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受領書とは？書き方や保存方法・保存期間を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-09-06
商品やサービスを提供してもらい、受領書が必要になった場合、正しい書き方が気になるという方は多いことでしょう。現在では電子帳簿保存法の観点から、受領書が電子的に発行されることもあり、書き方を知っておくとよりスムーズに対応できます。
この記事では、受領書の書き方を解説します。また、受領書を電子化するメリットや注意点にも触れるので、参考にしてください。
受領書とは？書き方や保存方法・保存期間を解説
受領書とは
受領書とは、商品あるいはサービスの受け取りを証明するものです。
商品やサービスを受け取った側としては、受領書を発行する義務はありません。しかし取引があったことを証明・記録したい場合に受領書を発行したり、あるいは商品やサービスを提供した側から、発行を求められたりすることもあるでしょう。
受領書と領収書・納品書・見積書の違い
取引の現場では、領収書や納品書、見積書といった書類がやり取りされますが、受領書はこれらのいずれとも違う書類です。ここでは、受領書とその他の書類との違いを解説します。
領収書
領収書とは、金銭を受け取ったことを証明する書類です。商品やサービスを提供し、対価として金銭を受け取った側が、金額や日付を入れて領収書を発行します。
なお領収書には、情報の改ざんや、請求書を2度送る二重請求などを防ぐ役割があります。
納品書
納品書は、納品する商品の明細が記載されたものです。いつ、何を納品したのか、商品名を一覧にして送る書類と考えて良いでしょう。
見積書
見積書は、商品・サービスを利用するかどうか検討している取引先から依頼を受けて、内容や価格の見積もりを提出する書類です。見積書には、取引先が希望する商品の数量や、必要になる作業の内容、それぞれの単価などを記載します。
受領書の書き方
受領書にはどういった情報を含めれば良いのでしょうか。ここでは受領書の書き方を解説します。
発行日
受領書には、受領書を発行した日を記載します。受領書の発行日としては、商品やサービスが納品された日付を記載するのが理想的です。
ただ、商品やサービスの受領日と、受領書の発行日が違う場合も、手続きの順序や文書の有効性、適用範囲を明確にできます。
宛名
受領書には宛名として、受領書の宛先について記載する必要があります。宛名には、受領書の届け先となる会社の正式名称・担当部署・担当者などを記載しましょう。
なお、宛名が会社名や部署名の場合、敬称は「御中」となりますが、宛名に担当者の個人名まで記載する場合の敬称は「様」となることに注意してください。
受領した商品・サービスの内容
受領書には、受領した商品・サービスの名称や量や単価、合計金額なども記載します。何を受け取ったのかを具体的に記載すると良いでしょう。
詳細な内容は、事前に取引先から受け取った見積書や注文書、納品書などと同じになるはずです。しかし受領したものをそのまま書き写すのではなく、実際に受領した個数や内訳を必ず確認しましょう。
発行元の情報
受領書への記載項目には、受領書を発行した会社や、部署・担当者などもあります。会社の住所やメールアドレス、電話番号なども記載すると良いでしょう。
発行元の情報は、受領したことの責任の所在を明示するために必要となります。
発行元の押印
受領書には、発行元担当者の押印が必要です。押印の代わりに、手書きのサインでも認められます。個人でも受領書にサインで対応することがあるでしょう。
また角印を押すと会社の正式な文書であることを示せます。会社から会社に対して受領書を発行する場合は、角印を利用する方法が正式です。
受領書が必要なケースと不要なケース
受領書が必要か、不要かは、契約内容によります。受領書の発行が契約で定められている場合は、必ず作成しなければなりません。基本的に納品と支払いが別々に行われる際は、金額トラブルなどを防ぐため受領書があると安心でしょう。
一方、商品やサービスが契約者同士で直接引き渡され、同時に代金の支払いがあるケースでは、納品の状態を直接確かめて支払いができるため受領書は不要です。
受領書の保存方法
受領書の保存方法については、受領した形式によって変わります。紙媒体で受領した受領書については、原則として紙のまま保存することが多いでしょう。
ただし、電子メールなど電子的に受け取った受領書は、2024年1月以降、紙媒体での保存ができなくなりました。このように電子帳簿保存法で定められている要件を満たした受領書は、電子化した状態での保存が義務付けられています。
受領書の保存期間
受領書の保存期間は、取引が発生した事業年度における、確定申告期限日の翌日から計算します。
この日から、法人の場合は原則として7年間、個人の場合は青色申告・白色申告のどちらでも原則として5年間の保存が義務付けられます。
なお受領書は領収書や納品書などと混同しないように管理しておきましょう。
受領書を書く時のポイント
受領書を書く時にはいくつかの留意点があります。以下では、受領書を書く際のポイントを解説します。
記載内容の正確性
受領書には、数量、価格、品質などを正確に記載する必要があります。受領した商品やサービスの内容について、間違いのないように記載しましょう。
受領書は法的効力をもつ文書です。受領書の内容が正確に書かれていれば、トラブルがあった際の証拠にもなります。入金の際にミスやトラブルがないとも限らないため、記載内容には特に注意を払うことが大切です。
受領書を発行するタイミング
受領書は、商品が届いた後、なるべく早く発行すると良いでしょう。取引を円滑にするために、納入を確認したタイミングで受領書を発行するのがおすすめです。
受領書の発行が遅れると、自社でも取引先でも、納品が済んでいるのかどうかがわからずトラブルの原因となることがあります。
高額取引の際の印紙
一定金額以上の取引にあたって発行される受領書には、規定された金額の印紙貼付が必要です。
一例を挙げると、記載金額が5万円以上100万円以下の場合、200円分の印紙が必要となります。なお記載金額が5万円未満の場合は非課税のため、印紙貼付は不要です。
受領書の返送
取引先から受領書が送られてきており、自社で記入して返送する場合は、受領書の宛名として記載されている自社の名称や敬称を変更する必要があります。
担当者氏名や役職名に「様」や「殿」といった敬称がつけられているものについては、敬称を二重線で隠しましょう。また取引先から発行された返信用封筒で受領書を送る場合、封筒に宛名書きされた取引先の企業名に「行」「宛」などが書かれていた場合も同様に、二重線で隠しましょう。さらに敬称として「御中」を追記します。
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まとめ
受領書の書き方は、ポイントさえ抑えれば簡単です。いつ、どのような商品やサービスを受領したかを正確に記載することで、納品が済んだという証拠を残すことができ、支払いの際のトラブル回避にもつながるでしょう。
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