© 2024 LayerX Inc.
経費精算をしないとどうなる？企業・従業員両方の視点から解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-12-27
- この記事の3つのポイント
- 期限内に経費精算をしないと決算書の修正や再提出が必要になる
- 期限を過ぎた場合は時期によって対応が異なるが、従業員はすぐに上司や経理担当者へ報告すべき
- 申請の遅れを防ぐには申請フローの改善や期限の通知、法人カードや経費精算システムの導入が有効
従業員が経費申請を期限内におこなわない場合、経理担当者の業務負担は増加します。
本記事では、申請期限を過ぎてしまったときに企業側と従業員側でどのような対応が必要になるのかを解説します。経費精算の法的な期限や、申請期限を管理しやすくする方法についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
経費精算をしないとどうなる？企業・従業員両方の視点から解説
期限内に経費精算しないと、企業の決算書の信頼性がなくなる
経費精算の期限は、法律上では年度内とされています。企業は年に一度、決算書を作成し、法人税を正しく納めるよう利益や損失を算出します。そのため、経費精算の期限も決算書に間に合うよう年度内と決められているのです。
ただし、一度に数カ月分の経費精算を処理するのは大きな負担となるため、経費精算の期限を月末や月初など1カ月と定めている企業も多いでしょう。
もし社内の期限に経費精算が間に合わなかった場合は、社内のお金の動きを把握しにくくなり、経営指標の正確さにも影響します。
年度末の決算にも間に合わないと、費用の再計上が必要となり、決算書の修正や再提出をしなくてはなりません。決算の修正が何度も発生する企業は、経営管理能力が不足していると判断され、社会的信用を失います。
したがって、経費精算は期限を守って迅速におこなう必要があります。
経費精算が遅れてしまう原因については、以下の記事をお読みください。
期限を過ぎてしまった際の企業側の対応
社内の申請期限を過ぎてしまった場合、翌月分として経費精算をおこないます。しかしながら、1カ月遅れるだけでも毎月の経費額にズレが生じてしまうため、経理担当者の負担は増加します。
半期や四半期などの区切りをまたいでしまった場合は決算修正をする場合もありますが、少額の経費精算であれば年度内として期限後に処理することもあるでしょう。
年度内に間に合わなかった経費精算は、期限後に精算を持ち越すことは法律上認められません。そのため、すでに作成した決算を修正し、決算書の修正申告をおこないます。
月またぎ・年度またぎの経費精算の会計処理方法については、以下の記事で解説しています。
経費精算しなくても従業員の請求権は消滅しない
前述のとおり、法律上では経費精算の期限を年度内としていますが、民法では従業員が経費を請求できる権利は5年間と定められています。
つまり、年度をまたいで経費申請をされた場合でも、5年以内であれば企業側は経費の払い戻しに応じなくてはなりません。ただし事前に就業規定で定められていれば、対象の従業員にペナルティを与えたり、人事評価を下げたりすることは可能です。
しかし経費申請をしないでいると、負担した経費がいつまでも払い戻されないこととなるため、従業員本人にとっても負担です。
経理担当者にとっても、年度をまたいだ経費申請の対応は大変な業務負担となるため、5年間の申請権利があるとはいえ、期限内での経費申請が望ましいでしょう。
出典：e-Gov法令検索「民法第百六十六条」
経費精算が遅れた場合の従業員の対応
経費申請が遅れてしまった場合、従業員はすぐに上司や経理担当者に報告する必要があります。申請が遅くなると、月次決算や年度末の決算業務にも影響を与える可能性があるためです。経理担当者の業務負担を軽減するためにも、速やかに報告して指示を仰ぎます。
企業によっては、申請の遅れにペナルティを課している場合もあるかもしれません。しかし、従業員が罰則を避けようと申請を放置すればするほど、決算情報が実際のお金の流れとズレていき、経営判断も正常にできなくなります。
こういった事態を招かないためにも、従業員からの早急な報告は必須だと言えるでしょう。
企業が経費精算の期限を管理するのに効果的な方法
経費精算の期限を適切に管理し、従業員に守ってもらうには現状の経費精算ルールやフローを見直すことも必要です。ここでは、特に効果的な方法を4つ解説します。
経費精算のフローを改善する
経費精算が遅れないようにするには、申請の手順をシンプルにわかりやすくすることが有効です。誰もが理解しスムーズに申請できるフローがあれば、従業員・経理担当者のどちらの負担も軽減でき、結果として申請遅れを防げます。
たとえば、レシートに名前を記載してから提出するルールをなくすだけでも、従業員は手間が減り申請しやすくなるでしょう。既存のマニュアルを見直してより理解しやすい表現に変えたり、経費精算について理解を深める説明会を開催したりするのもおすすめです。
経費精算の期限を繰り返し通知する
経理担当者から経費精算の申請を催促するのも、遅れを防ぐことにつながります。
マニュアルを渡されただけでは経費精算の期限を把握できず、つい忘れてしまう従業員もいるかもしれません。そこで定期的に期限を通知すれば、従業員も申請の必要な経費があったことを思い出し、期限内に申請してくれる可能性が高まります。
リマインドをする際は、メールやチャットツールなどを使って月に数回ほど連絡を入れるのがよいでしょう。期限を過ぎるとどのような問題が起こるのかもあわせて明記すると、従業員の意識も高まります。
経費精算に法人クレジットカードを利用する
経費精算が特に多い部署や従業員に法人クレジットカードを利用してもらうと、遅れを防止できます。
法人クレジットカードは企業側で利用履歴を確認できるため、経費が発生してから日にちを開けずに精算することが可能です。経費精算システムと利用明細を紐づければ、精算の手間も大幅に減らせるため、経理担当者にとってもメリットが多いと言えます。
法人クレジットカードの詳細や、導入によるメリット・デメリットは以下の記事をご確認ください。
関連記事：法人カードで経費精算するメリット・デメリットとは？流れや注意点も解説
経費精算システムを導入する
申請期限を適切に管理する方法として、経費精算システムの導入も有効な手段です。クラウド上で申請から承認までできるシステムなら、業務負担の軽減や効率化が期待できます。
紙での運用は書類の不備修正や承認に時間が取られるため、遅れにつながります。しかし経費精算システムでは一般的に電子データでやり取りするため、紙の書類を出力する必要もなく、修正や承認もオンラインで完結させることが可能です。
パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでも対応でき、出先からでもスキマ時間を使って申請や承認ができます。経費申請に必要なレシートや領収書もその場で電子保存できるため、紛失リスクも減らせるでしょう。
経費精算システムの詳細は、以下の記事にて解説しています。
「バクラク経費精算」なら経費精算をスムーズに！
期限内に経費精算をしないと、企業と従業員どちらにとってもデメリットがあり、その後の対応が負担になってしまいます。会社全体の信用度も下がる可能性があるため、経費精算は迅速におこなうのが原則です。
期限を適切に管理するための方法として、フローの改善や期限の通知、法人クレジットカードや経費精算システムの導入が挙げられます。特に経費精算システムは、経費精算の遅れを防げるだけでなく、大幅な業務効率化にも効果的です。
バクラク経費精算なら、領収書の一括読み取りやスマートフォンからの承認作業が可能で、承認通知機能も搭載しており、期限の管理におすすめです。誤った経費申請がある際にお知らせする機能もあり、不備を事前に発見できます。
経費精算の期限管理を改めたいとお考えの企業様は、ぜひバクラク経費精算をご活用ください。