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受領書は領収書の代わりになる？記載事項と取り扱いのポイント
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-11-18
経費を精算するには、領収書などの支出の内容がわかるものが必要です。支出にかかわる書類のなかでも、商品やサービスを受け取った際に発行される「受領書」について、経費精算の根拠として利用できるのか、判断に迷っている方も多いでしょう。
受領書は内容次第で領収書の代わりとして利用できますが、その取り扱いには注意が必要です。
この記事では、受領書と領収書の概要と、受領書を取り扱う際の注意点、受領書以外の領収書として利用できる書類を解説します。
受領書は領収書の代わりになる？記載事項と取り扱いのポイント
受領書は領収書の代わりにできる場合がある
結論からいえば、受領書は領収書の代わりとして利用できます。
ただし、受領書を領収書として利用する場合、以下の項目が記載されていなければなりません。下記項目が記載されているか確認したうえで、領収書の代わりとして利用しましょう。
- 宛先
- 発行日
- 発行元の情報
- 金額
- 担当者の印
そもそも受領書・領収書とは
受領書の取り扱いについて解説するまえに、受領書と領収書の概要を確認しておきましょう。
商品やサービスの受け取りを証明する「受領書」
受領書とは、商品あるいはサービスの受け取りを証明するものです。商品やサービスを受け取った側としては、受領書を発行する義務はありません。
受領書の発行は義務付けられていませんが、受領書があれば取引の状況を明らかにでき、トラブルが発生したときの証拠としても利用できます。
受領書には以下のような内容が記載されています。
- 受領日
- 発行日
- 取引先名
- 発行元の名称と住所
- 担当者印
- 受領した物品の名称、単価、数量、合計金額
商品やサービスの代金を受け取ったことを証明する「領収書」
代金の受け渡しが行われ、完了したことを示す証拠書類が領収書です。領収書には、同じ内容の請求書を2度送る二重請求や、情報の改ざんなど経理の不正を防ぐ役割があります。領収書がなければ、支払いが済んでいることを客観的に示すことは困難です。
手書きや印刷、電子的方法などの様式をとり、法律上の発行義務はないものの、商品やサービスを受け取った側から発行を求められた場合は必ず発行しなければなりません。
領収書には以下のような内容が記載されています。
- 取引年月日
- 発行元の名称と住所
- 受領者の名称
- 取引金額
- 取引内容
なお、領収書は税法上の「金銭または有価証券の受取書」に該当するため、印紙税が課されます。売上代金などが5万円未満の場合は非課税ですが、売上代金などが5万円以上の場合は印紙税の納付が必要です。
受領書を取り扱う際のポイント
受領書を取り扱う際は以下の3つの点に注意しましょう。
商品やサービスを受け取ったら迅速に発行する
受領書は、商品やサービスを受け取ったら迅速に発行する必要があります。受領書の発行が遅れると、書類としての正確性が薄れるうえに、取引相手に不信感を持たれれば、今後の取引に影響が出る可能性もあるためです。
なお、受領書には取引相手の名称や敬称を記載する必要があります。迅速さを優先するあまり名称や敬称を間違えないよう、しっかりと確認してから発行しましょう。
受領書には保管義務がある
受領書に発行義務はありませんが、保管義務があります。発行・受領した受領書は、取引が発生した事業年度の確定申告期限日の翌日から原則7年間保管しなければなりません。
受領書を発行した場合は受領書の控えを、受領書を受け取った場合は受領書を適切に保管し、いつでも内容を確認できるようにしておきましょう。
参考：
書類の電子化も検討する
紙で作成された受領書の場合、内容の確認や保管などに手間がかかり、事務処理のミスが発生しやすくなります。
2022年1月の電子帳簿保存法改正により、決算や国税関係の書類は電子化が可能になりました。2024年からは、電子データで完結する取引に関する書類は、すべて電子データで保存することも義務付けられ、ペーパーレス化がますます推進されています。
これまで紙で処理していた書類を電子化すれば、用紙にかかっていたコストを削減でき、保管スペースも不要になります。また、書類の検索性が高まり、書類を複数人・複数部署で簡単に共有化できるようになるほか、書類の劣化や紛失も防止できます。
紙の書類の取り扱いに困っている場合は、書類の電子化も検討してみてください。
領収書の代わりにできる6つの書類
受領書以外にも、領収書の代わりとして利用できる書類がいくつかあります。ここでは、以下の6つを紹介し、注意点を解説します。
- クレジットカードの利用明細書
- レシート
- 銀行の振込金受取書（振込明細書）・預金通帳
- 出金伝票
- オンライン販売の支払い完了メール
- ご祝儀袋や香典袋などのコピー
クレジットカードの利用明細書
領収書は金銭の授受を証明するもののため、クレジットカードで決済した場合は原則として領収書は発行されません。クレジットカード決済の場合は、レシートと一緒に発行される利用明細書（お客様控え）を領収書の代わりとして利用できます。
ただし、利用明細書を領収書として利用するには、利用明細書に下記事項が記載されていなければなりません。
- 決済日
- 発行元の名称
- 受領者の名称
- 金額
- 取引内容
なお、クレジットカード会社から定期的に送られる請求明細書は、領収書の代わりとして利用できないため注意しましょう。
クレジットカード会社がそのカードの利用者に交付する請求明細書等は、そのカード利用者である事業者に対して課税資産の譲渡等を行った他の事業者（カード加盟店）が作成・交付する書類ではなく、当該他の事業者（カード加盟店）の氏名又は名称及び登録番号が記載された書類にも該当しないため、消費税法第30条第9項に規定する請求書等には該当しません。◇レシート
レシートは、領収書同様に税法上の「金銭または有価証券の受取書」に該当し、発行元の名称や発行日、取引内容、金額などが記載されていれば、領収書の代わりとして経費精算に利用できます。
受取書とはその受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書をいいます。したがって、「受取書」、「領収証」、「レシート」、「預り書」はもちろんのこと、受取事実を証明するために請求書や納品書などに「代済」、「相済」とか「了」などと記入したものや、お買上票などでその作成の目的が金銭または有価証券の受取事実を証明するものであるときは、金銭または有価証券の受取書に該当します。
引用：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁
ただし、会社によって「レシートは領収書の代わりとして利用しない」と定められている場合もあるため、利用の可否を事前に確認しておきましょう。
銀行の振込金受取書（振込明細書）・預金通帳
銀行振込を経費精算する場合、銀行の振込金受取書（振込明細書）や預金通帳の記帳内容を領収書の代わりとして利用できます。
ただし、一般的に通帳を未記帳のまま放置すると、未記帳となっている入出金が合計金額としてまとめて記帳されます。まとめて記帳されると取引の内容がわからなくなり、通帳の内容を税務処理の根拠として利用できなくなるため、通帳は定期的に記帳し、内容を確認しておきましょう。
なお、銀行振込で領収書が必要な場合は、代金を受け取った側の企業に領収書の発行を依頼すれば領収書を発行してもらえます。領収書の発行を依頼した場合は、経費の二重計上にならないよう取り扱いに注意しましょう。
出金伝票
出金伝票は、現金を支出したときに作成する伝票です。交通費や慶弔費を精算するときや、自動販売機を利用したときなどに使用されます。
取引実態がわかるように、日付や出金先、摘要、金額、作成者が記載された出金伝票は、経費精算の根拠書類として利用可能です。
ただし、出金伝票は領収書を受け取れないやむを得ないケースにのみ使用し、多用するのは避けましょう。
オンライン販売の支払い完了メール
オンライン販売などを利用した際に受け取る支払い完了メールも、領収書の代わりとして利用できます。
メールを税務書類として利用する場合、電子帳簿保存法に基づいたメールの保存が必要です。電子帳簿保存法については下記の記事でも解説しています。ぜひ参考にしてください。
参考記事：電子帳簿保存法とは？2024年義務化の内容や注意点などわかりやすく解説
ご祝儀袋や香典袋などのコピー
ビジネスに関連したご祝儀や香典を出した際は、ご祝儀袋や香典袋のコピーを領収書の代わりとして利用できます。また、ご祝儀袋や香典袋以外にも、支出の内容や日付、金額などを記したメモと、以下のものを合わせて保管しておくことで、領収書の代わりにできます。
- 案内状
- 招待状や席次表（結婚式の場合）
- 会葬礼状（葬儀の場合）
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経費精算にあたっては、受領書や領収書をはじめとする多くの書類を取り扱わなければなりません。事業内容が複雑で規模が大きいほど取り扱う書類は増え、経理作業に追われてミスが出やすくなってしまいます。
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経費精算でお悩みの方は、バクラクのサービスをぜひご検討ください。
まとめ：受領書・領収書管理の負担を削減して業務を効率化しよう
経費精算の証拠書類として利用できるものには、領収書以外にも、受領書やレシートなどがあります。取引日や取引内容などの必要事項が記載されているかを確認したうえで、適切に処理しましょう。
ただし、社内規程により、特定の書類が領収書の代わりとして認められていない場合もあるため注意してください。
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