現金精算とは？清算との意味の違いやメリット・デメリットを解説

「従業員が立て替えた交通費をその場で返したい」「でも毎日の現金合わせが負担」と悩む経理担当者は少なくありません。現金精算（小口現金を用いた精算）は、迅速な払い戻しができる一方で、物理的な現金を扱うためのリスクや管理工数が発生します。

本記事を読めば、現金精算の正しい意味や「清算」との言葉の違い、具体的な業務フローの確認が可能です。さらに、現金を使わない「振込精算」や「法人カード」についても紹介します。

現金精算（小口精算）とは？

現金精算とは、従業員が立て替えた経費を現金で払い戻す精算方法のことです。なかでも、会社が管理する小口現金を使って少額経費を払い戻す運用は「小口精算」と呼ばれることがあります。

主な用途は、電車やバスの交通費、文房具などの消耗品費、会議用の茶菓子代、その他少額の雑費などです。領収書と引き換えにその場で現金で精算するため、従業員の立て替え負担を迅速に解消できるメリットがあります。

小口精算や小口現金のメリットについては、以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

関連記事：小口精算とは？廃止するメリットや代わりとなる精算方法を紹介

関連記事：小口現金とは？管理方法やメリット・デメリット、仕訳方法も解説

精算と清算の意味の違いに注意

「セイサン」という言葉には、経理実務で頻繁に使う「精算」と、組織の解散時などに使う「清算」があり、意味が大きく異なります。

まず「精算」とは、金額を細かく計算して過不足を正すことです。小口現金から経費を払い戻す場合や、交通費の過不足を処理する際は、この「精算」の字を使います。料金を確定させ、払い戻しや支払いを行う日常的な手続きと覚えましょう。

一方で「清算」は、債権債務や法律上・会計上の関係を最終的に整理して終了させることを指します。会社の解散時の手続きなどで使われることが多い言葉です。

ビジネスシーンで「立て替えたお金をセイサンする」という場合は、常に「精算」を用いるのが正解です。誤変換に注意し、正しく使い分けましょう。

現金精算のやり方と流れ

現金精算の標準的な手順は、以下のとおりです。

• 従業員が立て替えた際の領収書やレシートを経理担当者へ出す
• 申請内容を精査し、不備がなければ小口現金から払い戻す
• 経費精算の記録を出納帳などの帳簿へ記入する
• 手元の現金残高と帳簿上の数字が合致しているか照合する
• 不一致があれば、記入漏れや計算ミスを確認し、原因の特定・調整処理を行う

現金精算は物理的に現金を扱うため、ミスが許されない厳格な管理が求められます。特に残高確認を怠ると、使途不明金の原因となるため、日次または定期的に残高確認を行うことが重要です。また、不正防止の観点から、領収書の原本管理も確実に行いましょう。

立替経費の精算手順や領収書、小口現金の仕訳例については以下の3つの記事をご参照ください。

関連記事：立替精算とは？立替経費の精算手順や仕訳、注意点、負担軽減方法を解説

関連記事：領収書なしでも経費精算は可能？紛失や発行されない場合の対処法

関連記事：小口現金の仕訳例は？管理方法やよく使う勘定科目についても紹介

現金精算のメリット・デメリット

現金精算には、メリットとデメリットがあります。それぞれ、どのようなものがあるか、確認していきましょう。

現金精算のメリット

現金精算の大きなメリットは、従業員が立て替えた費用をその場ですぐに払い戻せる即時性です。給与支給日まで待つ必要がないため、従業員の心理的・経済的な負担の軽減が可能です。

また、振込手数料が発生しないため、頻繁に発生する細かな交通費や備品購入などのコスト削減にもつながります。

また、少額の支払いをその場で処理しやすいため、急ぎの立て替え精算にも対応しやすい点がメリットです。

現金精算のデメリット

現金精算は、管理上のリスクが大きいことが、主なデメリットです。まず、社内に物理的な現金を置くため、盗難や紛失の恐れがあり、厳重なセキュリティ対策が欠かせません。

また、経理担当者は毎日、一円単位で帳簿と実残高を突き合わせる必要があり、この「締め作業」が大きな業務負担となります。数え間違いや記入漏れといった人為的ミスも起こりやすく、不一致が生じた際の調査には多大な時間を要します。

領収書の管理や出納帳への手入力など、アナログな工程が多いため、出社を前提とした運用になりやすい点も課題です。

現金精算の代わりとなる精算方法

物理的な現金を扱うリスクや手間を省くため、多くの企業がデジタル化へ舵を切っています。ここでは、小口現金制度を廃止・縮小し、業務効率化を実現する代替の精算手法として、主な2つの方法を紹介します。

振込精算

振込精算は、従業員が立て替えた経費を、銀行振込によって個人の口座へ払い戻す手法です。経費精算システムで承認されたデータを活用し、給与振込と同じタイミングで支払う企業もあります。

最大のメリットは、社内から現金を排除できる点にあります。担当者は毎日の煩雑な小口現金管理や残高確認から解放され、盗難・紛失リスクも軽減することができるでしょう。

また、精算データがデジタルで残るため、経理処理の自動化が進み、人為的なミスの抑制が期待できます。

従業員にとっても、申請・承認後は指定口座への振込で精算されるため、現金の受け渡しのために移動する手間を減らせるメリットがあります。

「経費精算と給与振込をまとめるべきか」「経費精算システムとは何か」といった疑問を解決したい方は、以下の記事が参考になるでしょう。

関連記事：経費精算は給与振込とまとめるべき理由とは？メリットや注意点を解説！

関連記事：経費精算システムとは？導入時のメリットやシステムの選び方を解説

法人カード

法人カード（コーポレートカード）の導入は、従業員による経費の立て替えを減らす有効な手法です。備品の購入や出張費の支払い時に会社名義のカードを利用することで、代金は会社口座から直接引き落とされます。

法人カードのメリットは、従業員の金銭的負担が完全になくなる点です。高額な立て替えによる私生活への影響を心配する必要がなくなります。また、経理側もオンラインで利用明細を把握できるため、入力の手間が省け、経費精算業務を効率化できます。

不透明な支出の抑制やガバナンスの強化にもつながり、キャッシュレス化によるスマートな経費管理を実現する有力な手段となるでしょう。

法人カードにはさまざまな種類があります。以下の記事を読んで、違いを確認しましょう。

関連記事：法人カードとは？種類別の特徴や違いを解説

現金精算のリスクや負担を減らすなら「バクラク経費精算」「バクラクビジネスカード」

小口現金を用いた現金精算は、従業員の立て替え負担を解消できる一方で、管理側の業務負荷といったリスクを常に抱えています。「振込精算」への移行や「法人カード」の導入は、物理的な現金管理のストレスをなくし、業務の透明性を高めるための有効な手段です。

現金精算の煩雑さやリスクを根本から解消し、経理業務を効率化したい方には「バクラク経費精算」と「バクラクビジネスカード」がおすすめです。

「バクラク経費精算」は、自社開発の高精度AI-OCRを搭載しており、領収書を読み取るだけで内容が自動入力されます。手入力の手間とミスが解消されるでしょう。また、直感的な操作画面で、電子帳簿保存法にも対応しています。

「バクラクビジネスカード」は、決済内容がWeb明細へ速やかに反映されるため、使途不明金の発生防止につながります。リアル・バーチャル双方のカードを管理画面で一元管理でき、世界中のVisa加盟店で安全に利用可能です。

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