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見積もり決定メールの書き方は?発注する場合や断る場合などの文例を紹介!

取引先などに見積もりを依頼して見積書を受け取ったら、受注側にメールで返信する場合があります。そのようなとき、返信メールの書き方で悩むことがあるかもしれません。本記事では、見積書に対する発注決定時や発注するか否かを決める前のお礼メール、発注決定後のメールの書き方に加え、返信メールのマナーや注意点も解説します。

見積もり決定メールの書き方は?発注する場合や断る場合などの文例を紹介!

見積もりへの返信メールは必要?

見積もりを依頼して受け取ったあとは、基本的に受注側への返事が必要です。メールの内容は主に、発注の決定、検討、発注しない、見積もりを受け取った旨のみを連絡するパターンがあります。以下の段落では、4つのパターンそれぞれについて返信メール作成のポイントを解説し、例文も紹介します。

見積もり後に発注を決定した際のメール内容

まずは、見積もりを取り寄せて検討を重ねた結果、発注することに決定したケースのメールから解説します。

見積もりの結果、発注が決定した場合

受け取った見積もりに問題がなく、内容を承諾して発注する場合、まずは受注側に対して発注を決定した旨を伝えます。見積もりを送ってもらったことに対するお礼も記してください。別途発注書を作成して返信メールに添付し、受注側に発注書を確認してもらったうえで、不備があれば連絡をもらえるようお願いして文章を締めます。

発注決定メールの例文

返信メールには件名と宛名、署名などが必要です。合わせて商品名や製品番号、数量、納品日や納入場所なども記載します。

件名:お見積もりにつきまして

株式会社○○○○
△△部 ××様

いつもお世話になっております。
株式会社○○○○ △△部の××です。

先日はご多忙にもかかわらず、見積もりをお送りくださり、誠にありがとうございました。
つきましては、上司からの承諾を得ることができたため、ご提示いただいた金額で正式に発注をお願いしたく存じます。

商品名:~~~
製品番号:~~~
数量:~~~
納品希望日:~~~
納入場所:~~~
発注書を添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
内容に不備などがあれば、お手数ですが△△部の××までご連絡をお願いします。

署名

見積もりを検討する際のメール内容

発注を決定せず、社内で見積もりを検討する時間を取りたい場合の返信メールは、以下のポイントに気をつけてください。

見積もり内容を検討する場合

見積もりを送付したにもかかわらず返事がなければ、送付側としては不安になるでしょう。そのため、社内で検討する場合は、その旨を早めに伝える必要があります。返信を後回しにすると、相手に迷惑がかかる可能性があるため注意しましょう。見積もりを依頼したあとは、迅速な対応が信頼につながります。

検討する場合のメールの例文

件名や宛名、署名などが必要なのは同じです。あとは、見積もりを受け取り、これから社内で検討する旨を記載し、今後相談する可能性についても加えておきます。

(件名・宛名・冒頭の挨拶等は省略)

先日ご依頼した「□□□□」のお見積書を拝受いたしました。
突然のお願いにもかかわらず、ご丁寧に対応いただきましたこと厚くお礼申し上げます。

お見積もりの内容につきましては、早々に社内で精査させていただいたうえ、検討を進めてまいります。
確認事項が出た際には、ご相談することもあるかと存じますが、
その際には、お力添えいただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

(署名は省略)

見積もり後に見送りを決定した際のメール内容

見積もりによっては、発注を見送るケースも出てきます。以下は発注の見送りが決定した場合のメール内容です。

見積もりの結果、発注の見送りが決定した場合

検討した結果、条件が合わずに発注が見送りになる場合もあるでしょう。複数の企業に見積もりを依頼すれば、別の企業に発注するなどの理由で断るパターンもあります。そうしたケースでは、受注側に発注を断る旨を伝えなければなりません。断る際は直接的な表現を避け、「辞退」や「見送り」などの柔らかい書き方を心がけてください。

発注を断るメールの例文

件名や宛名、署名などが必要なのは同じです。今回は断るとしても、今後取引が生じる可能性もあるため、丁寧に対応することが大切です。

(件名・宛名・冒頭の挨拶等は省略)

先日はご多忙にもかかわらず、お見積もりをお送りいただき、誠にありがとうございました。
社内にて、内容を慎重に検討させていただいた結果、(理由を記載)
誠に恐縮ではございますが、今回は見送らせていただくことになりました。

せっかくのご提案にお応えできず、大変申し訳ございません。
何卒事情をご賢察のうえ、ご了承いただきますよう、お願い申し上げます。

(署名は省略)

見積もりの受け取りを伝える際のメール内容

見積書を受け取った時点で取引の判断ができない場合も、受け取った旨を伝える返信はしておく必要があります。

受け取った旨のみを伝える場合

最終的な判断を下す立場にない場合や検討が必要な場合など、迅速に返信できないケースもあります。ただし、意思決定できる段階ではなくても、受注側を不安にさせないため、早めの返信が必要です。見積もりを受け取った旨を伝える際は、合わせて正式な返事を送る目途も記載しておくようにしましょう。

見積もりの受け取りメールの例文

受け取りメールでは件名や宛名、署名のほか、いつまでに返事をするのか具体的な日付を盛り込みます。返事が遅れる理由がある場合は、合わせて伝えてください。

(件名・宛名・冒頭の挨拶は省略)

先日ご依頼した「□□□□」のお見積書を拝受いたしました。
早々にご送付いただき、ありがとうございます。

社内で精査したうえ、○月×日(△)までにあらためてご連絡いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

(署名省略)

見積もりに対するメールの注意点

見積もりに対するメールについて、以下のような注意点があります。

24時間以内の返信を心がける

見積もりを送付しても連絡がなければ、受注側にとっては状況が分からず時間的なロスになります。見積もりが届いているかどうか、受注側からの確認はしにくいものです。発注するかしないか決定していなくても、早めに見積もりへのお礼メールは送信しましょう。できれば見積書を受け取ってから、24時間以内の返信を心がけてください。

時間を要するなら早めに連絡をする

発注するかしないかの意思決定には、時間を要することもあるでしょう。見積もりに対する検討に時間がかかるようなら、その旨だけでも早めに返信する必要があります。その際、検討に時間がかかる旨はもちろん、理由や返信時期の目途も伝えておくようにしましょう。信頼関係を保つためには、受注側を不安にさせないことが大事です。

見積もりが届かない場合は確認する

見積もりを依頼したにもかかわらず、受注側から見積書が届かないケースも考えられます。受注側としては見積もりを送ったつもりでも、何らかのエラーで自社に届いていない可能性もあるため確認が必要です。行き違いがないか確認するためにも、受注側を気遣う言葉を添えつつ、早めに連絡することが重要です。

見積もりに返信する際のマナー

見積もりに返信する際は先述した注意点のほかに、以下のようなマナーにも気をつけて文面を作成してください。

丁寧な表現を用いる

たとえ今回は発注しなくても、今後また取引する機会はあるかもしれません。受注側にとっては、見積書の作成や送付のやり取りには手間やコストがかかります。今後の可能性も考慮して返信メールは丁寧な表現を用い、お礼の言葉を必ず入れることが重要です。取引に関するやり取りはデリケートなため、表現に気を遣うことは取引先との良好な関係維持につながります。

見積もり決定メールの書き方

基本の返信メールのポイントと注意点・マナーを解説したところで、次は見積もり決定メールの書き方をさらに掘り下げます。

件名を明確にする

見積もり決定メールでは、受け取った見積もりに対する返信メールであることが分かるよう、件名を明確に記載します。「~のお見積もりにつきまして」や「発注のご依頼」のように、見積書・発注・ご依頼などのキーワードを盛り込み、内容や目的を把握できるようにすることがポイントです。送信側が管理しやすく、相手方の目にも留まりやすいように配慮しましょう。

本文を詳しく記載する

見積もり決定メールの本文では、必要な情報を詳しく記載します。具体的には、商品名や製品番号、数量、納期の希望日時や納付先などです。受注側が手配するのに必要な情報を、過不足なく盛り込むようにしてください。もし、不明点があれば連絡を受けられるよう、自社の担当者名や連絡先も記載しておくようにしましょう。

発注書を添付したメールの書き方

発注決定メールに発注書を添付する場合は、以下で解説する2点にも気をつけて返信メールを書く必要があります。

発注書添付の旨を記載する

発注を決定し、返信メールに発注書を添付する場合、メールの件名や本文にその旨を記載することが重要です。記載がなければ、万一添付し忘れたとしても受注側に気づいてもらえず、取引の遅延につながりかねません。また、添付の発注書が開けない事態も想定し、不具合があった場合の連絡先も合わせて記載しておいてください。

発注書をPDF形式にする

発注書はほとんどのパソコンで閲覧でき、かつ修正が難しいPDF形式での作成を推奨します。PDF形式であれば読み取り専用にしたり、編集権限を制限したりするなど、改ざん防止のための手間もかかりません。

また、Word(ワード)やExcel(エクセル)で作成すると、送信者側と受信者側のバージョンの違いにより、ファイルが閲覧できないケースも考えられます。PDF形式にしておいた方が内容や金額の改ざんを防ぎ、トラブルにもなりにくいでしょう。

まとめ

取引先から見積もりを受け取ったら、発注する場合はもちろん、断る場合も、検討する時間が欲しい場合も、素早い返信を心がけなければなりません。かつ、返信の件名や本文は、適切な文面であることも大事です。

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