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受領書は領収書の代わりになる？領収書との違いや取り扱いのポイントを紹介
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-02-14
- この記事の3つのポイント
- 必要な事項が記載されている受領書であれば、領収書の代わりにしても構わない
- 受領書は商品・サービスの受け取りを証明する書類で、領収書は代金の支払いを証明する書類
- 領収書の代用書類として、クレジットカード利用明細書やレシート、振込明細書などが挙げられる
経費精算の証憑書類となる書類の一つに領収書があります。一方で、商品やサービスを受け取った際には領収書ではなく、受領書を発行するケースもあるでしょう。
受領書を領収書の代わりにするには、必要な項目が記載されていなければなりません。
本記事では、受領書の必要項目や、受領書と他の書類の違いについて紹介します。他に受領書を取り扱う際の注意点や、領収書の代わりにできる書類についても解説していますので、ぜひお役立てください。
受領書は領収書の代わりになる？領収書との違いや取り扱いのポイントを紹介
受領書は領収書の代わりにできる場合がある
結論からいえば、受領書は領収書の代わりとして利用できます。
ただし、受領書を領収書として利用する場合、以下の項目が記載されていなければなりません。下記項目が記載されているか確認したうえで、領収書の代わりとして利用しましょう。
- 宛先
- 発行日
- 発行元の情報
- 金額
- 担当者の印
そもそも受領書・領収書とは
受領書の取り扱いについて解説する前に、受領書と領収書の概要を確認しておきましょう。
商品やサービスの受け取りを証明する「受領書」
受領書とは、商品あるいはサービスの受け取りを証明するものです。商品やサービスを受け取った側が発行します。
受領書の発行は義務付けられていませんが、受領書があれば取引の状況を明らかにでき、トラブルが発生したときの証拠としても利用可能です。
受領書には以下のような内容が記載されています。
- 受領日
- 発行日
- 取引先名
- 発行元の名称と住所
- 担当者印
- 受領した物品の名称、単価、数量、合計金額
受領書を発行する際の詳しい書き方や保存期間については、以下の記事で解説していますのでご確認ください。
商品やサービスの代金を受け取ったことを証明する「領収書」
代金の受け渡しが行われ、完了したことを示す証拠書類が領収書です。領収書には、同じ内容の請求書を2度送る二重請求や、情報の改ざんなど経理の不正を防ぐ役割があります。領収書がなければ、支払いが済んでいることを客観的に示すことは困難です。
法律上の発行義務はないものの、商品やサービスを受け取った側から発行を求められた場合は必ず発行しなければなりません。手書きや印刷、電子的方法などの様式をとり発行しましょう。
参考：e-Gov法令検索「民法第四百八十六条」
領収書には以下のような内容が記載されています。
- 取引年月日
- 発行元の名称と住所
- 受領者の名称
- 取引金額
- 取引内容
なお、領収書は税法上の「金銭または有価証券の受取書」に該当するため、印紙税が課されます。売上代金などが5万円未満の場合は非課税ですが、5万円以上の場合は印紙税の納付が必要です。
参考：国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」
受領書を発行する目的・メリット
受領書は必ずしも発行が義務付けられている書類ではありませんが、発行すると取引が円滑に進んだり、トラブル時にも役立ったりします。
納品完了の証明ができる
受領書には、商品やサービスの受け取りが完了したことを通知する機能があります。
たとえば、発注した商品が届いたことを受注元へ伝えられなければ、受注元はいつ請求書を送付すべきかわかりません。また受注元は、運送業者から配達完了の通知が届いても、確実に商品が発注元へ届いているかは確認できません。
そこで受領書を発行し「いつ」「誰が」「何を受け取った」という点を証明することで納品完了を確実に伝えられ、受注元も安心して次のフローへと業務プロセスを進められます。
トラブルが発生した際の証拠になる
取引トラブルが発生した際に、どの段階で問題が起こったのかを確認する資料として受領書が役立つことがあります。
たとえば、納品された商品の数が発注数より少なかったことを受注元へ伝えた際に「たしかに発注数通り発送した」と言われて、不足分を発送してもらえないトラブルが起きたとします。
受領書を介さず口頭でやり取りをしていた場合は、明確な証拠が残らないため、どちらの言い分が正しいのか判断できません。
しかし受領書を発行していれば、商品をいくつ受け取っているかをしっかりと証明できるため、トラブル解決の際に役立ちます。
取引状況が分かりやすくなる
商品やサービスの受発注取引では、商品の発送や納品以外にもさまざまな工程があります。そして、現時点でどの工程にあるのかを確認するのに役立つのが、各取引関係書類です。
受領書もその一種であり、発行によって納品完了したことがわかり、互いに取引のどの段階までフローが進んでいるのかを可視化できます。
受領書のやり取りは面倒だと感じるかもしれませんが、発行・送付することによって取引状況がクリアになるのは、お互いにとって大きなメリットだといえるでしょう。
受領書と納品書・検収書の違い
受領書とよく混同してしまう書類に「納品書」や「検収書」があります。
納品書は、納品する商品の個数や内容が記録された書類で、商品の送付数に相違がないことを証明できます。作成者は受注元企業で、納品する商品に同梱して送付するのが一般的です。
受領書は商品を受け取ったあとに発注側企業が作成するため、作成されるタイミングと作成者が異なります。
納品書の概要や書き方については、以下の記事をご確認ください。
関連記事：納品書とは？必須項目や書き方、請求書との違いなどわかりやすく解説
検収書は、受け取った商品に問題がなかったかを通知する書類です。作成者は発注側企業で、商品を受け取ったあとに発行します。
受領書も同じく発注元が商品の受け取り後に発行するものですが、目的が違います。受領書は商品を受け取ったことを伝える書類で、検収書は商品の状態に異常がなかったことを伝えるものです。
検収書を作成する際のポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：検収書と請求書の違いとは？納品から検収処理までの流れと伝票作成のポイント
納品書も検収書も商品の納品プロセスで発行される書類のため、違いを把握しておきましょう。
受領書を取り扱う際のポイント
受領書を取り扱う際は、以下の3つの点に注意しましょう。
商品やサービスを受け取ったら迅速に発行する
受領書は、商品やサービスを受け取ったら迅速に発行する必要があります。受領書の発行が遅れると書類としての正確性が薄れるうえに、取引相手に不信感を持たれれば、今後の取引に影響が出る可能性もあるためです。
なお、受領書には取引相手の名称や敬称を記載する必要があります。迅速さを優先するあまり名称や敬称を間違えないよう、しっかりと確認してから発行しましょう。
受領書には保管義務がある
受領書に発行義務はありませんが、保管義務があります。発行・受領した受領書は、取引が発生した事業年度の確定申告期限日の翌日から原則7年間保管しなければなりません。
受領書を発行した場合は受領書の控えを、受領書を受け取った場合は受領書を適切に保管し、いつでも内容を確認できるようにしておきましょう。
なお電子帳簿保存法によって、電子的に受領した書類については電子保存が義務付けられています。以下の記事で概要を解説していますので、合わせてご確認ください。
関連記事：電子帳簿保存法とは？2024年義務化の内容や注意点などわかりやすく解説
参考：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」
参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
書類の電子化も検討する
紙で作成された受領書の場合、内容の確認や保管などに手間がかかり、事務処理のミスが発生しやすくなります。
2022年1月の電子帳簿保存法改正により、決算や国税関係の書類は電子化が可能になりました。2024年からは、電子データで完結する取引に関する書類は、すべて電子データで保存することも義務付けられ、ペーパーレス化がますます推進されています。
これまで紙で処理していた書類を電子化すれば、用紙にかかっていたコストを削減でき、保管スペースも不要になります。また、書類の検索性が高まり、書類を複数人・複数部署で簡単に共有できるようになるほか、書類の劣化や紛失も防げるでしょう。
紙の書類の取り扱いに困っている場合は、書類の電子化も検討してみてください。
参考：国税庁「パンフレット（過去の主な改正を含む）」
領収書の代わりにできる6つの書類
受領書以外にも、領収書の代わりとして利用できる書類がいくつかあります。ここでは、以下の6つを紹介し、注意点を解説します。
- クレジットカードの利用明細書
- レシート
- 銀行の振込金受取書（振込明細書）・預金通帳
- 出金伝票
- オンライン販売の支払い完了メール
- ご祝儀袋や香典袋などのコピー
クレジットカードの利用明細書
領収書は金銭の授受を証明するもののため、クレジットカードで決済した場合は原則として領収書は発行されません。クレジットカード決済の場合は、レシートと一緒に発行される利用明細書（お客様控え）を領収書の代わりとして利用できます。
ただし、利用明細書を領収書として利用するには、利用明細書に下記事項が記載されていなければなりません。
- 決済日
- 発行元の名称
- 受領者の名称
- 金額
- 取引内容
なお、クレジットカード会社から定期的に送られる請求明細書は、領収書の代わりとして利用できないため注意しましょう。
＜引用＞ クレジットカード会社がそのカードの利用者に交付する請求明細書等は、そのカード利用者である事業者に対して課税資産の譲渡等を行った他の事業者（カード加盟店）が作成・交付する書類ではなく、当該他の事業者（カード加盟店）の氏名又は名称及び登録番号が記載された書類にも該当しないため、消費税法第30条第9項に規定する請求書等には該当しません。
出典：国税庁「クレジットカード会社からの請求明細書」
レシート
レシートは、領収書同様に税法上の「金銭または有価証券の受取書」に該当し、発行元の名称や発行日、取引内容、金額などが記載されていれば、領収書の代わりとして経費精算に利用できます。
＜引用＞ 受取書とはその受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書をいいます。したがって、「受取書」、「領収証」、「レシート」、「預り書」はもちろんのこと、受取事実を証明するために請求書や納品書などに「代済」、「相済」とか「了」などと記入したものや、お買上票などでその作成の目的が金銭または有価証券の受取事実を証明するものであるときは、金銭または有価証券の受取書に該当します。
出典：国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」
ただし、会社によって「レシートは領収書の代わりとして利用しない」と定められている場合もあるため、利用の可否を事前に確認しておきましょう。
銀行の振込金受取書（振込明細書）・預金通帳
銀行振込を経費精算する場合、銀行の振込金受取書（振込明細書）や預金通帳の記帳内容を領収書の代わりとして利用できます。
ただし、一般的に通帳を未記帳のまま放置すると、未記帳となっている入出金が合計金額としてまとめて記帳されます。まとめて記帳されると取引の内容がわからなくなり、通帳の内容を税務処理の根拠として利用できなくなるため、通帳は定期的に記帳し、内容を確認しておきましょう。
なお、銀行振込で領収書が必要な場合は、代金を受け取った側の企業に領収書の発行を依頼すれば領収書を発行してもらえます。領収書の発行を依頼した場合は、経費の二重計上にならないよう取り扱いに注意しましょう。
出金伝票
出金伝票は、現金を支出したときに作成する伝票です。交通費や慶弔費を精算するときや、自動販売機を利用したときなどに使用されます。
取引実態がわかるように、日付や出金先、摘要、金額、作成者が記載された出金伝票は、経費精算の根拠書類として利用可能です。
ただし、出金伝票は領収書を受け取れないやむを得ないケースにのみ使用し、多用するのは避けましょう。
オンライン販売の支払い完了メール
オンライン販売などを利用した際に受け取る支払い完了メールも、領収書の代わりとして利用できます。
メールを税務書類として利用する場合、電子帳簿保存法に基づいたメールの保存が必要です。電子帳簿保存法については、下記の記事でも解説しています。ぜひ参考にしてください。
関連記事：電子帳簿保存法とは？2024年義務化の内容や注意点などわかりやすく解説
ご祝儀袋や香典袋などのコピー
ビジネスに関連したご祝儀や香典を出した際は、ご祝儀袋や香典袋のコピーを領収書の代わりとして利用できます。また、ご祝儀袋や香典袋以外にも、支出の内容や日付、金額などを記したメモと、以下のものを合わせて保管しておくことで、領収書の代わりにできます。
- 案内状
- 招待状や席次表（結婚式の場合）
- 会葬礼状（葬儀の場合）
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経費精算時には、領収書以外にも受領書を始め、多くの書類を証憑書類として利用できます。
ただし、書類に必要事項がきちんと記載されていることが原則です。また、受領書であれば保管義務が定められていたり、電子保存が必要だったりするケースもあるため、要件を満たした書類を作成し適切に保管しましょう。
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