仮払いの精算方法を解説！勘定科目「仮払金」の仕訳例と会計処理を効率化する方法

まずは、仮払いという経費精算方法について、どのような方法なのかを詳しく解説します。

経費精算には「立替精算」と「仮払精算」がある

経費の精算には、「立替精算」と「仮払精算」の2種類があります。「立替経費」は、従業員に立て替えてもらったうえで、後で精算する方法です。

一方、「仮払い」とも呼ばれる仮払精算では、あらかじめ掛かる経費を計算してある程度の金額を支給し、後に精算するため、従業員が一時的に費用を負担する必要はありません。

仮払いは、出張などの高額の立替が必要となる場合に利用されます。概算が甘い場合、費用が足りずに従業員の持ち出しが発生るケースもあるので、注意が必要です。また、正確に精算するためにも、使用用途がわかる領収書やレシートの保管・提出が必要となります。

仮払いの勘定科目は「仮払金」

仮払いを経費計上する際の勘定科目は「仮払金」となり、貸借対照表において「資産」に分類されます。仮払精算で従業員に金銭を渡した段階では支出が確定しておらず、使われずに戻ってくる可能性もあるからです。そのため、会計においては一時的に仮払金として処理します。

仮に金銭が使われていても、使途不明の状態では経費へ計上できるかわかりません。そのため、後に用途や金額が確定した段階で、相殺処理して精算する流れが一般的です。

また、仮払精算における相殺処理は、決算までに済ませておく必要があります。正しく処理しておかないと、決算でのトラブルや会計担当の負担が大きくなる可能性があるため、仮払精算の相殺処理は早めに済ませておきましょう。