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納品書とは?必須項目や書き方、請求書との違いなどわかりやすく解説

納品書は、商品やサービスを取引先に納品する際に使用される書類です。納品書には、納品物の内容や数量の確認、および所有権移行の証明などの役割があります。重要な書類である一方、発行の仕方やタイミングに不安を覚える方もいるでしょう。

本記事では、納品書とは何か、書類としての意義や書き方などについて詳しく解説しています。納品書の発送方法や、作成にあたっての注意点にも触れるので、参考にしてください。

納品書とは?必須項目や書き方、請求書との違いなどわかりやすく解説

納品書とは

納品書は、商品の納品を示す書類であり、発注された商品の納品状況を示す証明として用いられるものです。

納品と名がついていますが、納品書は物品を納品したときにだけ使うものではありません。無形の商品やサービスについても、納品書は契約内容の完遂を通知する役割を果たします。

納品書と請求書の違い

納品書と請求書は類似しているため混同されやすい書類ですが、目的に違いがあります。納品書は、商品の納品を示す書類であり、発注された商品の納品状況を示す証明として用いられるものです。一方、請求書は取引先に対して支払いを要求する目的で用いられます。

支払い請求という目的があるため、請求書は納品書と同じく、納品と同時のタイミングか、または納品の後に発行されます。

納品書が必要な理由

納品書が必要な理由は、実際に商品やサービスが納品された事実や納品内容を、納品時あるいは後日など、必要な際に確認できるようにしておくためです。

納品書は見積書とは異なり、納品と同時またはその直後に発行されます。見積書には商品やサービスの内容と金額が記載されていますが、納品書は実際に商品やサービスを納品したことが記載されており、後日支払いの際に内容確認が必要であれば参照する重要な書類です。

納品書が不要なケースも

納品書には不要なケースもあります。それは、注文者から納品書の発行が不要であるとの申し出があった場合や、納品と同時に支払いが行われるケースです。注文者と納品者、双方に合意ができれば無理に作成する必要はありません。一部の企業では、経費削減のために納品書を廃止しているケースもあります。

とはいえ、納品書はリスクマネジメントや在庫管理の観点から、通常は作成しておくべき書類です。

納品書の作り方

納品書には必要な記入項目がいくつかあります。ここでは具体的に、納品書をどう作成するかについて解説します。

納品書を作る際に必要なもの

納品書を作る際に必要なものは、以下のとおりです。

  • 納品書を印刷するための納品書用紙
  • 郵送の場合、納品書を入れて送付する封筒
  • 郵送の場合、封筒に押す納品書在中のスタンプ

納品書は、電子メールで届ける場合など郵送が必要ではないこともあります。その場合は封筒やスタンプが不要になるケースもあるでしょう。

納品書で記入すべき必須項目

納品書において、記入すべき必須項目は以下のとおりです。

  • タイトル:納品書の見出し
  • 宛先:取引先(納品先)の詳細情報(会社名、住所、担当者など)
  • 納品書番号(通し番号):自社内での管理用の一連の番号
  • 発行日:納品書の作成日
  • 提出者:納品書を発行する企業の詳細情報(社名、住所、担当者、連絡先など)
  • 納品明細:納品した商品やサービスの詳細項目(商品名、単価、数量など)
  • 小計/消費税/合計金額:納品した商品やサービスの料金詳細(小計、消費税額、合計金額)
  • 備考:その他の取引条件や補足事項

備考欄に記載する内容

備考欄には、納品書の納品明細欄に入力しきれない特記事項や申し送り事項を記載します。

備考欄の内容として特に定められたものはありません。納品書に記載された取引や、顧客に関して、特記すべき重要な情報があれば記入すると良いでしょう。

納品書の発送方法

納品書を発送するには、いくつかの方法があります。納品書の発送方法や、それぞれに該当するケースなどを解説します。

電子メール

納品書をPDF形式に変換して、電子メールで送付する方法は一般的になりつつあります。特に、Webからの注文の場合などに利用されます。

納品書を電子メールで送付することのメリットは、送信した側と受信した側どちらも、電子的に納品書を保存できる点です。スペースもとらず、電子帳簿保存法にも則した形で納品書を届けられます。

郵送

商品を納品した後に、納品書を別途郵送する方法もよく取られています。納品書は信書に該当するため、信書に対応する手段として第一種や第二種郵便、レターパック、スマートレターなどを利用しなければなりません。

これらの方法を使えば、納品書や関連書類を信書として送付し、受取先に確実に届けることができます。

商品と納品書を一緒に宅配便で送る

商品を納品する際、納品書を同梱し、一緒に宅配便で送ることができます。

商品と一緒に宅配便で納品書を送る方法においては、信書の扱いにならないよう留意しなければなりません。無封の封筒やクリアファイルなどに入れて送ることで、宅配便での送付が可能となります。封筒に封をしてしまうと信書の扱いとなるため、宅配便で送付すると違法です。注意しましょう。

納品書を発行するタイミング

納品書を発行するタイミングは、出荷と同時が良いでしょう。納品書は通常、商品と一緒に同封されるため、出荷する段階で作成されるのがタイミングとしては適切です。

ただし、納品書の発行日は商品の出荷日ではなく、相手先に届く日を基準に設定する必要があります。

納品書を発行する際の注意点

納品書を発行する際は、以下の点に注意しましょう。

他の書類と内容が合っているか確認する

納品書を発行する際には、他の書類と内容が一致しているかどうかを確認する必要があります。

特に、見積書や発注書、契約書との合致が重要です。いずれの書類にも、納品した商品・サービスの内容や数量、金額が書かれているため、納品書を作成する際に参照し、内容が合致するかを確認しましょう。

納品日は商品の受け渡し、または発送日にする

納品書に記載する納品日は、納品の方法によって多少違うため注意が必要です。

手渡しでの商品納品では、その当日が納品日となるため、渡しに行く日を記載します。しかし、納品書送付に郵送を利用する場合、納品書の発行は商品の出荷時点が基準となるため、納品書の発行日ではなく商品が届いた日を記載するよう気をつけましょう。

領収書兼納品書として利用する場合

入金確認済みの商品を発送する場合、納品書を「領収書兼納品書」として使用できます。

ただし、5万円(税込)以上の金額については、領収書を発行する際に収入印紙の貼り付けが必要です。納品した商品やサービスの価格に留意し、必要に応じて収入印紙を貼付してください。

納品書に関するよくある質問

納品書に関しては以下のような質問がよく見られます。よくある疑問点について解説します。

納品書に誤りがあったらどうするべき?

納品書に誤りを見つけた場合は、日付などの軽微なミスでも即座に取引先に連絡し、正しい納品書を再発行することが重要です。

納品していない商品・サービスを記載した納品書を発行すると、詐欺罪、書類虚偽記載罪、虚偽提出罪などで刑事責任を負う可能性があります。日付の間違いも同様です。取引内容は時間を追うごとに記憶が薄れ、はっきりしなくなるため、早いうちに訂正を済ませましょう。

インボイス制度導入で納品書の書き方は変わる?

2023年10月1日から、インボイス制度(適格請求書等保存方式)が導入されましたが、納品書の記載事項に関するルールなどは特にありません。

インボイス制度の導入以降は、適格請求書が発行・保存された取引のみが消費税の仕入税額控除の対象となります。制度導入後、納品書も適格請求書として扱うことが可能ですが、適格請求書を発行する際は、売り手側が消費税の課税事業者として適格請求書を発行するための条件を満たさなければならないことに注意してください。

まとめ

納品書は、いつ、誰が誰に対して、どのような商品・サービスを、いくらで納入したのかを示す、重要な書類です。納品以前に発行した契約書や見積書、また請求書と内容を同じくしなければならないため、確認が面倒、ミスが起こる、手間がかかりすぎるなど、納品書に関してお悩みの方もたくさんいるでしょう。

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