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経費精算が遅い理由は?問題の要因と解決方法

経費精算とは、所定の手続きにより事業にかかった経費を精算することです。経費精算が遅い場合、経理担当者の負担が増えるだけでなく、決算書に影響が出る恐れもあります。この記事では、経費精算が遅い理由やそれにより起こりうる問題などについて解説します。経費精算を迅速に進める方法も解説するため、ぜひ参考にしてください。

経費精算が遅い理由は?問題の要因と解決方法

経費精算が遅いといけない理由

それでは、一体なぜ経費精算が遅いといけないのでしょうか。ここでは、その理由について解説します。

決算の修正が必要となることがある

発生主義の原則により、経費は実際に使われた年度に費用として計上する必要があります。そのため、経費精算が遅くなって年度をまたいで申請された場合、費用を計上し直さなければなりません。決算だけでなく、会社の経営指標にも影響が出る恐れがあるため、経費精算は迅速に行うことが大切です。

経理担当者の負担が大きくなる

経費精算が遅いせいで決算の修正が必要になれば、経理担当者の負担が増えます。一度終えた作業を再びやり直さなければならず、無駄な作業が発生するからです。経理担当者は、経費精算以外にもさまざまな業務に対応しなければなりません。無駄な作業が増えると業務効率が落ち、他の業務も滞る可能性が高いです。

経費をタイムリーに把握できない

経費精算が遅ければ、自社のお金の流れがわかりにくくなります。その時点でいくらの費用がかかっているか正確に把握できません。会計上の記録と実際の状況に差があれば、適切な経営判断ができない恐れがあります。自社にとって重要な決断を正しく行えない可能性があるため、注意が必要です。

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経費精算には期限がある

経費精算には、会社上の期限と法律上の期限があります。それぞれについて解説します。

会社上の期限

経費精算の期限は、1カ月を目安にしている企業が多いです。たとえば、月末を期限としたり、翌月の最初の数日までを期限としたりするパターンがあります。また、毎月個別に締め日を設けているケースもあるでしょう。四半期、半期、年度(期末日)といった決算の時期は、経費精算の期限も特に意識する必要があります。

経費精算の期限を厳守させるには、期限の周知が重要です。規定やマニュアルなどに経費精算の期限を記載し、すべての従業員が期限を遵守できるようにしましょう。

関連記事:「月またぎや年度またぎの経費精算は可能?会計処理や防ぐ方法を解説」

法律上の期限

法律上の経費精算の期限は、年度内です。すべての企業は年に一度の頻度で決算書を作成する義務があり、そのなかで費用について記載する必要があるためです。経費は、企業の財務状況を示す損益計算書の費用の項目に含まれています。決算書を作成するまでに経費精算が行われなければ、その年度の経費として扱えないため注意しましょう。

ただし、法律上、従業員は原則として5年間は経費精算が可能です。年度内とされているのはあくまでも会計上のルールであり、従業員が立て替えた経費を請求する権利は5年が経過するまでなくなりません。

経費精算が遅い理由

経費精算が遅くなるのには、さまざまな原因が考えられます。申請者である従業員と、経理担当者それぞれの視点で見ていきましょう。

経費精算のフローが煩雑になっている(申請者)

経費精算のフローが煩雑で作業が面倒であれば、後回しにする従業員が多くなります。そもそも経費精算の重要性を理解しておらず、時間があるときにやればよいと考えている従業員もいるかもしれません。経費精算をスムーズにするには、フローをわかりやすくしたり、手間を少なくしたりする必要があるでしょう。

立替期間に関する明確なルールがない(申請者)

自社の経費精算のルールが曖昧で、厳密に運用がされていないパターンもあります。立替期間に関する明確なルールを明示しないと、企業が求めているタイミングでの経費精算は困難です。その場合、年度の決算前になって急に経費精算が増える可能性も高まります。経理担当者の負担が大きくなり、さらに経費精算の処理が遅れることにもつながりかねないため、注意が必要です。

小口現金の管理に手間がかかる(経理担当者)

小口現金での精算が多い場合、経理担当者が確認する手間や時間が増えます。また、ミスが発生する可能性もあります。ミスが発生すると修正が必要になるため、無駄な作業が多くなるでしょう。非効率なうえに、経費精算にかかるスピードも遅くなります。

経費精算が遅いことで起こりうる問題

経費精算が遅い場合、どのような問題が発生するのでしょうか。以下でくわしく解説します。

決算書の信頼性がなくなる

経費精算が遅いと、決算書の情報も不確かなものになります。実際の経費の状況と書類上の経費の状況に差が生じるためです。その場合、決算書の信頼性が低くなります。決算書は社外の関係者が閲覧する重要書類であり、信頼性が低い内容を提示すれば、企業そのものに対する信頼性も低下する恐れがあるでしょう。

従業員と経理担当者間の関係悪化につながりかねない

従業員が経費精算のルールを守っていなければ、企業は管理責任を問われます。経費精算のルールを守っていない従業員がいれば、厳しく指摘せざるを得ないケースもあるでしょう。しかし、そもそも企業がルールの周知を怠っていた場合、従業員が指摘に不満をもつ恐れもあります。その結果、従業員と経理担当者の間で関係が悪化する可能性もあるため、注意が必要です。

無駄なコスト・業務が生じる

経費精算が遅い従業員がいると、本来は必要ない作業が必要になる可能性があります。たとえば、催促や修正の手間が発生すれば、経理担当者にとって負担になるでしょう。無駄なコストや業務が生じると他の業務が進まなくなります。業務の効率や生産性も低下する恐れがあるでしょう。

経費精算が遅れたときの対処法

従業員は、経費精算が遅れてしまったことに気づいたら、速やかに上司や経理担当者に連絡しましょう。怒られたりペナルティを受けたりすることを恐れて、一言もなしに申請をあげたり放置してしまったりすると、経理部門との関係性の悪化だけではなく、会計処理や決算など会社全体に影響を及ぼす場合もあります。対応方法は、タイミングやどれくらい遅れているかによっても異なるため、まずは速やかに状況を報告して、上司や経理担当者からの指示を仰ぎましょう。

また経理担当者としても、「経費精算が遅れたら速やかに報告を」ということを、経費精算のルールとしてあらかじめ社内に浸透させておくことが大切です。

経費精算が遅れないようにするための解決方法

経費精算をスピーディーに進めるには、どうすればよいのでしょうか。解決方法について解説します。

経費精算のフローを見直す

経費精算をスムーズにするには、フローの見直しが必要です。経費精算に関する社内のルールを改めて確認し、問題がないか検討しましょう。たとえば、従業員が経費精算を面倒に感じたり、決算の遅れにつながったりする原因があれば、改善策を講じる必要があります。従業員の立場に立って見直しましょう。

定期的に経費精算の期限を通知する

社内連絡ツールやメールで、定期的に経費精算の期限をお知らせする方法もあります。ただ期限を通知するだけではなく、期限を過ぎてしまうとどのような問題があるかが書いてあると、従業員もより注意しようと意識が働きやすいでしょう。

キャッシュレス対応にする

キャッシュレスは、経費精算にかかる手間を大幅に減らせることが魅力です。たとえば、経費精算が頻繁に発生する従業員に対し、法人用のクレジットカードを発行する方法があります。

システムと連携すると、煩雑で手間のかかる作業を減らして簡単に経費精算することが可能です。その結果、経費が発生してから精算されるまでの期間も短くなり、実情に即した経費精算を実現できます。

経費精算の注意点を理解してもらう

スピーディーな経費精算のためには、経費精算の注意点を周知することも大切です。申請する側は、書類に不備がないか細かく確認する必要があります。申請者の名前、申請日、支払日、支払内容、支払先、金額などをチェックしたうえで提出するよう周知しましょう。

また、精算する側は書類の不備や金額を徹底的に確認し、修正の回数の削減を目指すべきです。システムへの入力ミスが発生する恐れもあるため、ダブルチェックで入念に確認しましょう。

ルールを見直したら従業員に周知する

経費精算に関する社内のルールを改善したら、新しいルールを周知しましょう。従業員全員にルールを理解してもらうには、根気強く説明する必要があります。一度の説明だけでは、内容や重要性について正しく理解されない可能性もあるため、何度も繰り返し周知することが大切です。

経費精算の遅れを防ぐには経費精算システムの利用もおすすめ

経費精算をスムーズに行うには、システムの利用もおすすめです。経費精算システムを導入すると、フローの煩雑さを解消することができます。経費精算のフローやルールがわかりやすくなると、申請が楽になります。従業員は経費精算のめんどくさいやよくわからないから解放され、スムーズに経費精算しやすくなるでしょう。

また紙で経費精算手続きを行う場合、わざわざ承認者や経理担当者がいるところまで提出に行かなければならず、時間やタイミングを考慮する必要があります。パソコン上で申請・承認ができれば、タイムリーに経費精算が進められます。パソコンだけでなく、スマートフォンでも申請や承認ができる経費精算システムなら、従業員や経理担当者は外出先でも空いた時間を使って経費精算に対応できるようになり、よりスピーディーな経費精算が実現できます。

さらに経費精算の後回しが減ると、特定の時期に経費精算が集中する可能性も低くなり、経理担当者の負担や処理の遅れも軽減することが可能です。決算の遅れも生じにくくなります。

まとめ

経費精算が遅い場合、理由を明らかにしたうえで解決策を講じる必要があります。経費精算が遅いとさまざまな問題が起こるリスクがあるため、注意が必要です。自社の現状を考慮したうえで、経費精算をスピーディーにするための対策を取り入れ、スムーズに手続きを進められるようにしましょう。

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