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請求書の電子化は進めるべき?電子請求書の導入方法やメリット・デメリットを解説

社会全体でデジタル化が進む昨今ではペーパーレスも普及し、請求書の電子化が実現しています。電子請求書は電子帳簿保存法に基づいて保管する必要があるため、法的な知識も必須です。本記事では、電子請求書の種類、導入のメリット・デメリット、導入手順などについて解説します。

請求書の電子化は進めるべき?電子請求書の導入方法やメリット・デメリットを解説

電子請求書とは

電子請求書とは、電子データで発行される請求書のことです。従来は、手書きまたはパソコンで作成して印刷した紙の請求書が一般的でした。ペーパーレスや脱ハンコなどが推進されている現在では、オンライン上で送付や確認ができる電子請求書を導入する企業が増えています。社内の決まりで押印が必要な場合も、電子印鑑に対応するシステムならオンラインで対応できます。

電子請求書の主な種類

電子請求書は3種類あり、それぞれ特徴が異なります。以下で具体的に解説します。

メールで送付する電子請求書

紙の請求書をスキャナで取り込んで電子化したデータや、パソコン上のWord(ワード)やExcel(エクセル)で作成した電子請求書は、メールで送付できます。自社で作成した書類をメールに添付するだけであり、導入も容易です。ただし、送付後の取り消しには対応していないため、送付先や書類の誤りなどには注意が必要です。

ダウンロードする電子請求書

オンラインで利用できるツールを介して共有する電子請求書もあります。主にチャットツールで相手へ送付したり、ファイル共有サービスなどにアップロードしたりする方法です。先方に電子請求書を共有した後、データをダウンロードしてもらいます。

アップロードの履歴を確認できるうえに、誤ってアップロードしても取り消せるため、安心感があります。ただし、ツールによっては一定期間が経過するとデータが消える場合もあり、事前の確認が必要です。

システム上で送付する電子請求書

電子請求書発行システムを利用し、システム上で電子請求書をやり取りするケースもあります。請求書の新規作成から送付までの一連の流れをシステムで管理できるため、作業効率も高まります。取引先の閲覧やダウンロードも容易です。なかには、他の業務システムと連携できるものもあり、社内全体の業務の簡素化にもつながる可能性があります。

電子請求書を導入するメリット

電子請求書を導入すると、業務効率やコスト削減、リスク低減などのメリットがあります。以下で詳しく解説します。

請求業務の効率化

電子請求書を取り入れると、請求業務の流れを効率化できます。送付や再発行の手間がないため、スムーズに請求業務を進められます。また、オフィス以外の場所からでも請求業務に対応可能です。たとえば、テレワークに取り組む自宅や出張先などからも請求業務ができます。

請求書発行にかかるコストの削減

電子請求書は、請求書の発行にかかるコストも減らせます。紙の請求書を作成して送付するには、印刷代、郵送代、封筒代、人件費などが必要です。しかし、電子請求書は作成から送付までオンラインで完結できるため、コストを削減できます。とくに、請求書の発行枚数が多いほど削減できるコストは大きな金額になります。

保管・管理のリスク低減

電子請求書は、送付した後の保管や管理もスムーズです。送付の履歴が残るため、いつどこへ送付したかの確認が容易になるうえ、情報漏洩のリスクも軽減できます。さらに、過去に発行した請求書の枚数が多くても検索しやすく、紛失のリスクも少なくなります。

電子請求書を導入するデメリット

電子請求書を導入する場合、業務フローが変化したり、紙の請求書に個別対応したりする点がデメリットです。以下で詳しく解説します。

電子請求書の導入で業務フローが変わる

電子請求書を新しく導入する際は、従来の業務フローを変更する必要があります。社内全体が電子請求書の取り扱いに慣れるまでは、想定しているような効率化をなかなか実現できない可能性があるでしょう。

また、新しいシステムの導入にあたっては社内研修による指導とともに、取引先への説明やフォローも必要です。時間を割いてそれぞれ対応しなければなりません。

紙請求書の個別対応

取引先のなかには、電子請求書に対応していない可能性もあります。その場合、個別で紙の請求書を発行して対応する必要があります。取引先によってフローが異なるため、それぞれについて管理が必要ですが、個別対応を手間に感じる人もいるでしょう。

電子請求書を取り入れる手順

電子請求書を取り入れる場合は、以下の手順で対応しましょう。

  1. 電子請求書の作成・送付方法を決める
  2. 社内の体制を見直す
  3. 取引先に電子化について周知する
  4. 必要に応じて取引先をフォローする

請求書は社内だけで完結する書類ではなく、取引先からの理解も得る必要があります。取引先もスムーズに電子請求書に対応できるよう、自社が積極的にサポートしなければなりません。

請求書以外の書類の電子化も検討する

自社の業務を効率化するには、請求書だけでなく、関連する他の書類も電子化した方がよい可能性もあります。請求書のみを電子化しても、他の書類を電子化しなければ管理の手間はそれほど削減できないからです。具体的には、請求書との関連性の高い注文書、納品書、支払通知書などは、特に積極的に電子化を検討しましょう。

電子請求書対応のシステム選びで重要なポイント

電子請求書に対応しているシステムを選ぶ際は、さまざまなポイントがあります。以下で詳しく解説します。

改正電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しているか

請求書に関する法令は複数あり、それらを遵守して管理する必要があります。請求書と特に深い関連がある法令としては、電子帳簿保存法やインボイス制度があります。システム選びにおいては、タイムスタンプ、検索機能、適格請求書への対応など、法令の定めに対応できる機能があるか確認しましょう。

システムの機能が自社に合っているか

システムによって機能はそれぞれ異なります。たとえば、他の関連するシステムとの連携ができるシステムや、書類の一括管理が可能なシステムなどもあります。自社の状況を確認し、すでに導入している他のシステムとの相性も考慮したうえで、電子請求書に対応するためのシステムを選びましょう。

クラウド型のシステムか

クラウド型のシステムなら、法令が改正されても迅速な機能の更新を期待できます。セキュリティ情報がアップデートされた際も、自動で対応可能です。また、オンプレミス型と比較しても、クラウド型の方が費用を抑えられます。

セキュリティ・サポートは充実しているか

電子データを取り扱ううえでは、情報漏洩や誤送信などに注意が必要です。システムのセキュリティが甘い場合、取引先にも迷惑をかけるリスクがあります。そのため、システム選びにおいてはセキュリティ面を重視しましょう。

また、システムの使い方に疑問がある場合やトラブルがあった場合などにも、迅速に対応可能なサポート体制を備えているかも重要です。

まとめ

電子請求書を導入すると、業務効率化やコスト削減など複数のメリットがあります。ただし、業務フローを変更する必要があるため、社内の理解を得ながら対応を進める必要があります。取引先にも確認をとり、電子請求書の導入を進めましょう。

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