞれを分けず、まとめて「旅費交通費」として処理するパターンもあるため注意しましょう。
ここでは、両者を区別せず「旅費交通費」の勘定科目を使用した仕訳例を5つ紹介します。
定期代として従業員に2万円を普通預金から支払ったケース
借方に「旅費交通費」2万円、貸方に「普通預金」2万円の記載をします。
| 借方 | 貸方 | ||
| 旅費交通費 | 2万円 | 普通預金 | 2万円 |
このように、交通費を区別しない場合は、通勤のための定期代も「旅費交通費」です。
毎月15万円以上の通勤手当を支給しているケース
公共交通機関を利用した場合の通勤手当は、1カ月当たり15万円までは非課税で所得税がかからず、旅費交通費の勘定科目で仕訳します。非課税限度額を超える部分は、「役員報酬」や「給与手当」の勘定科目で仕訳が必要です。
新幹線通勤をしている役員に、毎月18万円の通勤手当を普通預金から支給している場合をみてみましょう。
| 借方 | 貸方 | ||
| 旅費交通費 | 15万円 | 普通預金 | 18万円 |
| 役員報酬 | 3万円 | ||
上記のように、借方は旅費交通費の15万円と役員報酬3万円を、貸方には普通預金の18万円を記入します。
従業員が3000円の交通費を立て替え、後日清算したケース
営業のための旅費交通費を一時的に従業員が立て替えて、後日会社が後払いする場合は「未払金」の勘定科目を使用します。「未払金」は、「まだ支払っていないが、支払う義務があるお金」を意味します。
たとえば、従業員が3,000円の出張のための移動費用を、交通費として立て替えたときをみてみましょう。
＜交通費を立て替えたとき＞
| 借方 | 貸方 | ||
| 旅費交通費 | 3,000円 | 未払金 | 3,000円 |
次に、後日精算して未払金を振り替えたときの仕訳です。
＜後日精算するとき＞
| 借方 | 貸方 | ||
| 未払金 | 3,000円 | 普通預金 | 3,000円 |
上記のように立て替えたときとは別に、後日清算時は借方に未払金の3,000円、貸方に普通預金の3,000円を記載します。
出張のためホテルを予約し、会社のクレジットカードで3万円を支払ったケース
クレジットカードで決済した場合、決済時は「未払金」の勘定科目で仕訳を行い、引き落とし時に「未払金」を振り替えます。
まず、決済時の仕訳です。
借方に「旅費交通費」3万円、貸方に「未払金」3万円の仕訳をします。
＜クレジットカード決済時＞
| 借方 | 貸方 | ||
| 旅費交通費 | 3万円 | 未払金 | 3万円 |
引き落とし時は「未払金」として計上していた3万円を「普通預金」に振り替えましょう。
借方に「未払金」、貸方に「普通預金」で仕訳をします。
＜引き落とし時＞
| 借方 | 貸方 | ||
| 未払金 | 3万円 | 普通預金 | 3万円 |
従業員の出張のため、仮払金として5万円を現金で支給し、後日仮払金の精算をしたケース
「具体的な用途や金額が決まっていないけれど、お金が必要」ということもあるでしょう。そのような場合に使用する勘定科目が「仮払金」です。
たとえば、従業員に5万円を支給するときは、以下のように仕訳をします。
| 借方 | 貸方 | ||
| 仮払金 | 5万円 | 現金 | 5万円 |
後日経費の内訳がわかり精算するとき、仮払金を振り替える必要があるため注意しましょう。
仮に経費の内訳が旅費交通費3万円、得意先への手土産代1万円、残り1万円を会社に返金する場合、仕訳は以下のように記載します。なお、手土産代の勘定科目は「交際費」です。
| 借方 | 貸方 | ||
| 旅費交通費 | 3万円 | 仮払金 | 5万円 |
| 交際費 | 1万円 | ||
| 現金 | 1万円 | ||
ガソリン代の計算方法や仕訳については、以下の記事で解説しています。
交通費を経費として精算する際の注意点
交通費を経費として精算する際は、気を付けるべき点があります。具体的な注意点を解説します。
行先・目的をメモしておく
交通費を経費として精算するうえでは、行先や目的をメモに残しておく必要があります。それぞれの交通費に関する詳しい情報を把握しておけば、従業員による不正な申請の防止につながります。
また、詳しい情報を残しておくと税務調査の際も明確な説明ができ、不正と判断されるリスクを防ぐことが可能です。
最安ルートを把握しておく
交通費を経費として精算する場合、最短ルートでの申請が基本です。経理担当者は書類を確認し、常識的なルートになっているかチェックする必要があります。
具体的には、余計な経由地が含まれていないか、無駄な移動が発生していないかといったポイントを見定めなければなりません。
定期券の区間を除外する
通勤手当や定期券の区間と重複する移動は、交通費を支給しないようにしましょう。通勤手当や定期券を利用すれば、移動の際に費用がかからないためです。
交通費の精算の書類が提出されたら、当該従業員の通勤手当や定期券の区間を考慮し、重複していないかチェックする必要があります。
勘定科目を確認する
勤務地の近くを移動する際に発生する費用のなかには、交通費に該当しないものもあります。たとえば、取引先との会食のための移動で利用したタクシー代は、交通費ではなく交際費です。
また、社内旅行で利用したバス代や新幹線代は、福利厚生費として計上する必要があります。内容に応じ、適切な勘定科目を設定しましょう。
接待交際費や福利厚生費の経費にできる範囲については、以下の記事をあわせてご活用ください。
関連記事：接待交際費とは？経費にできる範囲（上限金額・内容）や仕訳例
関連記事：福利厚生費とは？経費にするための条件や費用の具体例・仕訳例を解説
消費税を加算せずに計算する
交通費を経費として精算する際は、消費税に注意しましょう。税金には「内税」と「外税」があり、内税は消費税が含まれている金額、外税は消費税が含まれていない金額を表します。
内税の領収書と外税の領収書があるため、それぞれどちらになっているか確認が必要です。公共機関の領収書は内税が表示されており、消費税を加算せず計算しなければなりません。
経費精算における消費税の扱いについては、以下の記事でさらに解説していますので、ご確認ください。
経費精算規定（ルール）を定めるのが重要
経費精算規定（ルール）の制定することで、経費の無駄遣いを抑制し社員間の公平性を確保できます。
規定の一例として、タクシーを利用した場合は領収書を必須にする、車利用の場合は決められた距離と時間に応じてガソリン代を支給するなどが挙げられます。
また、明確なルールは経理担当者の業務負担を軽減し、効率的な経費処理につながるでしょう。規定を周知徹底することで、社員の理解と協力を得やすくなり、トラブルや不正を未然に防止できます。
経費精算規定が必要な理由は、以下の記事をあわせてご覧ください。
交通費精算ができる期限はいつまで？
交通費精算の期限は、通常企業の規定によって定められています。多くの場合、1カ月以内や翌月10日までといった期限が設定されています。
しかし社内規定の期限を過ぎても、法的には支払いを拒否することはできません。交通費の支払いには以下のような請求の時効期間があるためです。
| 費用 | 請求時効 |
| 交通費 | 5年 |
| 通勤交通費 | 2年 |
時効期間内に請求があった場合は支払義務が生じます。
ただし、年度をまたぐと処理が難しくなるのでできるだけ迅速な精算が推奨されます。税法上は、原則として経費精算の期限は年度内です。
経費精算についての経理担当者・申請者の視点での悩みと解決策については、以下の記事で詳しく解説しています。
交通費精算の手間を減らす方法
以下のような方法を取り入れることで交通費精算の手間を減らし、経費精算を効率化できます。
- 交通系ICカードの利用
- 経費精算システムの導入
それぞれ解説します。
経費精算を効率化させる方法とよくある課題については、以下の記事をあわせてご活用ください。
関連記事：交通費精算の手間を減らす！2つの効率化方法とよくある課題
交通系ICカードの利用
Suicaやパスモなどの交通系ICカードを使用することで、乗車履歴や金額が自動的に記録されるため、手書きでの記入や領収書の保管が不要です。定期券と一体化した仕事専用の交通系ICカードなら、定期区間も自動で計算できるので便利です。
また、カード利用により現金の取り扱いが減少し、紛失や盗難、不正のリスクも低減できるメリットもあります。
経費精算システムの導入
経費精算システムを利用することで作業効率化ができます。
従業員はスマートフォンやPCから直接精算データを入力でき、紙の精算書や領収書の提出は必要ありません。また、自動計算機能や経路検索機能により、入力ミスや計算ミスを減らせるでしょう。
承認フローもデジタル化されるため、上長の承認や経理部門の処理も迅速に行えます。
交通費精算システムを選ぶときのポイントは、以下のとおりです。
- 交通系ICカードに対応しているか
- 会計や経費精算のソフトと連携しているか
- カスタマイズ性が高いか
- 電子帳簿保存法に対応しているか
経費精算システムについて詳しく知りたい方は、関連記事をご参照ください。
関連記事：経費精算システムとは？導入するメリット・デメリットや機能、選び方を解説
交通費精算を効率化するなら「バクラク経費精算」
交通費精算とは、通勤や営業活動などに関わるバス代やタクシー代などを会社に申請し、費用として認めてもらうことです。交通費を適切に処理するには、内容を細かく確認する必要があります。しかし、交通費精算システムを活用すれば、効率的に申請できます。
バクラク経費精算は、経費の申請を効率化するために役立つサービスです。申請者と経理担当者のミスを防ぐ仕組みも充実しています。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しているため、安心です。交通費の経費をスムーズに計算するために、ぜひご活用ください。
まとめ：「バクラク経費精算」で効率的な交通費精算をしよう
交通費は勤務地の周辺を移動する際にかかる費用であり、頻繁に申請や手続きが必要です。適切に処理するには、内容を細かくチェックする手間がかかります。しかし、交通費精算システムを活用すれば、効率的に対応しやすくなります。
バクラク経費精算は、経費の申請を効率化するために役立つサービスです。申請者と経理担当者のミスを防ぐ仕組みが充実しており、申請や手続きを効率化できます。インボイス制度や電子帳簿保存法などにも対応しているため、安心です。交通費の経費をスムーズに計算するために、ぜひ活用してください。
請求書処理、経費精算、法人カードをなめらかに連携
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